Management von Dokument-Archiven leicht gemacht

von  Adalbert Nübling

Im Alltag von Unternehmen ist es normal, dass in SAP-Archiven umfangreiche Dokumentenbestände aus unterschiedlichen Quellen abgelegt werden. Diese Dokumente, die über viele Jahre hinweg per Scanner als TIFF oder PDF erfasst wurden, können aus internen oder externen Quellen stammen und in unterschiedlichen Geschäftsbereichen bzw. von verschiedenen Personen bearbeitet worden sein. Sämtliche Dokumente liegen somit in verschiedenen Formaten, verschiedenen Qualitäten und unterschiedlichen Archiven vor. Unübersichtlichkeit und die Schwierigkeit, diese Dokumente schnell und effizient bereitzustellen oder weiterzuverarbeiten, sind die Folge. Dass die Ablage und Anzeige dieser Dokumente jedoch auch schnell, effizient und ohne nervenaufreibende Arbeitsschritte erfolgen kann, zeigen wir von SEAL Systems. Mit ArchiveLink XSA, ihrer Software zum Management von Dokument-Archiven, können hunderttausende online verfügbare Dokumente auf einmal standardisiert und migriert werden.

Nehmen wir als Beispiel die Personalverwaltung, vielleicht kennen Sie das ja aus eigener Erfahrung: Oft werden alle das Personal betreffenden Dokumente – vom Krankenschein bis hin zu Bewerbungsunterlagen – in unterschiedlichen Dateiformaten abgespeichert und auf verschiedene Archive abgelegt. Die Lesbarkeit mancher Seiten ist vielleicht erschwert, da sie entweder schräg oder in falscher Auflösung eingescannt wurden. Bestimmte Quellformate wiederum, wie etwa mehrseitige TIFF-Dateien, können gar nicht angezeigt werden, da dieses Format vom eingesetzten Viewer nicht unterstützt wird. Da immer mehr Unternehmen bereits über Portallösungen verfügen muss außerdem beachtet werden, dass all diese Personaldokumente online verfügbar und im ständigen Zugriff durch die Mitarbeiter sind. Für die SEAL Systems AG, Expertin im Bereich Output Management und Konvertierung, ist auch das kein Problem.

ArchiveLink

Migration im laufenden Betrieb

Sollen all diese Dokumente nun in ein einheitliches Format und in einem einzigen Archiv abgelegt werden, werden zunächst alle vorliegenden Quelldateien im TIFF- oder PDF-Format auf den Standard PDF/A-2b konvertiert. Dokumente wiederum, die aus mehreren Teildokumenten bestanden, werden zu einem Gesamtdokument zusammengefasst und in dem neuen Zielarchiv abgelegt. Für andere Quellformate wie zum Beispiel JPG oder TXT, wird eine reine Umlagerung in das neue Zielarchiv durchgeführt. Die Migration erfolgt dabei normalerweise im laufenden Betrieb ohne die Belegschaft in ihrer Arbeit einzuschränken. Umgestellt wird jeweils pro Mitarbeiter, nach dem Motto „abends noch TIFF, morgens schon PDF“. Der gesamte Prozess wird außerdem so angepasst, dass zukünftige HR-Dokumente bzw. Personalakten nun grundsätzlich beim Archivierungsprozess direkt nach PDF/A-2B konvertiert und in einem im Vorfeld definierten Zielarchiv abgelegt werden. Im bislang größten Projekt dieser Art, bei einem Unternehmen der Maschinenbau-Branche, hat die SEAL Systems AG 800.000 Personaldokumente von 33.000 Mitarbeitern umgezogen.

Für den Kunden ergeben sich aus einem solchen Migrations-Projekt zahlreiche Vorteile: Nicht nur wird die Qualität der Dokumente signifikant verbessert, sondern zusätzlich auch eine Standardisierung aller Formate nach PDF/A erreicht. Mit einem Standardviewer wie beispielsweise dem Acrobat Reader können nun alle Dokumente angeschaut werden. Zusätzlich können automatisch Stempel und Wasserzeichen auf die Dokumente aufgebracht werden. Da lästiges Suchen, manuelles Konvertieren und Anzeigeschwierigkeiten durch die Migration weggefallen sind, ergibt sich für die Mitarbeiter eine deutliche Einsparung von Arbeitszeit. Ein weiterer Pluspunkt: Durch die Verwendung eines Standardproduktes sind die Einführungsaufwände und das Projektrisiko überschaubar.

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