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Office-Dateien langfristig speichern und verfügbar machen

Office-Konvertierung

Was ist die Office-Konvertierung von SEAL Systems?

Häufig treten in Unternehmen Probleme mit Dateien auf, die in MS Office- oder Open Office-Applikationen erzeugt und unverändert für lange Zeiträume aufgehoben werden sollen. Diese Dateien sind versions- und betriebssystemabhängig und müssten daher bei jedem Wechsel der Office-Version umkonvertiert werden.

So ist es zum Beispiel in Unternehmen, die mit CAD Software arbeiten ganz normal, dass bei einem Versionsupdate auch der Datenbestand berücksichtigt wird. Im Office-Umfeld ist dies dagegen leider selten der Fall. Stattdessen wird blind darauf vertraut, dass die alte Word-Datei auch noch Jahre später mit der neuen Word-Software funktioniert.

Welche Probleme treten beim Office Versions­wechsel auf?

Das Öffnen solcher alten Dateien ist in der Regel auch kein Problem, doch das Aussehen weicht oftmals in Details von der Ursprungsversion ab. Hier gibt es etwa Probleme mit Seitenumbrüchen, unbemerkt geänderten Fonts, vertauschten Bildern oder verschwundenen Diagramm-Typen.

Bei kurzlebigen Dokumenten ist dies normalerweise kein Problem. Doch was, wenn es sich um Dokumente handelt, die Ihre Geschäftsbeziehungen und -prozesse betreffen und belegen? Für solche Dokumente sollten Sie sich unbedingt Gedanken über ein Format machen, welches für die Langzeitnutzung und -archivierung bestimmt ist: PDF/A!

Hier setzt die Office-Konvertierung von SEAL Systems an. Sie wandelt Ihre MS Office- und Open Office-Dokumente in Formate wie PDF, PDF/A oder auch TIFF, JPEG -Vorschaubilder und XPS (ab 2007) um.

Welche Office Dateien können verarbeitet werden?

Der Applikationskonverter von SEAL Systems interpretiert Word, Excel, Power Point, Visio und Project Dateien aus der Microsoft Office Suite.

Daneben können Writer-, Calc- und Impress-Dateien aus der Apache OpenOffice Suite konvertiert werden.

ProgrammDateiformate
MS Excelxls, xlt, xlsm, xltx
MS Powerpointppt, pot, pptx, pptm, potx, potm, pps, ppsx, ppsm
MS Worddoc, dot, docx, docm, dotx, dotm
MS Outlookmsg, pst
MS Projectmpv, mpp
MS Visiovsd
OpenOffice
OpenDocument		odt, ods, odp, odg, odc, odf, odi, odm

Möchten Sie Outlook Dateien konvertieren?

Alle Informationen zum Thema Konvertierung von Outlook-Dateien finden Sie auf unserer Seite „E-Mail-Archivierung“.

E-Mail Archivierung

Welche Dateiformate kann der Applikationskonverter erzeugen?

Im Fokus steht das Langzeitformat PDF/A. Bei Bedarf können aber auch viele andere Langzeit-, Archiv– und Neutralformate wie z.B. PDF, TIFF oder JPEG erzeugt werden.

FAQ zur Office-Konvertierung

Wie funktioniert diese Konvertierung genau?
Die Erzeugung der sogenannten Neutralfiles erfolgt über ein optimales Zwischenformat, welches durch Drucken oder Export erzeugt wird. Im Falle der Erzeugung per Druck wird ein eigener geräteneutraler PostScript-Treiber eingesetzt. Für den Export wird das enthaltene PDF-Plugin von Microsoft genutzt. Mit dem Plugin exportieren wir aber nur PDF. Das PDF/A machen wir daraus sicherheitshalber selbst.
Und das Ergebnis ist dann auch richtig?

Großes Augenmerk legen wir auf die originalgetreue Ausgabe! Die erzeugte Neutraldatei entspricht im Aussehen genau der gedruckten Version. Alle Ausgabedateien werden entsprechend des gewünschten Dateistandards (TIFF V6, PDF ISO 32.000, PDF/A ISO 19005, JPEG ISO 10918) vor der Ausgabe noch einmal geprüft.

Unsere Office Dateien beinhalten Macros, die ausgeführt werden müssen. Geht das auch?

Das geht auch! Unsere Applikationskonverter sind vielfältig konfigurierbar. Sie bieten Ihnen folgenden Nutzen:

  • Verarbeitung von Dateien unterschiedlicher Office-Versionen
  • Intelligentes, einstellbares Verfahren bei interaktiven Elementen wie Message-Boxen, Macros, Pop-Up Windows etc.
  • Übernahme der Metadaten aus den Applikationsdateien.
  • Aktualisieren von Feldfunktionen
  • Erkennen und Verarbeiten von geschützten Dateien
  • Mitdrucken von Änderungsinformationen / -nachverfolgung
  • Konvertieren von Ausschnitten, Seitenbereichen, einzelnen Tabellen
  • Ausführen von kundenspezifischen Makros vor der Konvertierung (zum Beispiel zum Befüllen von kundenspezifischen Feldern)

Was kann SEAL Systems alles konvertieren?

Als Spezialist für die Konvertierung von Dokumenten und Dateien konvertieren wir nicht nur Office-Dokumente, sondern bieten ein breites Spektrum an Konvertierungslösungen – angefangen bei CAD-Konvertierungsverfahren bis hin zur automatischen Zusammenstellung technischer Dokumentationen und Handbücher.

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