Office-Dateien langfristig speichern und verfügbar machen
Office-Konvertierung
Was ist die Office-Konvertierung von SEAL Systems?
Häufig treten in Unternehmen Probleme mit Dateien auf, die in MS Office- oder Open Office-Applikationen erzeugt und unverändert für lange Zeiträume aufgehoben werden sollen. Diese Dateien sind versions- und betriebssystemabhängig und müssten daher bei jedem Wechsel der Office-Version umkonvertiert werden.
So ist es zum Beispiel in Unternehmen, die mit CAD Software arbeiten ganz normal, dass bei einem Versionsupdate auch der Datenbestand berücksichtigt wird. Im Office-Umfeld ist dies dagegen leider selten der Fall. Stattdessen wird blind darauf vertraut, dass die alte Word-Datei auch noch Jahre später mit der neuen Word-Software funktioniert.
Welche Probleme treten beim Office Versionswechsel auf?
Das Öffnen solcher alten Dateien ist in der Regel auch kein Problem, doch das Aussehen weicht oftmals in Details von der Ursprungsversion ab. Hier gibt es etwa Probleme mit Seitenumbrüchen, unbemerkt geänderten Fonts, vertauschten Bildern oder verschwundenen Diagramm-Typen.
Bei kurzlebigen Dokumenten ist dies normalerweise kein Problem. Doch was, wenn es sich um Dokumente handelt, die Ihre Geschäftsbeziehungen und -prozesse betreffen und belegen? Für solche Dokumente sollten Sie sich unbedingt Gedanken über ein Format machen, welches für die Langzeitnutzung und -archivierung bestimmt ist: PDF/A!
Hier setzt die Office-Konvertierung von SEAL Systems an. Sie wandelt Ihre MS Office- und Open Office-Dokumente in Formate wie PDF, PDF/A oder auch TIFF, JPEG -Vorschaubilder und XPS (ab 2007) um.
Welche Office Dateien können verarbeitet werden?
Der Applikationskonverter von SEAL Systems interpretiert Word, Excel, Power Point, Visio und Project Dateien aus der Microsoft Office Suite.
Daneben können Writer-, Calc- und Impress-Dateien aus der Apache OpenOffice Suite konvertiert werden.
| Programm | Dateiformate |
|---|---|
| MS Excel | xls, xlt, xlsm, xltx |
| MS Powerpoint | ppt, pot, pptx, pptm, potx, potm, pps, ppsx, ppsm |
| MS Word | doc, dot, docx, docm, dotx, dotm |
| MS Outlook | msg, pst |
| MS Project | mpv, mpp |
| MS Visio | vsd |
| OpenOffice OpenDocument | odt, ods, odp, odg, odc, odf, odi, odm |
Möchten Sie Outlook Dateien konvertieren?
Alle Informationen zum Thema Konvertierung von Outlook-Dateien finden Sie auf unserer Seite „E-Mail-Archivierung“.
Welche Dateiformate kann der Applikationskonverter erzeugen?
FAQ zur Office-Konvertierung
Wie funktioniert diese Konvertierung genau?
Und das Ergebnis ist dann auch richtig?
Großes Augenmerk legen wir auf die originalgetreue Ausgabe! Die erzeugte Neutraldatei entspricht im Aussehen genau der gedruckten Version. Alle Ausgabedateien werden entsprechend des gewünschten Dateistandards (TIFF V6, PDF ISO 32.000, PDF/A ISO 19005, JPEG ISO 10918) vor der Ausgabe noch einmal geprüft.
Unsere Office Dateien beinhalten Macros, die ausgeführt werden müssen. Geht das auch?
Das geht auch! Unsere Applikationskonverter sind vielfältig konfigurierbar. Sie bieten Ihnen folgenden Nutzen:
- Verarbeitung von Dateien unterschiedlicher Office-Versionen
- Intelligentes, einstellbares Verfahren bei interaktiven Elementen wie Message-Boxen, Macros, Pop-Up Windows etc.
- Übernahme der Metadaten aus den Applikationsdateien.
- Aktualisieren von Feldfunktionen
- Erkennen und Verarbeiten von geschützten Dateien
- Mitdrucken von Änderungsinformationen / -nachverfolgung
- Konvertieren von Ausschnitten, Seitenbereichen, einzelnen Tabellen
- Ausführen von kundenspezifischen Makros vor der Konvertierung (zum Beispiel zum Befüllen von kundenspezifischen Feldern)
