Dokumente im SAP DVS verwalten und per SharePoint veröffentlichen

Praktisch alle Firmen, die die SAP Business Suite oder S/4 HANA einsetzen, nutzen das SAP Dokumenten-verwaltungssystem (SAP DVS) zur Verwaltung von Dokumenten. Das SAP DVS bietet vielfältige Möglichkeiten um Dokumente, deren Dateien und Attribute zu verwalten und zu nutzen und mit anderen SAP Prozessen und Strukturen zu verknüpfen. Diese Standardverfahren erweitert SEAL Systems um komfortable Möglichkeiten der automatisierten Dokumentenermittlung, der Dokumentenverarbeitung und Dokumentenausgabe. Im Folgenden berichten wir Ihnen über die Nutzung dieser Funktionalität im Kontext der Bereitstellung von Projektdokumentationen einer zentralen Landesgesellschaft eines international agierenden Energie- und Automatisierungstechnik-konzerns.

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Lars Palitzsch

Automatische Erzeugung von technischen Dokumentationen (Teil 3 von 3)

In den letzten beiden Beiträgen dieser Serie haben wir Ihnen erklärt, wie der gesamte Bereitstellungsprozess der technischen Dokumentation durch den Einsatz unserer Direct Publishing-Lösung in DPF-Technologie weitgehend automatisiert und meist sogar qualitativ verbessert werden kann. Heute fassen wir die wichtigsten Fakten hierzu nochmals übersichtlich für Sie zusammen.

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Dr. Uwe Wächter
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  • Anstehende Veranstaltungen

    1. Treffen der AG SAP/Microsoft Integration

      10. August 2017 um 09:00 - 16:30
    2. SAP for Utilities

      10. September 2017 um 08:00 - 14. September 2017 um 17:00
    3. TechEd

      25. September 2017 - 29. September 2017
    4. DSAG Jahreskongress

      26. September 2017 - 28. September 2017
    5. SEAL Systems Schulungstage

      7. November 2017 - 9. November 2017
  • Kundenstimme

    Die Geduld, Kompetenz und Freundlichkeit Ihrer Mitarbeiter hat mich sehr beeindruckt. Auch die Abwicklung von Projekten fand ich persönlich top, ebenso wie die Qualität Ihrer Produkte.

OUTPUT MANAGEMENT: INDIVIDUELLE LÖSUNGEN FÜR IHR UNTERNEHMEN      

 

Ein starkes, unabhängiges Output Management-System spart Ihrem Unternehmen Druckkosten und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit: Dokumente werden automatisch mit Zusatz-Informationen angereichert, mit Wasserzeichen versehen und bei Bedarf automatisch an der richtigen Stelle und im richtigen Format ausgedruckt. Auf Wunsch lassen sich Ihre Informationen über zentral hinterlegte Layouts in Form bringen. Die aufwendige händische Sammlung von Dokumenten oder teure Fehldrucke können Sie sich ersparen. Die Einrichtung und Wartung ganzer Druckerflotten unterschiedlicher Hersteller erfolgt zentral über eine einheitliche Software. Der universelle Master-Treiber von SEAL Systems macht die Pflege und Aktualisierung Dutzender Einzel-Treiber obsolet. Das Windows Printmanagement und –monitoring wird dadurch erheblich vereinfacht. SEAL Systems ist ihr unabhängiger Partner im Output Management – für SAP, Windows, Teamcenter und natürlich auch für Ihre selbst entwickelte Applikation.

 

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Informations- und Dokumentenverwaltung mit Output Management-Lösungen von SEAL Systems

In Zeiten von Industrie 4.0 und Themen wie dem Papierlosen Büro müssen mittelständische Unternehmen genau wie große DAX-Unternehmen Automatisierung und Nachhaltigkeit unter einen Hut bringen. Das fängt bei der automatisierten Digitalisierung bestehender Aktenberge an und hört bei Prozessen wie der automatischen Informationsverteilung inkl. Dokumentenlenkung und dem Einbauen von Wasserzeichen nicht auf. Die Zusammenstellung von Dokumentationen und Gebrauchsanweisungen benötigt immens viel Arbeitszeit, ein Fehler beim Druck – weil der Drucker nicht richtig konfiguriert ist, der SAP Spool ausfällt oder schlicht das falsche Papier gewählt wird – verbraucht Energie und Ressourcen. Gerade in international agierenden Unternehmen mit Hunderten Mitarbeitern und verzweigten Standorten ist der Kostenfaktor immens.

 

Eine optimal konfigurierte Output Management-Lösung spart Ihnen diese Zeit und Energie, weil sie Prozesse automatisiert und ihre korrekte Ausführung sicherstellt. Über Direct Publishing werden Handbücher, Produktinformationen oder Kataloge am Ende eines Projekts automatisch generiert. Integrierte Konvertierungsprozesse erlauben Ihnen die optimierte digitale Verwaltung von Dokumenten und Dokumentensammlungen im PDF/A-Format für die Archivierung oder die Bereitstellung in der Cloud. Multichannel-Ausgabe ist für SEAL Systems-Software kein Problem, unabhängig von Anzahl und Art der Ausgabekanäle.

 

SAP, Teamcenter und mehr: die individuelle Lösung für Ihr Unternehmen

Die Dokumentenaufbereitung und Drucksteuerung, die das Output Management umfasst, ist in der IT der meisten Unternehmen nur ein Teil des Enterprise Content Managements, wenn auch ein sehr wichtiger: Dateien, Dokumente und Datensätze werden in vielen Fällen mit SAP, im Engineering-Bereich auch oft mit Teamcenter verarbeitet. Das Problem: Diese Applikationen sind von Haus aus nur selten in der Lage, tatsächlich Inhalte als softwareneutrale Dokumente auszugeben oder zu drucken. Briefe und Unterlagen werden meist noch von Hand ausgedruckt und zur Poststelle gebracht, statt zentral gespoolt und weiterverarbeitet.

 

SEAL Systems bietet genau dafür Lösungen an – aber keine von der Stange: Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die bestehenden Probleme im Output Management Ihres Unternehmens und finden dann die optimale Lösung dafür. Abgestimmt auf die wirtschaftliche Situation und die zur Verfügung stehenden Ressourcen, gleichzeitig aber immer mit den Augen auf der Ziellinie. Anders als viele andere Anbieter sind wir auch nicht stur auf SAP oder Teamcenter ausgerichtet; unsere Programmierer und Entwickler finden Ansätze für jede Applikation – auch für Ihre Haus-Software aus Eigenentwicklung.

 

Output Management in enger Zusammenarbeit

Uns bei SEAL Systems liegen unsere Kunden genauso am Herzen wie unsere Mitarbeiter. Die Folge daraus: eine unvergleichlich geringe Fluktuation. Der Mitarbeiter, der Sie beim Erstkontakt betreut, betreut Sie auch noch in fünf oder sogar zehn Jahren. Der Entwickler, der die Output Management-Lösung für Ihr Unternehmen individualisiert hat, ist auch derjenige, der sie beim dritten, vierten, fünften Update anpasst und aktualisiert. Für Sie bedeutet das nicht nur feste Ansprechpartner, sondern auch Zuverlässigkeit, Beständigkeit und schnelle und effiziente Hilfe bei Problemen oder neuen Anforderungen.

 

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