Tools für die Arbeit mit SAP DVS und ArchiveLink
Werkzeuge für SAP
Nützliche Tools für SAP DVS und ArchiveLink!
Die Werkzeuge für SAP von SEAL Systems helfen Ihren Anwendern das SAP-System effektiver zu nutzen. Das spart nicht nur Zeit und Nerven, sondern am Ende auch bares Geld.
Unsere Werkzeuge ermöglichen z.B. das schnelle Importieren von Dokumenten in neue SAP-Systeme, das effiziente Suchen und Exportieren von Daten, die dann auch ganz automatisch weiterverarbeitet werden können und das Aufstempeln von Status- und Freigabeinformationen, um Ihre Dokumente vor fehlerhafter Verwendung zu schützen.
Haben Sie Probleme mit der Qualität Ihrer abgelegten Dokumente und möchten diese zukünftig vor der Ablage im System überprüfen? Müssen Sie regelmäßig Dokumente, Formulare und Zeichnungen aufwendig zusammenstellen und verschicken oder ausdrucken? All das ist mit unseren Werkzeugen kein Problem mehr!
Importieren
Sicherer Dokumentenimport für SAP: Lader
Sie bauen ein neues SAP-System auf und möchten dafür eine große Urladung oder eine Migration eines vorhandenen Archivs durchführen? Müssen Sie Dokumente aus externen Quellen in Ihr SAP-System laden? Oder wollen Sie Dokumente von Lieferanten in Ihre eigenen SAP-Geschäftsprozesse einbinden? Dann sind die Ladeverfahren von SEAL Systems die richtige Lösung für Sie!
Mit unserem Lader werden externe Dokumente mit allen notwendigen Begleitinformationen (Metadaten) an den richtigen Stellen im SAP-System abgelegt – und das extrem schnell! Kunden bestätigen uns, dass es keine andere Methode gibt, die auch nur annähernd so schnell ist, wie unser Lader. Unterstützt werden das Dokumentenverwaltungssystem SAP DVS sowie die direkte Anlage an SAP-Objekten über ArchiveLink. Für den DVS Lader steht auch eine Web Service Schnittstelle (SOAP) zur Verfügung. Damit kann die Funktionalität der Anwendung auch aus nicht SAP Anwendungen angesprochen werden.
Die Ladeverfahren sind performant und umfangreich konfigurierbar. Die Rückmelde- und Kontrollmechanismen ermöglichen zudem eine lückenlose Verfolgung des Import-Prozesses. Durch den Batch-Betrieb werden Arbeitszeit und Kosten eingespart.
Die Vorteile des Laders
Einfache Massenimporte
Schneller, transparenter Importprozess und Korrekturmöglichkeit
Durchgehende Prozesse für automatische Aktualisierungsverfahren
Unterstützung firmenspezifischer SAP-Regeln
Geeignet von seltenen, manuellen Ladevorgängen bis hin zu großen Ladeprozesse wie Urladungen oder Migrationen
Suchen & Exportieren
Erweiterte Suche und Migrationshilfe: Extended Search & Action (XSA)
Das Tool „Extended Search & Action (XSA)“ bietet eine erweiterte Suchfunktionalität für Dokumente, die in SAP verwaltet werden. Für eine einfachere Auswahl relevanter Dokumente erhalten Ihre Anwender und Administratoren verschiedene Eingabe- und Filtermöglichkeiten.
Doch nicht nur das Auffinden relevanter Dokumente ist mit XSA um ein Vielfaches einfacher. Zusätzlich können mit dem Werkzeug automatisch weitere Verarbeitungsschritte angestoßen werden. So ist es zum Beispiel möglich mit XSA Konvertierungsfehler aufzuspüren und direkt Nachkonvertierungen für fehlerhafte Dokumente zu starten. Oder sie exportieren Ihre gesammelten Dokumente und nutzen Sie für den externen Datenaustausch – wie etwa mit Kunden oder Lieferanten.
Auch der Umzug von Dokumenten innerhalb verschiedener SAP-Systeme oder das Löschen von Originaldateien ist mit dem Werkzeug deutlich schneller bewältigt.
Die Vorteile von XSA
Einfaches Auffinden Ihrer SAP-Dokumente durch verschiedene Verfahren und Suchkriterien
Schnelle Migration von Dokumenten zwischen SAP-Systemen
Einfache Einbindung und Konfiguration kundeneigener Prozesse
Verschiedene Weiterverarbeitungen möglich – z.B. die Konvertierung von Dokumenten, das Exportieren oder Löschen von Originaldateien, das Erstellen eines Auftrags für den SAP Lader von SEAL Systems (siehe oben)
Viewen – oder auch „alles sichtbar machen“
Stempel-Werkzeug für SAP-Dokumente: Viewserver
Die Darstellungsform dieser Stempel und Wasserzeichen ist dabei variabel konfigurierbar und kann leicht an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Die Anzeige von Status- und Versionsdaten ist ein Muss für alle Firmen, die Wert auf validierbare Prozesse legen!
Beispiele gestempelter Dokumente
Die Vorteile des Viewservers
Wichtige Informationen zur Lenkung Ihrer Dokumente sind immer sichtbar
Kontrollierte Handhabung und Nachverfolgung von Dokumenten
Maximale Prozesssicherheit beim Zugriff auf SAP-Dokumente
Automatische Anzeige aktueller SAP-Objektdaten
Dokument behält immer den Bezug zum Dokumentinfosatz
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Freigabeinformationen aufzeigen
Übersichtliche Freigabeprozesse in SAP: Signaturseite
Freigabeinformationen können Sie mit dem SEAL Systems Viewserver als Stempel oder Wasserzeichen auf Ihre Dokumente aufbringen. Doch noch genauer geht es mit der Signaturseite! Dabei wird Ihr kompletter Freigabeprozess auf einem Zusatzblatt zusammen mit dem Dokument veröffentlicht. Wenn es sein muss, sogar mit Faksimiles-Unterschriften (Nachbildungen Ihrer Unterschriften). Dabei kann die Signaturseite statisch oder auch dynamisch erzeugt werden. Inhalt und Layout sind frei nach Ihren Wünschen gestaltbar.
Die Signaturseite ist besonders dann nützlich, wenn Ihre Freigabeprozesse so komplex sind, dass eine herkömmliche Stempelung das Originaldokument unlesbar machen würde, weil so viele Freigabeinformationen platziert werden müssen.
Die Vorteile der Signaturseite
Validierbare Dokumentenlenkung
FDA-konforme Methoden als Standard abbildbar
Kein „Vergessen“ notwendiger Dokumentinformationen beim Verteilen
Kundenspezifisch anpassbar
Dynamische oder statische Erzeugung
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Qualitätskontrolle abgelegter Dokumente: Filechecker
Der Filechecker von SEAL Systems schaltet sich in den Prozess der Ablage von Dateien ein und leitet sie auf einen Server um. Dort wird das Dokument in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A umgewandelt. So stellen wir sicher, dass Ihre Dokumente einem genormten Standard unterliegen und Sie auch in ferner Zukunft alle Dokumente korrekt anzeigen und lesen können.
Für Ihre Anwender ändert sich dabei nichts, sie erledigen die Dateiablage so, wie bisher. Mit dem einzigen Unterschied, dass sie sofort benachrichtigt werden, sollte ein fehlerhaftes Dokument vorliegen. So können sie das Dokument direkt bei Ihren externen oder internen Partnern reklamieren und neu anfordern.
Die Vorteile des Filecheckers
Unmittelbare Benachrichtigung für Anwender, beim Upload defekter Dateien
Schnellerer Reklamationsprozess bei defekten Dokumenten
Zukünftig keine fehlerhaften Dokumente im SAP DVS oder ArchiveLink
Dokumente im PDF/A-Format für sichere Langzeitarchivierung
Effizientes Sammeln und Verteilen von SAP-Dokumenten: Document Distribution Director (DDD)
Der Document Distribution Director (DDD) von SEAL Systems ist eine Lösung zum Zusammenstellen von Druck- und Verteilaufträgen für SAP DVS und SAP PLM. Dabei können Sie sich den DDD wie eine Shoppingtour durch Ihr SAP inklusive Warenkorbfunktion vorstellen. Sie „gehen“ quasi durch Ihr SAP DVS oder PLM und sammeln die Dokumente, Formulare und Zeichnungen ein, die Sie benötigen.
Es gibt viele Wege diesen Warenkorb zu füllen: Interaktive Suche, Auflösung von Dokumentenstücklisten (Bill of Documents, BOD) oder Dokumentenhierarchien, Nachverfolgen von Verbindungen zum Material oder Materialstücklisten (Bill of Materials, BOM) und vieles mehr.
Wenn der Korb mit allen Dokumenten gefüllt ist, geht es ab in die Verteilung: die Ausgabe erfolgt als Druck oder elektronische Verteilung über Ausgabemanagement-Systeme von SEAL Systems oder SAP Spool. Dabei werden alle Ausgaben mit Zusatzinformationen (z.B. Skalierung, Finishing-Optionen, Kopien, Stempel und Wasserzeichen) und Empfängerdaten (z.B. Mailadressen, Faxnummern, Drucker, Plotter, andere Ausgabegeräte) versehen. Außerdem hinterlegen wir jede Ausgabe im System, sodass Sie diese auch zu einem späteren Zeitpunkt verwalten, bearbeiten und erneut ausgegeben können.
Die DDD Benutzeroberfläche
Die Vorteile des DDD
Zentrales Sammeln und Organisieren aller Objekte und Zusatzinformationen
Strukturierte und reihenfolgerichtige Ausgabe
Individuelle Ausgabe der SAP-Dokumente als Druck, E-Mail, Fax, Webportal etc.
Direkte Integration in SAP-Transaktionen und -Prozesse
Interesse geweckt?
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