von Dr. Uwe Wächter
Im Folgenden Bericht lesen Sie, wie ein Unternehmen aus dem Anlagenbau mit der DirectPublishing-Lösung von SEAL Systems zehntausende Einzeldokumente automatisch zu einer Gesamtdokumentation im einheitlichen Layout zusammenstellt. Außerdem erfahren Sie, wie die Qualität der Zulieferdokumente, die für die Gesamtdokumentation verarbeitet werden, mit der PDF Longlife Suite von SEAL Systems automatisch geprüft wird. Hoher Nutzen: Früher fielen qualitativ schlechte PDF-Dateien viel zu spät auf. Ärger, Zeit- und Geldverlust durch Nacharbeit waren das Resultat. Das gehört nun der Vergangenheit an.
An der Fertigung einer Anlage können Tausende von Zulieferern beteiligt sein. Die Lieferung einer solchen Anlage beinhaltet außerdem jeweils eine Gesamtdokumentation, die unter Umständen aus mehreren Zehntausend Zeichnungen und Dateien besteht. Die Verwaltung dieser Teildokumente erfolgt häufig in SAP. Mit der DirectPublishing- Lösung von SEAL Systems kann aus dieser Menge der einzeln vorhandenen Teildokumente die Gesamtdokumentation ganz automatisch erstellt werden.
Durch Absammeln der Teilehierarchie im SAP werden passende Dokumente ermittelt und auf Relevanz für die Dokumentation gefiltert. Alle relevanten Dokumente werden außerdem mit einem einheitlichen Layout versehen: einheitliche Kopf- und Fußzeilen, Firmenlogo, Seitennummern, Inhaltsverzeichnisse und Bookmark-Navigation werden durch das DirectPublishing-Tool neu erstellt. Das Ergebnis liegt dann in Form verlinkter einzelner und damit schnell ladender PDF-Dateien vor. Die Auslieferung an den Kunden erfolgt dann beispielsweise auf personalisierten CDs. Qualitätsstandards für Zulieferdokumente Seine eigenen Komponenten dokumentiert das Unternehmen mit einem Redaktionssystem in einheitlicher Form. Für Zukaufteile greift es auf die entsprechende Dokumentation des Lieferanten zurück, die normalerweise als Anhang einer Mail an das Unternehmen geschickt werden. Dort werden die Anhänge automatisch extrahiert und über eine Namenskonvention auf bereits vorhandene Plätze im SAP DVS gespeichert (Doku-Infosätze sind bereits angelegt worden). Damit die Fremd-Dateien ebenfalls zum angestrebten Ergebnis passen, werden, ähnlich wie bei der Qualitätssicherung der Zukaufteile, bestimmte Anforderungen an deren Qualität gestellt:
In der Praxis traten dennoch immer wieder Probleme auf. Das Unternehmen entschloss sich daher, die Einhaltung dieser Firmen-Norm für Dokumentationsdateien zusätzlich automatisch zu prüfen.
Im Projekt wurde durch SEAL Systems ein DPF-basierter Prozess neu eingeführt, damit die oben genannten Dokument-Prüfungen automatisch ausgeführt werden können. Die DPF ist die allgemeine Ablaufsteuerung von SEAL Systems für alle dateiverarbeitenden Prozesse. Ein Teil davon ist die PDF Longlife Suite, die PDF-Dateien entlang des PDF/A-Standards kundenspezifisch prüft und korrigiert. Alle vom Zulieferer eintreffenden Dateien werden nun dieser automatisierten Eingangsprüfung unterzogen. Die DPF erzeugt automatisch ein Protokoll zur Qualität der angelieferten Dateien, welche an den Lieferanten zurück gesendet werden. Im Fehlerfall erfolgt keine Anpassung an die Firmennorm. Stattdessen muss der Lieferant eine korrigiert Version zurücksenden.
Durch die Qualitätssicherung auf der Eingangsseite wurden Probleme bei der nachgelagerten Dokumentationserstellung und der dadurch verursachte Aufwand deutlich reduziert. Früher fielen qualitativ schlechte PDF-Dateien oder solche, die sich bezüglich Aussehen und Verhalten nicht so recht in die Gesamtdokumentation einfügen ließen, erst viel zu spät auf. Ärger, Zeit- und Kostenverlust durch mühevolle Nacharbeit waren das Resultat. Häufig wurden Fehler auch nicht bemerkt und erst vom Endkunden reklamiert. Zahlungsverzögerungen für die Gesamtanlage bedeuteten ebenfalls Verluste. Das alles gehört nun der Vergangenheit an.
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Dr. Uwe Wächter
Dokumentkonvertierung und der Name Uwe Wächter sind untrennbar miteinander verbunden: Er ist unser Experte rund um PDF & Co. Wenn er nicht gerade spannende Projekte durchführt, Fachartikel schreibt oder Messen betreut, baut er sehr gerne an seiner eigenen Hausautomation. Da Uwe Wächter gerne reist kann er so Heizung und Garten auch aus der Ferne kontrollieren. uwe.waechter@sealsystems.de | 06154 637 372
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