Die Aktualisierung von Properties ist eine essentielle Funktion der Integration von MS Office in das DVS von SAP. Mit dem Umstieg auf PLM7 ergeben sich jedoch neue Anforderungen.

Die Aufgabe

Bei der Integration von MS Office in SAP DVS werden Informationen des Dokumenteninfosatzes als Dokumenteneigenschaft im Office-Dokument bereitgestellt und bei jedem Zugriff aktualisiert. Diese Aufgabe übernimmt der SAP-GUI unter Verwendung der Office-Applikation auf dem Client-Rechner. Bei einer Konvertierung in ein Neutralformat über die SAP Konvertierungsserver Schnittstelle, z.B. bei Freigabe, erfolgt die Aktualisierung innerhalb des DPF Prozesses.

Neue Umgebung – neue Probleme…

Mit PLM7 von SAP gibt es aber keinen SAP-GUI mehr. Der Anwender greift nur noch über den Browser zu. Die MS Office Integration von SAP funktioniert in dieser Situation nicht mehr. Jetzt muss zusätzlich aus SAP eine Textdatei mit den Informationen für die Aktualisierung bereitgestellt werden. Diese Textdatei wird dann über ein Office-Makro ausgewertet. Allerdings bedeutet das, dass dieses Makro als Office AddIn auf jedem Arbeitsplatz verteilt und installiert werden muss. Abgesehen von Sicherheitsbedenken wird das Administratoren sicher nicht freuen. Diese Form der Verarbeitung wird aber trotzdem von einigen unserer Kunden verwendet. Aber was passiert, wenn keine lokale Office-Applikation mehr vorhanden ist, sondern der Anwender seine WORD Datei nur noch über Office365 im Browser bearbeitet? Hier gibt es noch keine Lösung: Also ein Fall für SEAL Systems.

…und Lösungen

In einem Kundenprojekt wird die Aktualisierung der Dokumenteneigenschaften über einen speziellen SEAL Server-Prozess gelöst. Die Informationen aus dem Dokumenteninfosatz werden als „Stempeltexte“ an den DPF Prozess geliefert. In dem DPF Prozess werden die Informationen dann aufbereitet, die Properties des Office Dokuments aktualisiert und die Datei zurückgeliefert. Der Anwender hat immer sein aktualisiertes Dokument zur Verfügung, egal über welche Schnittstelle er auf SAP zugreift oder welche Form der Office-Installation er verwendet.

Dateiaktualisierung mit Links oder Properties?

Spätestens bei der Migration auf PLM7 sollte die Dateiaktualisierung von der alten Link-Server-Technik (SAPOLE-Links) auf die File-Property-Technik (FORMINF) umgestellt werden. Idealer Weise erfolgt dieses aber bereits in einem vorlaufenden Projekt.

Zusammenfassung

Bei der Migration auf PLM7 muss damit gerechnet werden, dass eine vorhandene MS Office Integration nicht mehr funktioniert. SEAL Systems liefert dafür einen Server-Prozess, der die Aktualisierung der Datei Properties und damit die Aktualisierung der Office Dokumente an zentraler Stelle vornimmt. Die Lösung funktioniert ohne Office Integration. Der Performanceverlust beim Zugriff ist akzeptabel.

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