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DSGVO-konformes drucken – Output Management als Mehrwert

Seit 2016 ist die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in Deutschland und Europa (GDPR) in Kraft. Damit wurden die längst veralteten Datenschutzregeln der einzelnen Staaten in der Europäischen Union überarbeitet, harmonisiert und in einem neuen Gesetz veröffentlicht. Diese Regeln fanden in vielen unterschiedlichen Bereichen des täglichen Lebens Einzug und haben bereits zur Verbesserung in vielen Bereichen der Wirtschaft geführt. Wir zeigen Ihnen wie Sie auch im Output Management gut aufgestellt sind und somit DSGVO-konformes drucken erreichen.

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Digitale Verteilung von Informationen automatisieren

Digitale Verteilung von Informationen automatisieren

Die Digitalisierung ist in vollem Gange, das zeigt sich gerade jetzt, da viele Mitarbeiter vom Homeoffice weiterarbeiten. Jetzt werden alle Prozesse notwendigerweise überprüft und hinsichtlich des mobilen Arbeitens angepasst. Ziel ist auf Daten jederzeit zugreifen zu können, ohne Medienbrüche und Abhängigkeiten vom physikalischen Speicherort. Dazu sollen die neuen Businessprozesse möglichst ohne manuelle Eingriffe von Mitarbeitern auskommen.

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Dokumentationserstellung mit SEAL Systems - Teil 5/5

Dokumentationen erstellen mit dem PUbLishing-Structure-Editor | PULSE (Serien-Teil 5/5)

Immer wieder stoßen wir bei Kunden auf Anforderungen, die wir perfekt mit einem Direct Publishing System lösen könnten. Alle Daten und Dateien, die für eine Dokumentationserstellung erforderlich sind, sind im (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM) vorhanden. Sie sind sehr durchdacht strukturiert und abgelegt. Aber die angestrebte Dokumentation soll eine ganz andere Struktur erhalten. Für Anwendungsfälle wie diesen wurde unser Publishing-Structure-Editior PULSE entwickelt.

Auf der einen Seite Stücklisten für Konstruktion, Fertigung oder Lieferung. Auf der anderen Seite Ordnung durch Kapiteln und Unterkapiteln für den Kunden. Häufig passt das nicht zusammen.

Was kann man tun? Wie kommt man trotzdem zu einem weitestgehend automatischen Prozess, der die ohnehin vorhandenen Dokumente, Daten und Strukturen nutzt, um daraus DIREKT eine Kundendokumentation zu erzeugen?

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    1. SEAL Systems Schulungstage

      3. November 2020 - 5. November 2020
    2. Kundentag 2020 | Jetzt virtuell!

      10. November 2020
  • Kundenstimme

    Seal Systems begleitete uns von der Ermittlung bis zur Umsetzung der Projektspezifikationen mit Kompetenz und Einsatz. Die Zusammenarbeit zeichnete sich durch kurze Kommunikationswege und zielorientierter Praxis aus. Ich bedanke mich und freue mich auf das nächste Projekt!

OUTPUT MANAGEMENT: INDIVIDUELLE LÖSUNGEN FÜR IHR UNTERNEHMEN      

 

Ein starkes, unabhängiges Output Management-System spart Ihrem Unternehmen Druckkosten und Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit: Dokumente werden automatisch mit Zusatz-Informationen angereichert, mit Wasserzeichen versehen und bei Bedarf automatisch an der richtigen Stelle und im richtigen Format ausgedruckt. Auf Wunsch lassen sich Ihre Informationen über zentral hinterlegte Layouts in Form bringen. Die aufwendige händische Sammlung von Dokumenten oder teure Fehldrucke können Sie sich ersparen. Die Einrichtung und Wartung ganzer Druckerflotten unterschiedlicher Hersteller erfolgt zentral über eine einheitliche Software. Der universelle Master-Treiber von SEAL Systems macht die Pflege und Aktualisierung Dutzender Einzel-Treiber obsolet. Das Windows Printmanagement und –monitoring wird dadurch erheblich vereinfacht. SEAL Systems ist ihr unabhängiger Partner im Output Management – für SAP, Windows, Teamcenter und natürlich auch für Ihre selbst entwickelte Applikation.

 

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Informations- und Dokumentenverwaltung mit Output Management-Lösungen von SEAL Systems

In Zeiten von Industrie 4.0 und Themen wie dem Papierlosen Büro müssen mittelständische Unternehmen genau wie große DAX-Unternehmen Automatisierung und Nachhaltigkeit unter einen Hut bringen. Das fängt bei der automatisierten Digitalisierung bestehender Aktenberge an und hört bei Prozessen wie der automatischen Informationsverteilung inkl. Dokumentenlenkung und dem Einbauen von Wasserzeichen nicht auf. Die Zusammenstellung von Dokumentationen und Gebrauchsanweisungen benötigt immens viel Arbeitszeit, ein Fehler beim Druck – weil der Drucker nicht richtig konfiguriert ist, der SAP Spool ausfällt oder schlicht das falsche Papier gewählt wird – verbraucht Energie und Ressourcen. Gerade in international agierenden Unternehmen mit Hunderten Mitarbeitern und verzweigten Standorten ist der Kostenfaktor immens.

 

Eine optimal konfigurierte Output Management-Lösung spart Ihnen diese Zeit und Energie, weil sie Prozesse automatisiert und ihre korrekte Ausführung sicherstellt. Über Direct Publishing werden Handbücher, Produktinformationen oder Kataloge am Ende eines Projekts automatisch generiert. Integrierte Konvertierungsprozesse erlauben Ihnen die optimierte digitale Verwaltung von Dokumenten und Dokumentensammlungen im PDF/A-Format für die Archivierung oder die Bereitstellung in der Cloud. Multichannel-Ausgabe ist für SEAL Systems-Software kein Problem, unabhängig von Anzahl und Art der Ausgabekanäle.

 

SAP, Teamcenter und mehr: die individuelle Lösung für Ihr Unternehmen

Die Dokumentenaufbereitung und Drucksteuerung, die das Output Management umfasst, ist in der IT der meisten Unternehmen nur ein Teil des Enterprise Content Managements, wenn auch ein sehr wichtiger: Dateien, Dokumente und Datensätze werden in vielen Fällen mit SAP, im Engineering-Bereich auch oft mit Teamcenter verarbeitet. Das Problem: Diese Applikationen sind von Haus aus nur selten in der Lage, tatsächlich Inhalte als softwareneutrale Dokumente auszugeben oder zu drucken. Briefe und Unterlagen werden meist noch von Hand ausgedruckt und zur Poststelle gebracht, statt zentral gespoolt und weiterverarbeitet.

 

SEAL Systems bietet genau dafür Lösungen an – aber keine von der Stange: Gemeinsam mit Ihnen analysieren wir die bestehenden Probleme im Output Management Ihres Unternehmens und finden dann die optimale Lösung dafür. Abgestimmt auf die wirtschaftliche Situation und die zur Verfügung stehenden Ressourcen, gleichzeitig aber immer mit den Augen auf der Ziellinie. Anders als viele andere Anbieter sind wir auch nicht stur auf SAP oder Teamcenter ausgerichtet; unsere Programmierer und Entwickler finden Ansätze für jede Applikation – auch für Ihre Haus-Software aus Eigenentwicklung.

 

Output Management in enger Zusammenarbeit

Uns bei SEAL Systems liegen unsere Kunden genauso am Herzen wie unsere Mitarbeiter. Die Folge daraus: eine unvergleichlich geringe Fluktuation. Der Mitarbeiter, der Sie beim Erstkontakt betreut, betreut Sie auch noch in fünf oder sogar zehn Jahren. Der Entwickler, der die Output Management-Lösung für Ihr Unternehmen individualisiert hat, ist auch derjenige, der sie beim dritten, vierten, fünften Update anpasst und aktualisiert. Für Sie bedeutet das nicht nur feste Ansprechpartner, sondern auch Zuverlässigkeit, Beständigkeit und schnelle und effiziente Hilfe bei Problemen oder neuen Anforderungen.

 

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