GOS und BDS-Dokumente bei Ablage prüfen

von  Frank Reuter

Die Herausforderung: Die Qualität der im SAP abgelegten PDF-Dokumente (z.B. Kundenspezifikationen)

Szene-Norbert GOS und BDS-Dokumente bei Ablage prüfenTobias Wagner, IT-Leiter der AllesGut Pharma AG, war gerade auf dem Weg in eine Besprechung als ihn Vertriebsleiter Norbert Hering abfing. „Tobias, warte mal bitte!“ – „Ah, Norbert! Hallo! Was kann ich für dich tun?“ – „Wir haben ein Problem“, begann Norbert Hering geradeheraus. „Wir erhalten ja regelmäßig Spezifikationen von unseren Kunden, welche wir zum Kundenauftrag ablegen. Das hat soweit auch immer geklappt, aber leider haben wir jetzt ein Problem mit unserem größten Kunden. Er schickt uns PDF-Dateien, welche defekt zu sein scheinen. Wir können die Datei zwar öffnen, aber sobald wie wir die zweite Seite aufrufen, gibt es einen Fehler.“ – „Der Kunde sendet Euch also defekte PDF-Dateien und ihr legt diese ohne vorherige Prüfung ab?“ fragte Tobias Wagner erstaunt. – „Für mich sieht es ganz danach aus. Leider fällt dies immer erst dann auf, wenn die Fertigung die Dokumente benötigt und Sie sich nicht anzeigen bzw. drucken lassen. Und dann sitzt unsere Produktionsleiterin Anett mir im Nacken und will, dass wir die Dokumente schnellstmöglich nochmals beim Kunden anfragen. Das machen wir auch, aber leider dauert es halt etwas bis wir die Dokumente haben. Dies wirft dann natürlich die komplette Produktionsplanung über den Haufen, weil ohne Kundenspezifikation keine Produktion stattfinden kann.“ – „Verstehe, sagte der IT-Leiter, „Mir ist die unkontrollierte Ablage von Dokumenten eh ein Dorn im Auge. Aber unser SAP-Experte Peter Schmidt hat da schon ein Lösung im Blick.“

„SEAL Systems, Matthias Müller, schönen Guten Tag“, sagte Matthias Müller, New Business Manager bei SEAL Systems, ins Telefon. „Guten Tag Herr Müller, hier ist Peter Schmidt von der AllesGut Pharma AG.“ – „Hallo Herr Schmidt! Wie geht es Ihnen?“ – „Ganz gut, aber wir haben mal wieder ein Problem… Sie erinnern sich doch hoffentlich noch an unsere Diskussion zum Thema ArchiveLink-Dokumente, also der Ablage von Dokumenten über die Dienste zum Objekt?“ – „Aber sicher doch!“ – „Ich würde Sie nun gerne zu dieser Sache zu einem Termin Vor-Ort einladen. Wäre es OK für Sie, wenn Sie uns Ihre Lösung vorstellen?“ – „Selbstverständlich! Wann passt es Ihnen?“

Die Lösung: Vorab-Kontrolle abgelegter PDFs und deren Umwandlung in PDF/A

„Hallo zusammen! Es freut mich, dass wir kurzfristig einen Termin finden konnten, um die Qualität der PDF-Dokumente in unserem SAP-System zu besprechen. Auslöser des Termins sind fehlerhafte  Spezifikationen von unseren Kunden. Herr Müller von SEAL Systems zeigt uns heute, wie wir die momentan auftretenden Fehler zukünftig vermeiden können“, begann Dr. Peter Schmidt das Meeting zwischen Mitarbeiter der AllesGut Pharma AG und SEAL Systems. – „Herr Schmidt, vielen Dank für die Einleitung! Ich freue mich heute Ihnen unsere Lösung zeigen zu können und denke Sie wird Ihr Problem lösen“, begann Matthias Müller. „Ich kann Ihnen folgendes anbieten. Aktuell legen Sie alle Dokumente zu den jeweiligen Business-Objekten ab. Hierfür verwenden Sie die Dienste zum Objekt und hier die GOS- oder BDS-Dokumente. Derzeit werden die Dokumente exakt so, wie Sie vom externen oder internen Partner kommen, abgelegt. Das heißt, die Qualität der Dokumente unterliegt keiner Kontrolle und dies ist Ihnen jetzt auf die Füße gefallen. Unsere Lösung schaltet sich in den Prozess der Ablage der Datei ein und leitet Sie auf einen Server um. Auf diesem Server wird das PDF in das Langzeitarchivierungsformat PDF/A gewandelt. So ist sichergestellt, dass Sie auch in der Zukunft die Dokumente noch lesen können.“

Pharma-Bild-7 GOS und BDS-Dokumente bei Ablage prüfen„Was wir jetzt gerade am wenigstens brauchen, ist eine Änderung an den Abläufen. Wir haben auch so schon genug zu tun“, sagte Vertriebsleiter Norbert Hering mürrisch. – „Und genau deswegen wird es keine Änderung am Prozess geben!“, unterbrach ihn Matthias Müller. „Sie und Ihre Kollegen nehmen die Dateiablage so vor, wie bisher. Einziger Unterschied ist, dass Sie im Falle eines Fehlerhaften Dokumentes direkt automatisch benachrichtigt werden und bei Ihrem externen oder internen Partner das Dokument zeitnah reklamieren können. Der Prozess für den Mitarbeiter bleibt identisch. Die Fehlererkennung wird lediglich automatisiert und an den Beginn des Prozesses verlagert. Aktuell brennt es ja immer, weil die Fertigung die Informationen schnell benötigt. Über unsere Erweiterung legen wir nur standardisierte, qualitätsgeprüfte PDFs ab. – „Das klingt super! Die Qualität unserer Dokumente steigt, die Zeit für Fehlersuche reduziert sich und unsere Fertigung kann reibungslos laufen. Vielen Dank Herr Müller!“, freute sich Dr. Peter Schmidt.

 

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