Nachbearbeitung oder Löschen von Archivelink (GOS/BDS)-Bestandsdokumenten

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Die Herausforderung bei der AllesGut Pharma AG

„Freut mich, Herr Müller, dass Sie uns bei unserem Problem, GOS- und BDS-Dokumente bei Ablage zu prüfen, so gut weitergeholfen haben!“, bedankte sich Peter Schmidt beim SEAL Systems Mitarbeiter Matthias Müller. „Damit lösen wir das Problem für alle Daten, welche neu in unser System kommen. Aber leider haben wir immer noch zig tausend alte Dokumente mit unbekannter Qualität über die Dienste zum Objekt, also GOS- oder BDS-Dokumente, im System. Diese müssen wir meiner Meinung nach auch nachbearbeiten, damit wir eine einheitliche Qualität über alle im System befindlichen Dokumente erhalten.“

Die Lösung von SEAL Systems

„Richtig und genau für den Fall haben wir auch ein Tool in unserem Portfolio. Unseren ArchiveLink XSA. Wobei XSA für eXtend Search and Action steht. Mit diesem Tool haben wir die Möglichkeit, bestehende Dokumente zu verarbeiten.“ sagte Matthias Müller. – „Das klingt nach einer passenden Lösung für uns“, sagte Peter Schmidt. „Und evtl. können wir damit auch unsere alte Ablage endlich obsolet machen!“ – Können Sie die Datei nach der Bearbeitung auf Ihrem Server in unsere neue Ablage einchecken?“ fragte Tobias Wagner. – „Können wir gerne machen“ sagte Matthias Müller. „Wenn gewünscht, können wir auch eine Texterkennung im Prozess durchführen oder die Seiten nach gefundenem Text ausrichten. So werden Dokumente, die zum Beispiel gescannt wurden, wieder durchsuchbar und Sie finden schneller was Sie suchen. Wie klingt das?“

ArchiveLink XSA: Funktionsweise

„Das klingt sehr gut!“, antworteten die Mitarbeiter der AllesGut Pharma AG. „Können Sie uns noch kurz erklären, wie genau Ihr Tool funktioniert?“ – „Sehr gerne.“ antwortete Matthias Müller. „Der erste Schritt ist die Auswahl, welche Dokumente Sie verarbeiten wollen. Zum Beispiel wählen wir alle Dokumente zur Bestellung aus. Im zweiten Schritt legen wir dann fest, welche Aktion ausgeführt werden soll. In unserem Beispiel ist das die Konvertierung nach PDF/A. Es können aber auch andere Aktionen, wie etwa das Löschen des Dokuments als Aktion hinterlegt werden. Im letzten Schritt legen wir fest, wie bzw. wann die Verarbeitung stattfinden soll. Hierbei unterstützen wir sowohl die interaktive Verarbeitung als auch die Verarbeitung mit einem Batch-Job außerhalb der Arbeitszeiten“, erklärte Matthias Müller die Funktionsweise.

„Das gefällt mir“, sagte Tobias Wagner. „Dann können wir das Thema jetzt angehen und haben in Kürze keine Probleme mehr damit!“

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