Drei Wege, wie SAP DVS Ihre Do‍kumentenlenkung verändern kann

Was ist SAP DVS?

Wenn es darum geht, wichtige Dateien oder Dokumente zu speichern, diese Dateien für Teams in verschiedenen Regionen bereitzustellen und sie aus Gründen der Geschäftssicherheit und Compliance zu sichern, ist das SAP DVS der Schlüssel zu einem erfolgreichen Content Management in jedem Unternehmen. Darüber hinaus ermöglicht die Verknüpfung von Dokumenten­sätzen über SAP DVS mit SAP-Anwendungen der obersten Ebene, wie Produktions­planung, Instandhaltung, Einkauf, Vertrieb und anderen Modulen, einen einfachen und zentralen Zugriff auf Dokumente und sorgt dafür, dass diese im gesamten Unternehmen sicher und konsistent sind.

SAP DVS Funktionen

1. Workflows für die Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten festschreiben

Im SAP DVS werden Dokumenteninfosätze erstellt. Diese sind das Äquivalent zu Dateiordnern in jedem Standard­betriebs­system. In ihnen können technische Zeichnungen und Dateien beliebigen Formats oder Typs zur sicheren Aufbewahrung abgelegt werden. Die Berechtigungen des SAP-Systems wird von den Dokumenteninfosätzen für bestimmte Benutzergruppen oder einzelne Benutzer übernommen. Die in diesen Ordnern enthaltenen Dateien werden zentral von leistungsstarken Content-Servern von SAP verwaltet.

Diese Dokumenteninfosätze enthalten auch mehrere Schlüsselelemente, welche die verfügbaren Informationen erweitern, darunter:

• Dokumenteneigenschaften oder Informationen über die gespeicherten Dateien. Zum Beispiel Dateigröße, Seitenzahl, Anwendungstypen, Speicherort und mehr.
• Klassifizierungsdaten, bei denen es sich um zusätzliche Metadaten handelt, die sich auf das Dokument beziehen, aber auch zu anderen Datensätzen von Interesse gehören können (zum Beispiel Fehlertoleranzen bei Hochdruck­rohr­systemen. Dies wird normalerweise nicht in der Datei oder den direkten Dateieigenschaften gespeichert.).
• Links zu anderen SAP-Objekten, wie bereits erwähnt (Bestellungen oder andere SAP-bezogene Materialien).

SAP bietet eine intuitive Dokumenten-Workflow-Funktion, die als Statusnetz bezeichnet wird, um Dokumente in den verschiedenen Stadien ihres Lebenszyklus zu verfolgen und zu steuern. Beim Einchecken einer Datei in das System vermerkt SAP den Inhalt und den Status des Datensatzes und speichert ihn entsprechend.

Als Beispiel für den Dokumentenstatus-Workflow beginnt der Datensatz seinen Lebenszyklus normalerweise bei „In Arbeit“ oder „Neu“. Dieser Datensatz kann dann überprüft, bearbeitet, aktualisiert oder gelöscht werden, je nachdem, welche Funktionen den Benutzern zur Verfügung stehen, die ihn verwalten. Darüber hinaus kann der Datensatz im Statusnetz auf „In Prüfung“ verschoben werden. Zu diesem Zeitpunkt wird die Originaldatei normalerweise gesperrt. Die Sperre dient dazu, dass keine Änderungen vorgenommen werden können, während das Dokument je nach Inhalt von einem Dokumentenprüfer oder einem technischen Leiter geprüft wird. Wird der Dokumenteninfosatz nicht genehmigt, kehrt er in der Regel zu „In Arbeit“ zurück und enthält zusätzliche Anmerkungen oder Aufgaben, die der Dokumenten­eigentümer korrigieren oder hinzufügen kann. Wenn der Dokumenteninfosatz schließlich genehmigt wird, geht er in den Status „Freigegeben“ über und kann zu anderen wichtigen Geschäftsvorgängen hinzugefügt werden, um im Außen­dienst, im Werk, bei Kundenaufträgen oder anderen verfügbaren SAP-Geschäftsvorgängen verwendet zu werden.

Darüber hinaus ermöglicht SAP die Konvertierung von Dateien mit Hilfe fortschrittlicher externer Dateikonverter in den verschiedenen Statusstufen des Lebenszyklus. Mit der automatischen Konvertierung können wir die Originaldatei in einem beliebigen Format in ein PDF oder einen anderen universell anzeigbaren 2D/3D-Dateityp umwandeln. Mit PDF oder 3D PDF ist es viel einfacher, die Informationen im Dokumenten­datensatz zu überprüfen, und die Dokumenten­kontrolleure können sehen, womit sie arbeiten, ohne teure Lizenzen erwerben oder zusätzliche Software auf ihren Rechnern installieren zu müssen.

2. Mobile Benutzer, verteilte Dateien

SAP DVS ist das Frontend, also die Benutzeroberfläche, und ermöglicht die Verknüpfung mit vielen modernen, heute verfügbaren Dateispeichern. Mit SAP DVS können wir Dateien speichern, die ihm auf normalen Windows-Netzwerk­freigaben übergeben werden, bis hin zu komplexeren Dokumentenmanagement-Archiven wie SAPs eigenem KPRO (Knowledge Provider), Documentum, … und mehr.

Durch die Verknüpfung der Dateien, anstatt sie innerhalb von SAP zu speichern, ist eine effiziente, weltweit zugängliche gemeinsame Nutzung und Speicherung möglich. Mit der vernetzten Dateifreigabe und der Cloud-Speicherfunktion können Ihre Benutzer von jedem Ort der Welt aus auf alle Dokumente des gesamten Unternehmens zugreifen. Weitere Informationen zur Verfügbarkeit von SAP-Systemen in der Cloud finden Sie auf der SAP-eigenen Seite zum Thema Cloud-Storage: https://www.sap.com/germany/products/cloud-platform.html.

Mit den richtigen Tools für die Speicherung und Zwischenspeicherung können Benutzer auf der ganzen Welt in Echtzeit an denselben Dateien zusammenarbeiten. Dies erspart Verbindungsprobleme mit WideAreaNetworks (WAN), die Einrichtung des Benutzerzugriffs für jeden Benutzer weltweit auf dasselbe Systemnetzwerk und Bandbreitenprobleme für Benutzer an Außenstandorten.

3. Eine Datei für viele Zwecke

Bei so vielen Dateien, die im Umlauf sind, stellen Sie fest, dass dieselbe Datei in mehreren Vorgängen verwendet wird? Wenn es sich um eine oder zwei davon handelt, kann man sie leicht als unnötige Verschwendung übersehen, aber das macht nichts, denn sie erfüllt ja ihren Zweck. Wenn jedoch viele Standorte und Geschäftsvorgänge dieselbe Datei immer wieder verwenden, gerät sie außer Kontrolle. Ganz zu schweigen von der Synchronisierung der Versionen!

Mit SAP DVS steht ein Dokumentendatensatz zur Verwendung in allen Geschäftsfunktionen zur Verfügung. Mit Hilfe der intelligenten Objektverknüpfung kann der Datensatz, der das technische Dokument oder andere Zeichnungen enthält, bei Bedarf einfach über viele Aufträge oder SAP-Module hinweg verknüpft werden. Dies spart nicht nur Platz auf den Netzlaufwerken, sondern sorgt auch für eine konsistente und zuverlässige Datenkontrolle, das heißt, eine Datei enthält die korrekte Darstellung dieser Informationen im gesamten Unternehmen.

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