Was ist Archivierungssoftware?

Alle Dateien, wie zum Beispiel Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Verträge oder Geschäftsbriefe, setzen entsprechend den GoBD eine revisionssichere Archivierung voraus, und zwar unabhängig davon, ob Sie diese auf Papier, digital als Datei oder per eMail erhalten. Aber auch Informationen aus der Konstruktion und Fertigung, wie Stücklisten, CAD-Zeichnungen oder Maschinensteuerungsdateien, oder aus dem Marketing, wie Fotos und Videos, sollten Sie sicher archivieren. Denn:

Eine Archivierung ihrer Daten gemäß geltender Anforderungen erspart Ihnen sonst eventuell anfallenden Aufwand für Recherchen, optimiert den Workflow und steigert letztendlich die Produktivität.

Ein erfolgreich funktionierendes Archivierungskonzept besteht aus drei Komponenten:

1. Der entsprechenden Hardware bestehend aus Rechner und Speichermedium
2. Der eigentlichen Archivierungssoftware
3. Dem archivierungstauglichen Dateiformat

Revisionssicher und rechtskonform

SEAL Systems unterstützt Sie im Sinne einer effizienten Dokumentenverwaltung bei der Erzeugung des archivgeeigneten Dateiformats und bietet nützliche Zusatzfunktionen für die Archivierungssoftware. Entsprechende Lösungen sollten als Teilkomponente im Dokumentenmanagement (kurz: DMS) Ihre Daten weitestgehend vollautomatisch beschlagworten können.

Dieser Anforderung wird SEAL Systems gerecht: Wir bereiten Ihnen Ihre Dokumente so auf, dass Metadaten aus dem Content des Dokuments gewonnen werden können. Findbare Texte in den Daten werden bei der Aufbereitung bewahrt oder sogar nachträglich ermittelt wie im Falle von Scans mittels OCR. Die Archivierungssoftware kann dann mit Hilfe der integrierten Suchfunktion Dokumente anhand der Schlagworte oder mit einer Volltextsuche finden.

Transparenz und Nachvollziehbarkeit

Ein umfassendes Berechtigungssystem kontrolliert und protokolliert, wer welche Dokumente lesen oder bearbeiten kann. Dokumente, die dem Archivsystem entnommen wurden, sind gegen unberechtigten Zugriff geschützt. Die rechtskonforme Prüfbarkeit ist dabei ein weiteres entscheidendes Kriterium der Revisionssicherheit. Werden archivierte Dokumente bearbeitet, so muss die Archivierungssoftware sicherstellen, dass dies mit entsprechenden Dokumentversionen genau nachvollziehbar ist.

Die Archivierungssoftware muss die zu archivierenden Dokumente im Übrigen aus verschiedenen Eingangskanälen entgegennehmen können. Eine gute Archivierungssoftware kann nicht nur mit eingescannten Papierdokumenten oder elektronisch erzeugten PDFs umgehen, sondern auch E-Mails und – ganz wichtig – deren Anhänge automatisch den richtigen elektronischen Akten zuordnen.

Schlussendlich bietet eine Archivierungssoftware die Möglichkeit, mit elektronischen Akten zu arbeiten. Elektronische Akten sind ideal, um alle Informationen zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern oder auch einem Projekt übersichtlich an einer Stelle zu bündeln und unterstützt so die Vorgangsbearbeitung.