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Ausgangssituation
Viele Unternehmen mussten und wollten in den letzten Jahren ihre Prozesse und das Arbeiten neu organisieren. Raus aus der Firma rein ins Homeoffice oder ins „Mobile Arbeiten“. Die Applikationen, wie zum Beispiel E-Mail, CRM, ERP und ECM-Systeme sind heute als Weblösung im Browser verfügbar oder wurden über VPN-Verbindungen (Virtual Private Network) als Applikationsoberfläche dargestellt. Auch die Hardware-Voraussetzungen konnten schnell umgesetzt werden, mehr als ein Notebook mit konfigurierten Firmen-Richtlinien war nicht erforderlich. Da jeder heute online ist, entweder mit der privaten Internetverbindung oder einem Hotspot-Zugang ist die Infrastruktur komplett. Es fehlte nur noch der Drucker. Im Büro waren Arbeitsplatz-Drucker oder MFPs (Multifunktionsdrucker) immer vorhanden.
Dort funktionierte die Authentifizierung per Mitarbeiterausweis und die End-to-End Verschlüsselung, dafür hatte die IT-Abteilung gesorgt. Auch die Verbrauchsmaterialien wurden von IT-Systemhäusern zuverlässig geliefert. Nur wie kann im Homeoffice oder im mobilen Büro gedruckt werden? Diese Frage musste schnell geklärt werden! Dabei geht es nicht nur um die Nutzung des privaten Druckers, sondern auch um rechtliche Aspekte wie Datenschutz und Dokumentensicherheit oder schlicht um Qualität der ausgedruckten Dokumente. Wie können diese Druckprozesse außerhalb vom Firmenbüro sicher abgebildet werden?
„Drucken aus dem Homeoffice“ – ein Leitfaden
Dazu hat der Bitkom e.V. einen Leitfaden veröffentlicht. Daraus lassen sich Handlungsempfehlungen für die unterschiedlichsten Firmen ableiten. Jede Unternehmung hat unterschiedliche Anforderungen für die Druckausgabe. So müssen Verträge zum Beispiel für die Personalabteilung auch im Homeoffice gedruckt und versandt werden. In der enthaltenen Matrix werden Hardware- und Softwarelösungen betrachtet und für den entsprechenden Anwendungsfall beleuchtet.
Informieren Sie sich über die unterschiedlichen Möglichkeiten im Leitfaden „Drucken aus dem Homeoffice – Hinweise zur praktischen Umsetzung“.