In diesem Artikel
Die Digitalisierung schreitet in allen Branchen voran und verändert die Art und Weise, wie Unternehmen arbeiten. Immer mehr Prozesse werden digital abgewickelt – von der Auftragsabwicklung über die Rechnungsstellung bis hin zur Dokumentenverteilung. Schließlich bietet dies viele Vorteile wie Zeit- und Kosteneinsparungen. Allerdings bringt die Digitalisierung auch Komplexität mit sich. Denn nun müssen unterschiedliche Systeme und Datenformate integriert und Dokumente auf viele Wege verteilt werden. Um die Potenziale der Digitalisierung voll ausschöpfen zu können, müssen Unternehmen in der Lage sein, die verteilten Informationen zu jedem Zeitpunkt im Blick zu behalten und einen reibungslosen digitalen Dokumentenaustausch zu gewährleisten. Eine optimierte Dokumentenverteilung ist hier also Pflicht.
PLOSSYS Distribution Engine:
Die Lösung für komplexe Dokumentenverteilung
Genau hier setzt die PLOSSYS Distribution Engine von SEAL Systems an. Denn sie wurde auf Basis moderner Technologien entwickelt, um auch in komplexen IT-Systemlandschaften einen zuverlässigen digitalen Dokumentenfluss zu ermöglichen. Auf Knopfdruck können Dokumente an Kunden, Partner und interne Abteilungen, über einen oder mehrere Verteilkanäle verteilt werden. Unabhängig vom Quellsystem werden Dokumente automatisch aufbereitet und für die Verteilung vorbereitet. Somit sorgt die PLOSSYS Distribution Engine für eine optimierte Dokumentenverteilung.
Maximale Flexibilität bei der Dokumentenverteilung
Anwender haben maximale Flexibilität bei der Verteilung. Schließlich können Dokumente als E-Mail, über ein Kundenportal oder per API an andere Systeme übermittelt werden. Auch der Druck und Versand per Post ist weiterhin möglich.
Die Engine konvertiert Dokumente bei Bedarf in das gewünschte Format und stempelt sie wenn nötig digital. Sogar die Archivierung der verteilten Dokumente in SAP ist möglich.
Schnittstellen für die Dokumentenübernahme
Die PLOSSYS Distribution Engine verfügt über flexible Schnittstellen, die es ermöglichen, Dokumente von verschiedenen Quellsystemen zusammen mit Ausgabeparametern zu übernehmen. Dadurch können Unternehmen die Stärken der PLOSSYS Distribution Engine als Plattformsystem optimal nutzen und ihre Dokumentenverteilung effizienter gestalten.
Die wichtigsten Schnittstellen sind die
- PLOSSYS 5 Schnittstelle: Diese Schnittstelle übernimmt Auftragsdaten für die digitale Verteilung und sendet Rückmeldungen über den Verteilstatus.
- SAP-Integration: Die SAP-Integration an die Prozessausgabelösungen von SEAL Systems ermöglicht es der PLOSSYS Distribution Engine, Dokumentenlisten für die Verteilprozesse zu übernehmen und die Dokumente aus SAP zu beschaffen. Dabei erfolgt auch eine Rückarchivierung im Bedarfsfall.
- Rest API: Die Rest API bietet eine flexible Anbindung von Beauftragungssystemen.
Umfangreiche Verteilverfahren
Die PLOSSYS Distribution Engine bietet eine breite Palette von Optionen für die Dokumentenverteilung. Dank dieser Vielseitigkeit können Unternehmen die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen und sorgen für eine optimierte Dokumentenverteilung. Hier sind einige der Verteilverfahren, die von der Engine unterstützt werden:
- SEAL Webportal
- Cryptshare
- SharePoint
- Kiteworks
- Ausgabe per PLOSSYS
- Ablage im Filesystem
- Onedrive
- Weitere in Vorbereitung oder nach Anfrage
Überlegene Funktionalität
Die PLOSSYS Distribution Engine bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber anderen Lösungen auf dem Markt:
- Direkte Integration in die SAP-Prozessausgabe-Lösungen von SEAL Systems und damit Unterstützung einer breiten Palette von Geschäftsprozessen in SAP
- Konvertierung und Verlinkung von Dateianhängen
- Anpassung von PDF an die PDF/A Norm
- Umgang mit geschützten PDFs
- Mergen und Zippen von Dokumenten für die digitale Verteilung
- Ermittlung von Metadaten wie Gültigkeit und Objektbeschreibung
- Reihenfolgegetreue und geräteunabhängige Ausgabe
- Rückarchivierung in SAP
Diese Eigenschaften machen die PLOSSYS Distribution Engine zu einer technologisch fortschrittlichen Wahl für Unternehmen, die eine zuverlässige und optimierte Dokumentenverteilung benötigen.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung für Ihr SAP-System
Viele Kunden von SEAL Systems profitieren bereits von unserer Lösung für das automatische Absammeln und Verteilen von Dokumenten zu einem Geschäftsprozess in SAP. Formulare, Dateianhänge und Verteiler, die vorher manuell zusammengestellt und verteilt werden mussten, werden mit der Technologie von SEAL Systems in einem vollautomatischen Prozess verarbeitet und auf Knopfdruck verteilt.
Die PLOSSYS Distribution Engine optimiert die Dokumentenaufbereitung und digitale Verteilung nun weiter und macht diese deutlich komfortabler. So ersetzt die PLOSSYS Distribution Engine kundenindividuelle Skripts durch standardisierte Workflows. Das vereinfacht die Einrichtung und macht Lösungen für die digitale Verteilung deutlich flexibler und einfacher zu supporten. So können Sie Ihre Dokumenten- und Datenverteilung noch effizienter und zukunftssicher gestalten.
Diese Zukunftssicherheit entsteht nicht zuletzt durch die Kombination mit PLOSSYS 5. Die leistungsstarke Enterprise Output Management Engine ermöglicht es nicht nur, die bisherigen Vorteile der Prozessausgabe-Lösungen für SAP auch in einer Cloudumgebung zu nutzen, sie setzt auch auf eine moderne Microservice-Architektur.
Fazit
Mit der PLOSSYS Distribution Engine behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über den Stand der Dokumentenverteilung. Sie erfüllt höchste Anforderungen an Compliance und Nachvollziehbarkeit. SEAL Systems ermöglicht Unternehmen so, die Chancen der Digitalisierung zu nutzen und gleichzeitig ihre komplexen Dokumentenprozesse effizient zu managen. Anwenderunternehmen profitieren von einem effizienteren Dokumentenmanagement und glücklicheren Mitarbeitern.
Die PLOSSYS Distribution Engine schafft so einen enormen Mehrwert für Unternehmen, die eine schnelle, zuverlässige und optimierte Dokumentenverteilung benötigen.