Druck- und Verteilaufträge für SAP DVS zusammenstellen

von  Lars Palitzsch

Der Document Distribution Director (DDD) von SEAL Systems ist eine Lösung zum Zusammenstellen von Druck- und Verteilaufträgen für SAP DVS, SAP PLM und Folders Management. Aus verschiedenen Umgebungen und Kontexten können damit Dokument- und Formulardateien gesucht und paketiert werden. Der DDD lässt sich in viele SAP-Transaktionen und Prozesse integrieren. Die Ausgabe erfolgt als Druck oder elektronische Verteilung über Ausgabemanagement-Systeme von SEAL Systems, oder SAP Spool. Alle Ausgaben werden mit Zusatzinformationen und Empfängerdaten versehen, sind im System hinterlegt und können auch zu späteren Zeitpunkten verwaltet, bearbeitet und erneut ausgegeben werden.

Weitere wichtige Funktionen des Document Distribution Director sind:

  • Unterstützung von Dateien und URLs als Dokumentquellen – Nicht immer sind die für die Verteilung relevanten Dokumente im SAP addlocalfilesgespeichert. Daher unterstützt die aktuelle Version auch die Verwendung von Dateien im Netzwerk und von URLs. Diese können sowohl interaktiv ausgewählt als auch über die API Schnittstelle übergeben werden. Dateien müssen dabei im Netzwerk abgelegt sein. Die Unterstützung von lokalen Dateien ist vorbereitet.
  • Unterstützung von SAP Business Objekten – Neben SAP-Dokumenten des DVS, Folders Management und SAP Dokumentenverwaltungen können im DDD auch andere SAP Business Objekte referenziert werden. Das erlaubt eine Zuordnung eines Ausgabeauftrags zum Businessobjekt und der Navigation zwischen diesen Objekten.
  • Gesamtstatus der Aufgabe – Die Rückmeldung aus dem Ausgabeprozess wird bisher über das SAP Spool Protokoll oder das Protokoll der SAP Dokumentenverteilung abgebildet. Neu ist die Funktion, das bei der Rückmeldung der Gesamtstatus des Ausgabeauftrags auf „Ausgabe erfolgreich“ bzw. „Ausgabe fehlerhaft“ setzt. Damit können sehr leicht alle Aufträge ermittelt werden, bei deren Ausgabe Probleme festgestellt wurden und diese im SAP kontrolliert, korrigiert und ggfs. erneut ausgegeben werden.
  • PLOSSYS – Infoclient aus DDD aufrufen – Bei Druckausgabe kann es hilfreich sein, die eigenen Aufträge im Ausgabesystem abzubrechen, zu löschen oder wiederholen zu können. Dazu infoclientwurde im DDD der Infoclient integriert, der die eigenen Druckaufträge im PLOSSYS anzeigt und die genannten Funktionen bietet.
  • Transmittal Prozess als Add-On – in vielen Branchen ist der Austausch von Dokumenten mit dem Kunden, Lieferanten, Konstruktionsbüros oder anderen externen Partnern eine häufige Aufgabe. Als Transmittal oder Submittal werden die zu einer Lieferung zusammengefasste Dokumentenliste und deren Daten bezeichnet. Das Add-On bietet Zusatzfunktionen, um die für den Transmittalprozess notwendigen Daten im DDD zu erfassen, zu bearbeiten, zu speichern und diese mit dem SAP DVS abzugleichen. Der Vorteil der Synchronisierung mit dem SAP DVS, das man bereits mit SAP Standardfunktionen den Verteilstatus feststellen kann.
  • Parameter als Icons anzeigen – In der Objektansicht können neben Texten auch Icons angezeigt werden. Die Icons können manuell oder über die Datenermittlung gesetzt werden. Damit können zum Beispiel in Statusfeldern Symbole abhängig vom Dokumentenstatus angezeigt werden.
  • Massentransaktion um Aufträge zu drucken, zu löschen und anzuzeigen – Mit der Transaktion /SEAL/OUT_CR_JOB_ADMIN und deren Varianten können Aufträge interaktiv oder im Batch gesucht und die ermittelten Aufträge gedruckt, gelöscht oder angezeigt werden. Damit können Druckvorgänge zu geeigneten Zeiten eingeplant werden oder auch nur temporär benötigte Aufträge nach Ausgabe regelmäßig gelöscht werden.
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  • Interaktiver Referenzauftrag – Die Funktion Interaktiver Referenzauftrag wird auch für das Drucken von Lieferungen aus dem SAP Modul SD unterstützt.
  • Erweiterung für die DDC/Web – DDC/Web ist die Webdynpro Oberfläche des DDD. Mit der Version DDD 1.0.6 wird der Absprung aus dem DDC/Web in die korrespondierenden PLM7 Dialoge, zum Beispiel für Dokumente oder Material unterstützt. Zusätzlich können über eine Suche weitere Dokumente in den Auftrag übernommen werden. Ebenso ist die Funktion „Interaktiver Referenzauftrag“ auch für DDC/Web verfügbar.
  • Vereinfachung der Anzeige – Parameter können auftragsartabhängig konfiguriert werden, damit kann die Parameterliste prozessspezifisch deutlich kürzer ausfallen. Technische Daten werden in der Voreinstellung nicht angezeigt, können aber über das Menü aktiviert werden.

Eine neue Version unseres Document Distribution Directors ist für ca. April 2017 geplant.

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