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Dr. Uwe Wächter

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Was ist PDF?

Dateiformat, das unabhängig vom Erstellerprogramm, der Hardware und dem Betriebssystem ist

Was ist PDF?

Das portable Dokumentenformat (PDF) wurde 1993 von Adobe veröffentlicht. Ziel war ein Dateiformat, welches unabhängig vom Erstellerprogramm, der Hardware und dem Betriebssystem sein sollte. Gewährleistet wurde das durch einen freien Viewer und eine offene Spezifikation. Nur die Bearbeitungsprogramme von Adobe waren kostenpflichtig. Im Prinzip kann aber jeder eine eigene Erzeugerapplikation auf der Basis der offenen Spezifikation programmieren.

Problematisch ist seit jeher aber der im Laufe der Zeit stetig wachsende Funktionsumfang von PDFs. Einen vollständigen Viewer zu schreiben ist daher sehr schwierig. Daher war der Acrobat Reader von Adobe immer das Maß aller Dinge und etablierte sich als Standard, selbst wenn der Acrobat Reader manchmal punktuell hauseigene Spezifikation missachtete oder Unklarheiten in der Spezifikation aufdeckte. Einen Erzeuger zu programmieren ist dagegen einfacher, wenn man nur einen eingeschränkten Funktionsumfang unterstützt.

Unveränderbar und reproduktionssicher

Der Schutz des portablen Dateiformats für viele Anwendungen (Langfrist, Archiv, Drucken) wurde entscheidend durch die ISO Norm PDF/A (19.005-1:2005) verbessert. Hier wird ein solcher eingeschränkte Funktionsumfang aus der Spezifikation herausgegriffen. Durch diesen Schritt ist davon auszugehen, dass die daraus gebildeten PDFs mit hoher Wahrscheinlichkeit auf lange Sicht unveränderbar bleibt und damit reproduktionssicher ist.

Ein weiterer großer Schritt war die Überführung des proprietären PDF Formats in eine ISO Norm. Damit schnitt sich Adobe freiwillig von der Möglichkeit ab, das Format selbstständig weiterzuentwickeln. Stattdessen ist es wohlgenormt als PDF 1.7 ISO 32000-1:2008. Der zweite Teil, also PDF 2.0 ISO 32000-2, ist kurz vor der Freigabe. Die ISO Norm erlaubt allerdings Erweiterungen, die Adobe weiterhin nutzt.

1:1 Vorlagen für gedruckte Seiten

Anders als in vergleichbaren Dateiformaten wie etwa Word liegt der Fokus bei PDFs auf der exakten Beschreibung der Seiten. Eine PDF-Seite soll eine elektronische 1:1 Vorlage für eine gedruckte Seite sein. Im Gegensatz zu einem Papierdokument haben aber PDF Dokumente zusätzliche Mechanismen, die dem Anwender den Umgang mit Dokumenten leichter machen. So gibt es interaktive Inhaltsverzeichnisse, Markierungen (Bookmarks) und Vorschaubilder, die Leser über den Acrobat Reader einsehen können.

Die Verbreitung von mobilen Geräten mit einer kleineren Anzeigegröße ließ einige weitere Features von PDFs wichtig werden. Gute Erzeuger setzen Markierungen in den Text, wo dieser bei Bedarf umgebrochen werden kann. Bilder und andere Objekte können Ersatztexte bekommen, falls das portable Display so klein ist, dass man das Bild nicht mehr erkennen kann.

Aufnahme von 3D-Objekten für die Konstruktion

PDF Dateien können auch 3D Objekte in sich aufnehmen. Das bietet die Möglichkeit, Ansichten auf Konstruktionen zu bieten, wie im CAD. Zwar ist keine Bearbeitung möglich, aber einzelne Elemente können ab- und dazugeschaltet werden. Außerdem können Notizen angebracht, Schnitte gelegt und Teile bemaßt werden.

Gut aufgebaute PDF Dateien tragen Kennzeichnungen in sich, um Strukturierungselemente, wie Überschriften, Tabellen, Stichwortverzeichnisse, Inhaltsverzeichnis aufzufinden. So kann ein entsprechend ausgestatteter Reader die Datei nicht nur vorlesen, sondern erlaubt einem Anwender mit Sehbehinderung auch die Navigation durch die Datei mittels Spracheingabe. Ob eine PDF Datei solche Funktionen unterstützt, prüft man anhand der Einhaltung der ISO Norm PDF/UA 14289-1:2012. Publikationen von Behörden und öffentlichen Einrichtungen sollen zunehmend diesen Standard unterstützen.

Schutzkonzepte für PDF-Dokumente

Ein großer Anteil des Know-hows eines Unternehmens steckt in seinen PDF Dokumenten. Daher ist die Möglichkeit zum Dokumentenschutz eine wichtige Eigenschaft von PDF. Es gibt mehrere Schutzkonzepte.

  • Alte Inhalte können im PDF unleserlich gemacht werden durch die Schwärzungsfunktion.
  • Das Öffnen einer PDF Datei kann per Passwort abgesichert werden. Allerdings gibt es nur ein Passwort pro Datei.
  • Einzelne Features des Umgangs mit PDFs wie Ändern, Drucken, Extrahieren können in der Datei abgeschaltet werden. Das nachträgliche Ändern der Anwenderrechte kann ebenfalls wieder über ein Passwort abgesichert werden.

Noch sicherer mit Digitalem Rechtemanagement

Die sicherste, aber auch aufwendigste Methode ist jedoch die Absicherung über einen gesonderten Rechteserver im Rahmen eines digitalen Rechtemanagements. Die PDF Dateien werden verschlüsselt. Der Entschlüsselungsmechanismus steckt im Acrobat Reader von Adobe. Die Erlaubnis zum Entschlüsseln erteilt der Rechteserver nach Authentifizierung des Benutzers. So können Datei- und Anwender-spezifische Rechte vergeben werden. Rechte lassen sich auch noch ändern nach der physikalischen Verteilung des Dokuments, da die Rechte nicht in der Datei, sondern auf dem Rechteserver verwaltet werden.

Erhöhen auch die Sicherheit: Digitale Signaturen

Zur Sicherheit von Dokumenten tragen auch digitale Signaturen bei. Durch Vorhandensein einer gültigen Signatur im Dateiformat ist bewiesen, dass das Dokument seit dem Aufbringen der Signatur nicht geändert wurde. Über das verwendete Zertifikat kann der Autor zweifelsfrei nachgewiesen werden. Aber auch Freigebende oder Eigentümer von Dokumenten können mit einem Zertifikat kenntlich gemacht werden. PDF ist damit ideal für interne digitale Signaturen vorbereitet.

Ein guter Workflow für die Erzeugung von PDFs für längere und sichere Verwahrung sieht so aus:

Ein guter PDF Erzeuger erstellt automatisch aus dem Applikationsformat ein durchsuchbares und getagtes PDF (PDF/UA). Nachfolgend wird die Langzeittauglichkeit sichergestellt durch Konvertierung nach PDF/A.

Eine elektronische Signatur wird auf die Dokumente aufgebracht, um jederzeit nachzuweisen, wer Eigentümer, Autor, Freigeber war und dass das Dokument in der ursprünglichen Form vorliegt.

Natürlich kann man auch nur Teile dieses Workflows realisieren. Die Aufbewahrung der Dokumente erfolgt dann ungeschützt, aber in einem sicheren DMS oder Archiv. Wird das Dokument zur Nutzung verteilt, so wird insbesondere bei externer Verteilung eine Verschlüsselung mittels Digitalem Rechtemanagement vorgenommen. Das so versandte PDF Dokument sollte immer aber nur als Kopie des Originals betrachtet werden, welches sich noch im heimischen DMS befindet.

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