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Bereitstellung und Verteilung von Produktinformationen

Was ist Produkt­informati‍ons­management?

product information management, PIM

Das Produktinformationsmanagement (PIM) stellt Informationen zu Produkten unternehmensintern sowie teilweise auch externen Nutzergruppen zur Verfügung. Diese Informationen können dann über verschiedene Medien und Kanäle verteilt werden. Voraussetzung dafür ist die medienneutrale Verwaltung, Pflege und Modifikation der Produktinformationen in einem zentralen System, um jeden Kanal einfach und konsistent beliefern zu können.

Nicht zentral gespeicherte Daten sorgen für Redundanzen

Daten sollen stets nur einmal und zentral gespeichert werden. Dadurch werden Redundanzen vermieden. Erfolgt die Speicherung nicht zentral und ist für viele Anwender zugänglich, so kann sehr leicht eine redundante Ablage entstehen. Auch die Daten zu Produktinformationen können durch unübersichtliches und verteiltes Speichern Redundanzen erzeugen. Redaktionssysteme, Konstruktion, Bilddatenbanken – all diese Einheiten speichern Daten separat. Meistens werden Daten für unterschiedliche Ausgabemedien nicht bei Bedarf passend formatiert, sondern sie existieren bereits in vorformatierter Form – Layout, Größe, medienspezifisch – und mehrfach parallel nebeneinander als Papier, PDF oder als Webcontent. Für unterschiedliche Anwendergruppen werden Daten in unterschiedlichen Ablagen gespeichert, wie zum Beispiel DMS, SharePoint, Cloudspeicher, lokale Festplatte oder von unterschiedlichen Systemen verwaltet wie PLM, ERP, CRM etc. Wenn dann noch Daten für bestimmte Anwendungen, wie Produkt-Konfiguratoren, Webshops oder Bedienungsanleitungen extra erzeugt werden, dann ist das Chaos programmiert.

PIM: Zentrale Verwaltung aller Informationen über das eigene Produkt

Ein Produktinformationssystem (PIM) kann hier Abhilfe schaffen. Im Fokus steht dabei die zentrale Verwaltung aller Informationen über das eigene Produkt. Die Verwaltung sollte medienneutral erfolgen. Pflege und Modifikationen sollen an einer Stelle im Unternehmen passieren. Aus diesem System heraus erfolgt dann die dynamische Versorgung aller Ausgabekanäle für die Produktpublikation. Dafür wird aber meist ein weiterer Datenspeicher eingeführt, das PIM. Dabei kann man den Mehrwert von PIM auch erreichen, wenn man vorhandene zentrale Speichermöglichkeiten konsequent nutzt.

Dann spricht man von Direct Publishing in Verbindung mit den bereits im Product Lifecycle Management (PLM) strukturiert abgelegten Produktinformationen. Liegen im PLM bereits ausreichend produktbeschreibende Informationen vor (2D-Darstellungen, Bilder, beschreibende Texte für Montage, Instandhaltung und Nutzung und andere), so können daraus Montage- und Bedienungsanleitungen, Ersatzteilkataloge und Wartungsvorschriften automatisch generiert werden. Ein Redaktionssystem für die Erstellung der beschreibenden Texte kann immer nur die Komponenten eines Produkts beschreiben, welche vom Unternehmen selbst gefertigt werden. Für Zulieferkomponenten müssen die Dokumentationen der Zulieferer ebenfalls in die Gesamtdokumentation Einzug finden. Das zentrale PLM gibt auch die Struktur und Navigationsmöglichkeiten in der zu erzeugenden Gesamtdokumentation vor. Wenn Sie Betriebsanleitungen, Wartungsvorschriften, Prüfberichte oder Datenblätter automatisch generieren wollen ist eine spezifische Erstellung dieser Dokumente meist nicht erforderlich. Nutzen Sie die Informationen, wie sie vorliegen und das Direct Publishing-System stellt alles automatisch zusammen und ergänzt es zudem auf Wunsch mit einem Deckblatt, Inhaltsverzeichnis und einheitlichen Kopf- und Fußzeilen mit fortlaufender Seitennummerierung und vieles andere mehr.

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