Effiziente Migration von Microsoft Office Dateibeständen (Teil 2 von 2)

von  Dr. Uwe Wächter

Migration Office 28CAD-Modelle unterscheiden sich, wenn es im deren Archivierung geht, wesentlich von Office-Dateien. Viele Unternehmen nehmen jedoch an, dass Office-Dateien aufwärtskompatibel auch von jeder zukünftigen Version der Autorensystems gelesen, geändert und ausgegeben werden können. Das trifft jedoch nicht immer zu. Was Sie beachten müssen, wenn Sie Ihre Daten aus Microsoft Office 2003 (und älter) auf Office 2007 (und neuer) effizient migrieren möchten, zeigen wir Ihnen in dieser zweiteiligen Serie. Heute erklären wir Ihnen, ob der Kompatibilitätsmodus als Lösung dienen kann und zeigen Ihnen, wie Sie den idealen Migrationsprozess gestalten und automatisieren.

Der Kompatibilitätsmodus als Lösung?

Seit Version 2007 besitzt das MS Office-Paket einen Kompatibilitätsmodus. Dieser konvertiert Dateien des älteren Formats on-the-fly in das neue XML-Format. Der Anwender muss beim Speichern entscheiden, ob er wieder im alten, binären Format speichern oder das nach XML konvertierte Resultat abspeichern will. Hierbei kommt es häufig zu Warnmeldungen vor Inkompatibilitäten beim Speichern. Die Version 2003 besitzt ebenfalls einen Kompatibilitäts­modus, der die XML-basierten Dateien neuerer Office-Versionen vor der Bearbeitung temporär in das alte binäre Format zurück rechnet. Dieser besitzt jedoch dieselben Schwachstellen und verursacht durch die Umwandlung weiterentwickelter Formate in ein älteres Format tendenziell eher mehr Probleme.

Die ausschließliche Nutzung des Kompatibilitätsmodus birgt also oben geschilderte Risiken. Unterscheidet die Software immer genau die Version der Datei? Ist das Einlesen mit einem zusätzlichen gesonderten Interpreter für alte Formate wirklich immer exakt oder wird bei manchen Elementen nur eine annähernde Emulation durchgeführt? Konkrete Vorfälle mahnen zur Vorsicht. Dazu kommt die Frage: Wird der Kompatibilitätsmodus immer, also auch in weiteren Office-Versionen enthalten sein? Microsoft selbst weist an dieser Stelle darauf hin, dass nicht alle Elemente, die in Office verwendet werden, ohne Änderung der visuellen Reproduktion von einem Office-Format in das andere übertragen werden können.

Es zeigt sich, dass hier eine kontrollierte Dateimigration – wie im CAD-Bereich üblich – äußerst sinnvoll ist. Beim Update der Arbeitsplatzrechner auf Office 2007 oder 2010, wird dabei der vorhandene Dateibestand mit einem automatischen Konvertierungsprozess unter Aufsicht von Fachleuten in das neue Dateiformat überführt, anstatt mit den neuen Office-Versionen über den Kompatibilitätsmodus („Kompatibilitätspaket“) auf die Office 2003-Dateien zuzugreifen.

Zusammengefasst heißt das: Unternehmenskritische Dokumente sollten im Zuge einer ganzen oder teilweisen Einführung neuer Office-Versionen nur kontrolliert konvertiert werden.

Dateibestand analysieren und klassifizieren

Microsoft bietet zur Unterstützung kontrollierter Dateimigrationen eine nützliche Lösung an: den Office Migration Planning Manager für Office 2010 (OMPM). Dieses Werkzeug ermöglicht dem Administrator, selektive oder vollständige Tests über den Dateibestand laufen zu lassen und die bestehenden Dateien hinsichtlich ihrer Gefährdung für Reproduktionsabweichungen zu klassifizieren. OMPM erlaubt die automatische Klassifi zierung bestehender Dateien nach

  • Altdateien, die gemäß einstellbarer Kriterien offenbar nicht mehr benötigt werden
  • Dateien, die sicher (ohne Abweichungen) in das neue Format konvertiert werden können
  • Dateien, die Elemente enthalten, die nicht ohne manuelle Anpassung in das neue Format konvertiert werden können

Bei den Tests werden auch die Funktionsweisen von enthaltenen Makros und VBA-Skripts in der neuen Office-Laufzeitumgebung untersucht und bewertet.

Kontrollierte Dateimigration: Den idealen Prozess gestalten und automatisieren

SEAL Systems bietet die ideale Lösung, um ideale (d.h. schnelle, sichere und effiziente) Dateimigrationsprozesse zu gestalten. Mit der Digital Process Factory (DPF) von SEAL Systems lassen sich automatische, komplette Migrationsprozesse von Analyse/Klassifizierung (per OMPM) über Klassifizieren, Aussortieren, Benachrichtigen und Konvertieren einfach konfigurieren. Die Digital Process Factory ist eine Entwicklungs- und Laufzeitumgebung für den Entwurf und die Ablaufsteuerung von IT-Prozessen zur Verarbeitung von Informationen, Daten, Dateien und Dokumenten. Zur Gestaltung kundenspezifischer Abläufe und Verfahren ist die DPF hocheffizient, denn Programmieren wird durch das Konfigurieren von Standardverfahren ersetzt.

Das Prinzip: Elementare, standardisierte Verarbeitungsbausteine, die WorkingUnits, werden zu variablen Verarbeitungsabläufen zusammengestellt. Für Zusammenbau und Ablaufsteuerung gibt es interaktive, intuitiv zu bedienende Werkzeuge. Für Office-Dokumente, die in SAP DVS verwaltet werden, gibt es mit DVS-XSA (Extended Search&Action) sogar eine Standardlösung von SEAL Systems, die in den automatischen Prozess integriert werden kann.

Alle Infos zum Nachlesen finden Sie nochmals in diesem Whitepaper zum Thema Office Refiling.

Hier geht’s zu Teil 1.

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