Dokumente aus SAP im SharePoint bereitstellen

In diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels aus unseren Kundenprojekten, wie mit unserem SAP-SharePoint-DMS-Exchange Dokumente aus SAP-Produktstrukturen ermittelt und nach SharePoint exportiert werden können.

Die Aufgabenstellung

Für die Zusammenarbeit in den Bereichen Konstruktion und Einkauf sowie Konfigurations- und Dokumentenmanagement verwendet unser Beispielunternehmen bereits ein SharePoint Portal sowohl für interne als auch externe Zugriffe. Dieses Portal soll nun zusätzlich den Zugriff auf Dokumente ermöglichen, die im SAP verwaltet und dort mit unterschiedlichen SAP-Strukturen verknüpft sind.

Das Ziel

Die Dokumente sollen im SAP automatisch nach festgelegten Regeln ermittelt, im SAP nachvollziehbar verwaltet und in SharePoint Bibliotheken übertragen werden, die durch SAP-Daten identifiziert werden. SharePoint übernimmt dabei die Bereitstellung dieser Dokumente für die internen und externen Anwender.

Die Lösung

Die Ermittlung der Dokumente kann durch die SAP-Transaktionen von SEAL Systems erfolgen oder der Kunde verwendet eigene Transaktion zur Ermittlung und Weitergabe. Sobald die relevanten Dokumente identifiziert sind werden sie an unser Ausgabemanagementsystem PLOSSYS netdome übergeben. Dort laufen folgende Verarbeitungsschritte ab:

• Bestempelung und Konvertierung der Dokumente. Je nach Anforderungen können die Dokumente im Originalformat oder als PDF bzw. PDF/A exportiert werden.
• Auswertung der Bestelldaten, um die Dokumente in das Verzeichnis des jeweiligen Lieferanten zu exportieren.
• Übertragung der Dokumente und Metadaten ins SharePoint.
• Rückmeldung der Übertragungsstatus an SAP.

Mit dieser Lösung können natürlich ebenfalls Dokumente zu einer Dokumentstückliste, zur Installation, zum Kundenauftrag und zu anderen SAP Objekten bzw. Strukturen ermittelt und verteilt werden.

Das Ergebnis

Innerhalb weniger Minuten werden die Dokumente im SAP ermittelt und über das Ausgabemanagementsystem ins SharePoint übertragen. Die Bereitstellung per SharePoint erlaubt einen sicheren Zugang der externen Partner zu den Dokumenten unabhängig vom SAP. Die bisherige Verteilung per Papier oder Email wird durch eine Bereitstellung im SharePoint Portal ersetzt.

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