Dokumente aus SAP im SharePoint bereitstellen

von  Jürgen Gotthardt

sharepoint_Grafik-300x229 Dokumente aus SAP im SharePoint bereitstellenIn diesem Blogbeitrag erklären wir Ihnen anhand eines Beispiels aus unseren Kundenprojekten, wie mit unserem SAP-SharePoint-DMS-Exchange Dokumente aus SAP-Produktstrukturen ermittelt und nach SharePoint exportiert werden können.

Die Aufgabenstellung

Für die Zusammenarbeit in den Bereichen Konstruktion und Einkauf sowie Konfigurations- und Dokumenten%shy;management verwendet unser Beispielunternehmen bereits ein SharePoint Portal sowohl für interne als auch externe Zugriffe. Dieses Portal soll nun zusätzlich den Zugriff auf Dokumente ermöglichen, die im SAP verwaltet und dort mit unterschiedlichen SAP-Strukturen verknüpft sind.

Das Ziel

Die Dokumente sollen im SAP automatisch nach festgelegten Regeln ermittelt, im SAP nachvollziehbar verwaltet und in SharePoint Bibliotheken übertragen werden, die durch SAP-Daten identifiziert werden. SharePoint übernimmt dabei die Bereitstellung dieser Dokumente für die internen und externen Anwender.

Die Lösung

Die Ermittlung der Dokumente kann durch die SAP-Transaktionen von SEAL Systems erfolgen oder der Kunde verwendet eigene Transaktion zur Ermittlung und Weitergabe. Sobald die relevanten Dokumente identifiziert sind werden sie an unser Ausgabemanagementsystem PLOSSYS netdome übergeben. Dort laufen folgende Verarbeitungsschritte ab:

  • Bestempelung und Konvertierung der Dokumente. Je nach Anforderungen können die Dokumente im Originalformat oder als PDF bzw. PDF/A exportiert werden.
  • Auswertung der Bestelldaten, um die Dokumente in das Verzeichnis des jeweiligen Lieferanten zu exportieren.
  • Übertragung der Dokumente und Metadaten ins SharePoint.
  • Rückmeldung der Übertragungsstatus an SAP.

Mit dieser Lösung können natürlich ebenfalls Dokumente zu einer Dokumentstückliste, zur Installation, zum Kundenauftrag und zu anderen SAP Objekten bzw. Strukturen ermittelt und verteilt werden.

Das Ergebnis

Innerhalb weniger Minuten werden die Dokumente im SAP ermittelt und über das Ausgabemanagementsystem ins SharePoint übertragen. Die Bereitstellung per SharePoint erlaubt einen sicheren Zugang der externen Partner zu den Dokumenten unabhängig vom SAP. Die bisherige Verteilung per Papier oder Email wird durch eine Bereitstellung im SharePoint Portal ersetzt.

 

Icon-PDF-43x58 Dokumente aus SAP im SharePoint bereitstellen Interesse geweckt? –
Fordern Sie unser White Paper zum Thema SharePoint an!*

*Kein Newsletter, keine Weitergabe, Kontaktaufnahme nur zum genannten Zweck.

Teilen

Kommentar schreiben

Ihre E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind markiert. *

* = erforderliche Felder

  • Blog-Kategorien

  • Autor

    Jürgen Gotthardt

    Als Account Manager ist Jürgen Gotthardt in Beratung und Vertrieb zu Lösungen für SAP unterwegs. Sein Schwerpunkt sind die Abbildung und Optimierung dokumentbasierender SAP-Geschäftsprozesse. Privat ist Fußball seine große Leidenschaft, hier begeistert sich der Hesse für Adler und Lilien. :-)
    juergen.gotthardt@sealsystems.de |
    06154 637-373

  • Anstehende Veranstaltungen

    1. PDF Days Europe 2021

      27. September 2021 - 29. September 2021
    2. Online-Seminar: Was bringt Ihnen Cloud Printing für Ihre Cloud-Strategie?

      30. September 2021 um 11:00 - 11:30
    3. SEAL Systems Schulungstage – jetzt online

      9. November 2021 - 11. November 2021