Output Solutions erklärt: Was ist eigentlich Output Management?

von  Johannes Hesel

Sie interessieren sich für Output Solutions und wollten schon immer wissen, was das genau ist, wie Output Management funktioniert und was es alles leistet? In diesem Blogbeitrag beantwortet Johannes Hesel, Leiter unseres Geschäftsfeldes Corporate Output Management, Ihre Fragen zu diesem Thema.

gluehbirneWas versteht man eigentlich genau unter Output Management?

Im Arbeitskreis Output Solutions des Bitkom sitzen etwa 30 Unternehmen. Jedes davon würde Ihnen diese Frage etwas anders beantworten. Wir sind uns aber alle einig, dass es beim Output Management darum geht, die Verteilung von Informationen und Dokumenten bzw. die Prozesse rund um dieses Thema zu optimieren. Plakativ gesagt sorgen Output Solutions dafür, dass Sie die richtige Information zur richtigen Zeit, am richtigen Ort in der richtigen Form vorliegen haben. Und das mit minimalem Aufwand. Im Wirtschaftsinformatik-Umfeld sieht man Output Management darüber hinaus als wichtigen Teil von Enterprise Content Management, meist kurz ECM genannt.

Wie funktioniert das?

Typischerweise stellen Output Management Lösungen Schnittstellen zur Verfügung, die aus den Applikationsumgebungen, aus denen die Informationsverteilung stattfinden soll, die Informationen und Dokumente entgegennehmen. Diesen Input bereiten sie anschließend zentral auf, um ihndann im idealen Format für den gewählten Kommunikationskanal zu verteilen.

Seal_Anwenderuebersicht_COM_einfachDie Lösung für das Output Management von SEAL Systems heißt PLOSSYS netdome. Wodurch unterscheidet sich diese Engine von klassischen Systemen?

Hier kommt es darauf an, was mit einem „klassischen System“ gemeint ist. Meinen Sie damit „Drucken mit dem Windows Standard und mit Windows Printservern“, dann könnte meine Antwort lauten, dass wir 98% der Geräte eines Unternehmens mit einem einzigen Druckertreiber ansteuern können, ohne dass Sie dabei auf eine gerätespezifische Abbildung im Druckdialog von Windows verzichten müssen. Die Administratoren von Windows-Umgebungen und Citrix Serverplattformen wissen, welchen Mehrwert so ein Lösungsansatz für sie hat. Verstehen Sie unter einem klassischen System das Drucken über den SAP Spooler, würde ich antworten, dass wir auch aus SAP heraus nahezu alle Ausgabeplattformen über einen generischen Druckertypen abbilden. Gleichzeitig reduzieren wir damit den Aufwand für die Formularentwicklung deutlich, während Sie innerhalb von SAP jederzeit den Status Ihres Druckauftrages verfolgen können. Und zwar so lange, bis wirklich Papier am Drucker liegt.

multifunktionsdruckerGenerell sorgen wir mit unserem Ansatz dafür, dass sich der Verwaltungsaufwand rund um das Thema Drucken verringert. Drucker müssen beispielsweise nur noch einmal an einer zentralen Stelle eingerichtet werden und werden dann auf Knopfdruck automatisch in SAP, Windows und in PLOSSYS zur Verfügung gestellt. Ein zentrales Monitoring hilft den Administratoren und dem User Helpdesk beim Managen einer verteilten Ausgabeumgebung.

Der wesentliche Vorteil unseres Ansatzes ist jedoch, dass wir komplett applikations- und herstellerunabhängig arbeiten. Wir liefern eine Corporate Output Management Plattform, über die alle Ausgabeanforderungen eines Unternehmens abgewickelt werden können. Erst kürzlich war ich bei einer großen europäischen Behörde, die vor drei Jahren unsere Lösungen eingeführt hat. Dort hat man mir gesagt, dass einer der größten Vorteile unseres Produkts darin gesehen wird, dass man zukünftig nicht mehr von einzelnen Druckerherstellern abhängig ist und dass man es geschafft hat, mit unserer Engine zehn bis zwölf Bestandslösungen abzulösen. Dagegen ist der Transaktionsdruck in mittelständischen Unternehmen ein Klacks.

Wie können dabei Druckbedarfe, verschiedene Endgeräte und Geräteplattformen effizient kombiniert werden?

Ein Aspekt sind dabei die oben erwähnten standardisierten Integrationen in die verschiedenen Applikationsebenen. Und natürlich auch die integrierten Konvertierungslösungen in unserer Output Management Plattform mit denen sich unterschiedlichste Applikationen sehr einfach mit allen Ausgabekanälen verbinden lassen. Beim Thema Effizienzsteigerung in den Ausgabeprozessen fällt docmir aber noch etwas ganz anderes ein: Es gibt viele Geschäftsprozesse, die Ausgaben aus unterschiedlichen Umgebungen benötigen. Für eine Bestellung werden beispielsweise neben der eigentlichen Bestellung aus dem SAP System noch allgemeine Geschäftsbedingungen, Spezifikationen oder Zeichnungen gebraucht. Zu einem Fertigungsauftrag sollen zu den jeweiligen Fertigungspapieren auch noch Begleitdokumente hinzugefügt werden. Hier bieten wir mit unseren Integrationen für SAP Lösungen an, die automatisch beim Drucken der Bestellung, oder des Instandhaltungs- bzw. Fertigungsauftrags prüfen, ob es dazu auch verknüpfte Dokumente gibt. Die werden dann ebenfalls automatisiert abgesammelt, aufbereitet und an der richtigen Position zusammen mit den Geschäftspapieren gedruckt. In diesem Fall wird nicht nur der eigentliche Druckprozess, sondern der gesamte Geschäftsprozess durch die Output Management Lösung optimiert. Diese führt zu schnelleren und sichereren Abläufen.

Haben auch Sie Fragen zum Thema Corporate Output Management? Werfen Sie doch einen Blick in unser Whitepaper oder schreiben Sie uns. Wir sind gerne für Sie da!

Umfangreiche weitere Informationen finden Sie außerdem hier.

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