PDF ist das zentrale Datenformat im Umgang mit digitalen Dokumenten. Allerdings werden in der betrieblichen Praxis unter anderem aufgrund mangelnder Bekanntheit nicht alle Möglichkeiten, die PDF (teilweise schon sehr lange) bietet, unterstützt bzw. genutzt. Insbesondere die Tatsache, dass PDF-Dateien andere Dateien enthalten können ist ein Nutzenmerkmal, das für viele Unternehmen interessant sein könnte. Seit Adobe Acrobat X wird die Nutzung solch eingebetteter Dateien auch von Adobe selbst forciert.

PDF prägt technische Dokumentationsprozesse

Maschinen- und Anlagenbauer verwalten ihre Unterlagen für Konstruktion, Fertigung, Teilebeschaffung und Instandhaltung ihrer Produkte in PLM-Systemen. Die entsprechenden Dokumente sind dort in geeigneter Form strukturiert abgelegt. Basierend auf diesen Strukturen werden auch die jeweiligen Kundendokumentationen, Ersatzteilkataloge, Montageeinleitung usw. gefertigt. Dazu werden die benötigten Dokumente aus dem PLM-System kopiert, zusammengeführt und in ein übersichtliches, einheitliches Layout formatiert. Als Dateityp für die digitale Dateizusammenstellung eignet sich besonders PDF. Interaktive Bookmarks und Inhaltsverzeichnisse können direkt aus den Strukturen des PLM-Systems erzeugt und mit den Teildokumenten verlinkt werden.

Praktische Anforderungen bei der PDF-basierten Dokumentationserstellung

Was aber soll bei der Zusammenstellung z.B. einer PDF-basierten Kundendokumentation passieren, wenn man im Dokumentationsprozess..

• geschützte Dokumente
• signierte Dateien
• Video und Audio-Inhalte

…in die elektronische Gesamtdokumentation einfügen muss, ohne dass sie ihre spezifischen Eigenschaften verlieren?

Wie kann man verfahren, wenn…

• Originaldateien zusätzlich zur PDF-Dokumentation mitgeliefert werden müssen (z.B. Fertigungsanweiseung in DXF, Berechnungsvorschriften in Excel…)
• verknüpfte Dateien vorhanden sind (z.B. Word beinhaltet eingebettetes Excel-Sheet), die auch in der Gesamtdokumentation noch editierbar bleiben sollen?

Was ist zu tun, wenn für manche Dateitypen keine Konvertierungsmöglichkeit nach PDF zur Verfügung steht?

Neue (sogenannte strukturierte) PDF-Arten bieten für diese Anforderungen technischer Redakteure geradezu ideale Funktionalität und können in der automatischen Dokumentationserstellung  genutzt werden!

Welche Arten des strukturierten PDFs es gibt, was diese können und wie Sie diese am besten nutzen erfahren Sie in unserem Whitepaper: Vorteile funktionsreicher PDF-Typen in der technischen Dokumentation.