Dokumente aus SAP in SharePoint übertragen: SharePoint Process Portal

von  Lars Palitzsch

Unser SharePoint Process Portal für SAP bietet komfortable Möglichkeiten, um Dokumente Kunden und Geschäftspartnern zur Verfügung zu stellen. Das Portal sorgt dafür, dass im SAP die gewünschten Dokumente mit allen dazugehörigen Anlagen identifiziert und in der richtigen Reihenfolge ins SharePoint übertragen werden.

SharePoint Process Portal 2SharePoint bietet keine wirklich komfortable Möglichkeit, im SAP verwaltete Daten und Dateien inklusive aller damit verknüpften Dokumente anzuzeigen. Wenn also bestimmte SAP-Daten internen und externen Anwendern ohne SAP-Zugang zur Verfügung gestellt werden sollen, wird meist ein Zusatzprogramm benötigt: Das SharePoint Process Portal von SEAL Systems. Dieses Portal dient als Brücke zwischen SAP und SharePoint. Dokumente und Daten werden dadurch vollständig und reihefolgerichtig von SAP ins Sharepoint-System übertragen. Der Vorteil dabei ist, dass nur die Dokumente und Daten übertragen werden, die für den Geschäftsprozess wirklich relevant sind.

Die Übertragung der Daten vom SAP ins SharePoint erfolgt dabei direkt durch das Portal. Der Anwender erhält per E-Mail lediglich einen Link auf sein persönliches SharePoint-Portal. Dort sind alle relevanten Dokumente und Metadaten als Kopien gespeichert und können unabhängig von SAP genutzt werden. Interessant ist das beispielsweise, wenn Daten einer Bestellung bereitgestellt werden sollen, für deren Ausführung Zeichnungen, Anleitungen oder andere Dokumente aus dem SAP benötigt werden. Ebenso kann das Portal bei der internen Bereitstellung von Anleitungen für die Instandhaltung, oder beim Export aus einer Dokumentenstückliste wertvolle Dienste leisten.

Die Vorteile, die sich daraus für den Anwender ergeben, liegen klar auf der Hand: Die verteilten Dokumente lassen sich im Portal jederzeit aktualisieren und kontrollieren. Mehreren Anwendern können darin die Dokumente gemeinsam zur Verfügung gestellt werden. Die Zuordnung der Dateien vom SharePoint zum SAP-System ist stets gegeben, sodass, selbst wenn Dokumente geändert wurden, jederzeit Rückschlüsse möglich sind. Im Portal gibt es außerdem keine Beschränkung der Dateigrößen, wie beispielsweise beim Verteilen per E-Mail. Optional sind interaktive Rückmeldungen aus dem Portal nach SAP möglich, wie etwa eine Bestätigung über den Eingang der Bestellung oder über den Beginn der Bearbeitung.

Weitere Informationen über unsere Lösungen für SharePoint finden Sie hier.

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