Definition und Erklärung
SAP Spool
Was ist ein SAP Spool?
Die Zwischenschicht zwischen SAP-Anwendung und Ausgabegerät
Wer aus SAP heraus druckt, sieht oft nur den Klick auf „Drucken“ und hofft, dass das Dokument am Drucker ankommt. Was dabei tatsächlich im Hintergrund passiert, ist komplexer – und entscheidend dafür, warum Druckaufträge aus SAP manchmal spurlos verschwinden. Im Zentrum dieses Prozesses steht der SAP Spool.
Definition und Erklärung
Der SAP Spool (auch: SAP Spool-System) ist die interne Zwischenschicht im SAP-System, die Druckdaten temporär speichert und für die Ausgabe vorbereitet, bevor sie an ein Ausgabegerät weitergeleitet werden. Er ist damit das zentrale Bindeglied zwischen der SAP-Anwendung, die ein Dokument erzeugt, und dem physischen oder digitalen Ausgabekanal, der es empfängt.
Spool Request vs. Output Request: Der Unterschied
Das SAP-System unterscheidet konsequent zwischen zwei Auftragstypen:
Spool Request (Spool-Auftrag)
Sobald ein Benutzer in SAP ein Dokument zum Drucken freigibt, wird zunächst ein Spool Request erzeugt. Dabei werden die Druckdaten in einem temporären Format im Spool-System abgelegt – noch ohne dass etwas den Drucker erreicht. In diesem Zustand kann der Auftrag eingesehen, geprüft und bei Bedarf verworfen werden. Transaktionen wie **SP01** ermöglichen die Verwaltung dieser Warteschlange.
Output Request (Ausgabeauftrag)
Erst wenn der Spool Request an ein konkretes Ausgabegerät weitergeleitet wird, entsteht ein Output Request. Dieser übergibt die Daten an den Printserver oder ein anderes Ausgabemedium – Drucker, E-Mail, Fax oder EDI. Der Druckprozessor konvertiert die Spool-Daten dabei in das für das Zielgerät passende Format (z. B. PDF, PCL, PostScript oder ZPL).
Wie der SAP Spool-Prozess abläuft
- Dokument wird in SAP zur Ausgabe freigegeben (z. B. Rechnung, Lieferschein)
- SAP erzeugt einen **Spool Request** – Daten werden temporär gespeichert
- Der Spool-Server entscheidet, welcher Auftrag wann und wohin geht
- Der Druckprozessor konvertiert die Daten ins Zielformat
- Ein **Output Request** übergibt die Daten an den Printserver oder Ausgabekanal
- Das Dokument erscheint am Drucker – oder nicht
Schritt 6 ist das Problem: SAP weiß nach Übergabe an den Printserver nicht mehr, was mit dem Dokument passiert. Hat der Drucker gedruckt? Hat er einen Fehler gemeldet? Ist das Dokument angekommen? Das klassische SAP Spool-System gibt darauf keine Antwort.
Die Schwachstellen des SAP Standard-Spool-Systems
Fehlende Ende-zu-Ende-Transparenz
Der SAP-Spool überwacht den Ausgabeprozess nur bis zur Übergabe an den Printserver. Was danach passiert, liegt außerhalb des SAP-Sichtfelds. Dokumente können verloren gehen, ohne dass dies im System sichtbar wird.
Formatierungsfehler
SAP-Formulare – ob SAPscript, Smart Forms oder Adobe Forms – werden nicht immer korrekt am Zieldrucker ausgegeben. Tabellen werden abgeschnitten, Layouts stimmen nicht, Sonderzeichen fehlen.
Begrenzte Skalierbarkeit
In Umgebungen mit hohem Druckvolumen und verteilten Standorten stößt das klassische SAP Spool-System schnell an seine Grenzen.
Die Lösung: Externes Output Management für SAP
Genau an diesen Schwachstellen setzt das Output Management für SAP® von SEAL Systems an. Über die zertifizierte BC-XOM-Schnittstelle wird die PLOSSYS® Output Engine als externes Output Management System in die SAP-Umgebung integriert.
Das bringt:
- Vollständige Prozesstransparenz – vom SAP-Spool bis zum physischen Ausdruck, mit Statusrückmeldung an SAP
- Korrekte Ausgabe aller SAP-Formulartypen auf allen Druckermodellen, unabhängig von Hersteller und Treiber
- Dokumentenaufbereitung – Stempel, Wasserzeichen, Barcodes direkt im Output-Prozess
- Zentrale Steuerung aller Ausgabekanäle: Print, E-Mail, Archiv, Portal, EDI
Das SAP Spool-System bleibt dabei erhalten – es wird durch SEAL Systems erweitert, nicht ersetzt. Die gewohnte SAP-Oberfläche bleibt für Benutzer unverändert, während im Hintergrund ein leistungsstarkes Enterprise Output Management System die zuverlässige, nachvollziehbare Ausgabe sicherstellt.