Ausgediente Formulare in SAP identifizieren

von  Gert Oehler

SAP-Systeme enthalten viele Formulare. Nicht alle werden tatsächlich noch aktiv verwendet. Die SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems identifiziert inaktive Formulare auf Knopfdruck.

Anstatt alte Formulare zu löschen, belassen sie viele Unternehmen im SAP-System. Ohne Grund werden alte Versionen von Formularen auf neue Treiber angepasst oder bei System-Updates getestet und gegebenenfalls modifiziert. Insbesondere Unternehmen, die ihre Ausgabeverfahren zentralisieren oder optimieren und die Formularausgabe geräteunabhängig gestalten wollen, kommen jedoch um eine Bestandsaufnahme nicht herum.

Unter anderem muss geklärt werden, welche Formulare verwendet werden, wann und wie häufig die Ausgabe erfolgt, welche Ausgabegeräte und Verfahren verwendet werden und wer die Ausgabe auslöst. Es ist häufig eine große Herausforderung, all jene Formulare herauszufiltern, die sich tatsächlich im direkten Zugriff durch die Mitarbeiter befinden.

SAP-Spool-Analyse

Die SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems schafft hier Abhilfe und bietet eine effiziente Möglichkeit, um nicht mehr verwendete Formulare rasch zu erkennen und anschließend zu deaktivieren. Sie identifiziert, welche Formulare im SAP wann, von wem, wie oft und auf welchem Drucker verwendet werden. Die Formulardaten werden in einer Tabelle gespeichert. Deren aktueller Stand kann jederzeit über eine Transaktion ausgewertet werden.

Diese Analyse lohnt sich vor allem dann, wenn viele Formulare vorhanden sind und ein SAP Release-Wechsel ansteht. Die Analyse macht offensichtlich, welche Formulare nach dem Release-Wechsel getestet und weiterhin gepflegt werden müssen. Außerdem ist sie sinnvoll, wenn ein großflächiger Austausch der Druckerflotte bevorsteht. Dann ist es wichtig zu wissen, welche Formulare auf die neuen Drucker umgestellt werden müssen.

Um die SAP-Formular-Analyse durchführen zu können, genügt eine kleine Erweiterung im SAP-System, die für die jeweils relevanten Formularverfahren SapScript, SmartForms bzw. IFbA aktiviert wird. Diese Erweiterung muss für einen ausreichend langen Zeitraum im SAP aktiv sein, um auch solche Formulare zu erfassen, die nicht täglich ausgeführt werden. Sie ist für aktuelle SAP ERP 6.0 Release-Stände verfügbar. Bei der SAP-Formular-Analyse von SEAL Systems werden Formulardaten in einer Tabelle gespeichert. Der aktuelle Stand über eine Transaktion kann jederzeit ausgewertet werden.

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