Technische Dokumentation für SAP

Wir nennen es Direct Publishing oder Print-On-Demand.

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Aus Einzelteilen wird ein neues Objekt erstellt. Ein Handbuch, ein Katalog, ein Bericht, eine Komplettdokumentation. Und das ist mehr als die Summe seiner Teile:

• Einheitliches Format: z.B. PDF oder PDF/A
• Titelblätter, Inhaltsverzeichnisse
• Neue Seitenzahlen, dynamische Kopf- und Fußzeilen
• Navigationshilfen wie Bookmarks und Hotspots
• Logos, CI-konformes Layout
• Stempel und Wasserzeichen bei status- und versionsgeführten Dokumenten
• Einkleben von Bildern und Skizzen
• Layouten von Fließtext aus verschiedenen Quellen

Strukturinformationen aus dem SAP

Dies ist die wichtigste Frage: Woher kommen die Informationen, welche Daten und Dateien eigentlich zur Dokumentation herangezogen werden sollen? Und in welcher Reihenfolge und Strukturierung sollen diese zusammengebaut werden?

Die gute Antwort für alle, die SAP verwenden, um Material-, Produkt- und Projektdaten zu strukturieren. In der Regel liegt hier alles vor, um eine gute Dokumentation zu bauen. Sie haben die Daten – der Publishingprozess wertet sie aus:

• Materialstamm mit Objektverknüpfungen, Konstruktions- und Fertigungsstückliste
• Dokumentstücklisten, Dokumenthierarchie, SAP Easy DMS
• WBS, SAP Projektsystem
• SEAL Systems DDD-Listen für Daten UND Dokumente (Document Distribution Director)
• SAP CAD-Desktop und ECTR
• SEAL Systems Absammelverfahren zur SAP Suche von verbundenen Dokumenten zu vielen Objekten und Prozessen

Da ist alles dabei, um die richtigen Informationen und Objekte zu finden, diese in eine sinnvolle Reihenfolge zu bringen und zu einem neuen Dokument zusammenzufassen.

Input aus vielen Quellen

Wir unterscheiden zwischen Daten und Dateien. Die Daten kommen aus dem SAP. Es gibt dort sehr viele Informationen und Stammdaten. Manches davon ist für die Dokumentation wichtig.
Wir finden es.

Dateien können über verschieden Methoden mit SAP Objekten und Prozessen verbunden sein.
Wir finden sie.

Dateien können unterschiedliche Formate, Dateitypen und Strukturen haben.
Wir vereinheitlichen sie.

Dateien sollen 1:1 übernommen werden oder müssen neu formatiert werden.
Wir skalieren und passen an.

SAP kennt viele Methoden, um Dateien mit Objekten und Vorgängen zu verbinden. Wir unterstützen sie alle: SAP DVS, Dienste zum Objekt, GOS und ArchiveLink. Wenn das nicht reicht: auch auf Dokumenten Management Systeme von Drittanbietern können wir zugreifen: SharePoint, OpenText, Teamcenter, Dateisysteme und und und. Wir sind überzeugt: wir haben auch Ihr exotisches Verwaltungssystem schon angezapft.

Das Zieldokument digital oder als Druck verteilen

Oft ist das Zielformat PDF. Es sind aber auch andere Wege möglich. Wenn Ordner gedruckt werden, dann geht die Arbeit noch mal los. SEAL Systems hat die Lösung für

• Aufteilen von Gesamtdokumenten in Papierordnergrößen
• Erstellen von Teil- und Gesamtinhaltsverzeichnissen
• Vorlagen für Titelblätter und Rückenschilder
• Einfügen von gefalteten Großformat-Zeichnungen.

Auch ein digitales Dokument kann noch nachgearbeitet werden. Beispielsweise ein Check-In in das SAP System zur versionskontrollierten Ablage oder eine Aufteilung in Teildokumente zur Verteilung als CD.

Den Prozess überwachen

Ein Ergebnis kann ein kleines Packdokument sein. 1 Seite, 2 Bilder, 3 Sprachen. Das ist schnell zu erzeugen. Aber eine Gesamt­dokumentation für eine industrielle Anlage kann mehrere tausend Ordner umfassen. Da wird es dann wichtig, den Fortschritt des Erzeugungsprozesses zu kennen. Damit Sie reagieren können wenn etwas schief läuft. Oder die Anwender ungeduldig werden.

Dann ist es gut, dass die Publishing Prozesse von SEAL Systems in der DPF-Technologie implementiert sind. Die Digital-Process-Factory® (DPF) ist eine Entwurfs- und Laufzeitumgebung. Viele kleine Verarbeitungsprogramme mit kleinen überschaubaren Funktionen werden zu einem Gesamtverfahren zusammengeschaltet. Mit dem DPF-Tracker können Sie sich über den Zustand der Bearbeitung informieren.

Schnittstellen für Drittanbieter

Sie haben ein Redaktionssystem, ein CMS (Content Management System), ECM (Enterprise Content Management) oder eine Lösung, die Kataloge erstellt? Und suchen dafür eine Integration ins SAP? Damit Sie dort abgelegte Daten und Dateien nicht doppelt pflegen müssen?

Dann sind Sie bei uns richtig:

Für viele Systeme haben wir gemeinsam mit unseren Kunden und den Systemanbietern projektspezifische Schnittstellen realisiert. Dabei werden beispielsweise Material- und Stücklistendaten aus SAP nach einstellbaren Kriterien exportiert oder Teildokumente aus den Redaktions- bzw. CMS-Systemen werden in SAP zur Verfügung gestellt. Solche kundenspezifische Kopplungen wurden beispielsweise bereits für Schema ST4, Docware Parts Publisher, TIM RS von FCT und Cosima von Docufy realisiert. Sie haben Interesse an solch einer Kopplung oder möchten ein anderes System integrieren? Sprechen Sie uns an!

Überzeugt? Gerne versorgen wir Sie mit weiteren Informationen, einem Vor-Ort-Besuch oder einer Online Demo. Melden Sie sich bei uns!*

*Kein Newsletter, keine Weitergabe, Kontaktaufnahme nur zum genannten Zweck.