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Gert Oehler ist Experte im Bereich Corporate Output Management. Gerne beantwortet er Ihre Fragen.

Gert Oehler

Account Manager

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Accounting + Controlling

Die Basis für das Einsparen von Kosten

Accounting + Controlling

Was bedeutet Accounting + Controlling im Kontext von Ausgabeprozessen?

ueberwachungWer hat was, wann, wohin, aus welcher Applikation, wie gedruckt. So könnte man das am einfachsten zusammenfassen.

 

Die Output Management Engine von SEAL Systems protokolliert alle wichtigen Informationen über einen Druckprozess:

  • Wann ist ein Auftrag im System eingetroffen?
  • Wo kam dieser her?
  • Wer hat die Ausgabe angestoßen?
  • Wie wurde er im Output Management System verarbeitet?
  • Wie lange hat das gedauert?
  • Wann wurde der Auftrag gedruckt?
  • Mit welchen Ausgabeparametern?
  • Wie lange hat das gedauert?

All diese Informationen können in Accountingfiles exportiert werden. Natürlich entscheiden Sie dabei, welche Informationen für Sie überhaupt wichtig sind. Nur diese werden dann auch protokolliert. Die Bereitstellung der Informationen erfolgt in einer CSV-Datei, womit diese sich sehr einfach über EXCEL oder Business Analytics Applikationen aufbereiten und darstellen lassen.

Ihr Nutzenelvis_ausrufezeichen

  • Sie wissen genau, wo wann wie viel gedruckt wird und können Ihre Druckerflotte optimieren (die richtigen Drucker an die richtigen Stellen verteilen)
  • Sie optimieren Ihre Prozesse, weil Sie genau wissen, woher die Druckausgaben kommen
  • Sie reduzieren den Pflegeaufwand für Ihre Formulare, da Sie nachvollziehen können, welche Formulare überhaupt noch gedruckt werden
  • Sie leisten einen Beitrag zur Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen, weil Prozesse auf Grund der richtigen Informationen angepasst werden

Braucht man Accounting + Controlling wirklich?

Sie sind der Meinung, dass die Druckerhersteller doch selbst mittlerweile alle relevanten Informationen liefern, damit Sie Ihre Druckkosten sauber überwachen und abrechnen desktopkönnen? Sie denken, Sie haben sogar den Vorteil, dass dabei auch Scan- und Kopierfunktionen der Drucker ausgewertet werden? Und außerdem gibt es noch Fleetmanagementlösungen die auch deren Überwachungen und Auswertungen anbieten? Dafür braucht man dann aber doch noch eine weitere Applikation (Fleetmanagement) oder man hat bei mehreren Herstellern unterschiedliche Lösungen im Einsatz. Wie viel dann noch elektronisch verteilt wird oder über Labeldrucker geht oder beispielsweise Plotter, bekommt man vielleicht gar nicht mit. Unsere Output Management Engine protokolliert alle Aufträge, die darüber abgewickelt werden.

Es geht dabei oft gar nicht darum, die entstandenen Druckkosten umzulegen oder mit einem Lieferanten zu verrechnen – oft werden die Informationen stattdessen dafür hergenommen, um herauszubekommen, ob die Druckerflotte optimal ausgerichtet ist:

  • Hat man eher zu wenig oder eher zu viel Drucker?
  • Passt die Größe des Druckers zum Ausgabevolumen?
  • Wo wird denn am meisten gedruckt?
  • Welche Druckerfunktionen werden denn überhaupt wo genutzt?

Genauso wichtig sind diese Informationen, um Prozesse zu optimieren:

  • Welche SAP Formulare werden denn überhaupt noch genutzt?
  • Wo macht die Einführung von elektronischen Verteilprozessen Sinn?
  • Wo geht die meiste Zeit im Ausgabe-/Verteilprozess verloren?
  • Wurden bestimmte Informationen tatsächlich verteilt?

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