Mobiles Drucken – Auch ein Thema für Sie? (Teil 3 von 3)

Nach wie vor sind im Unternehmensalltag Ausdrucke auf Papier unverzichtbar. Sollen jedoch Druckaufträge vom Mobilgerät aus angestoßen werden, ist guter Rat teuer, denn Mobilgeräte und Drucker sind von Haus aus nicht wirklich miteinander kompatibel. Im letzten Teil unserer Serie über Mobiles Drucken erklären wir Ihnen, wie Mobiles Drucken über Output Management funktioniert und welche Faktoren Unternehmen beachten sollten, wenn sie sich für Mobiles Drucken interessieren.

Mobiles Drucken über Output Management

Viele Unternehmen nutzen Output-Management-Lösungen (OMS) von spezialisierten System­anbietern, um ihre dezentralen Druckinfrastrukturen effizient zu betreiben. Einige dieser Systeme bieten auch Möglichkeiten zur Integration von Mobilgeräten in dieses Output-Management-System. Dabei werden die zu druckenden Dokumente meist mit einer App des OMS-Anbieters an einen Output-Management-Server übertragen.

Der Zugriff erfolgt entweder über das Firmennetz (WLAN) oder über einen VPN-Client auf dem Mobilgerät. Bei der Nutzung von Cloud-Printing-Diensten kann der Druckauftrag entweder direkt an einen (in der Cloud freigegebenen) Drucker oder zurück an das Mobilgerät gesendet und dann von dort aus übertragen werden. Die Apps bieten dabei auch verschiedene Ausgabeoptionen an. Das OMS übernimmt die Konvertierung und das Spooling des Druckauftrages und leitet diesen auf den gewünschten Drucker.

Output-Management-Systeme bieten normalerweise eine breite Zusatzfunktionalität rund um das Drucken und die Verwaltung/den Betrieb der Druckinfrastruktur. Der Output-Management-Server wird dabei meist als physischer oder virtueller Inhouse-Server betrieben. Die Lösung kann jedoch auch als Private-Cloud-Konzept aufgesetzt werden.

Beim mobilen Drucken über ein Output-Management-System erfolgt die Übergabe des Druckauftrags per VPN-Client oder über das WLAN.

Welche Faktoren sollten Unternehmen beachten?

Generell lässt sich aus der Praxis sagen, dass keiner der Lösungswege den anderen in allen Punkten voraus ist. Es hängt vom Anforderungsprofil des Kunden ab, ob eine Lösung für ihn passend ist. Die Redewendung „wer billig kauft, kauft zweimal“ gilt nicht zwingend. Gleichwohl sollte jedes Unternehmen bei der Einführung einer Strategie zum Mobildruck eine Reihe von Kriterien beachten:

1. Ist die Lösung geräteneutral einsetzbar?
2. Welche Verwaltungsmöglichkeiten bietet die Lösung?
3. Welches Sicherheitsniveau gewährleistet die Lösung?
4. Welche Druckqualität gewährleistet die Lösung?
5. Welche Infrastruktur-Voraussetzungen benötigt die Lösung?
6. Welchen Leistungsumfang bietet die Lösung?
7. Wie flexibel lässt sich die Lösung konfigurieren und einsetzen?
8. Welche Gesamtkosten fallen für die Einführung der Lösung an?

Für Unternehmen mit großen und/oder komplexen Druckumgebungen sowie hohen Ansprüchen an businesstaugliche Administrations- und Sicherheitskonzepte stellen die Lösungen professioneller Output-Management-Anbieter das ausgereifteste Lösungsangebot dar. Dieses bringt auch die höchsten Einführungskosten und Infrastrukturvoraussetzungen mit sich.

Angesichts der vielfältigen Nutzbarkeit lässt sich durch die Einführung eines Output-Management-Systems jedoch meist in mehreren Bereichen des Unternehmens ein nachhaltiger Nutzen erzielen. Nutzt das Unternehmen bereits ein Output-Management-System, relativiert sich der Kostenfaktor

deutlich, da dann mit wenig Integrationsaufwand und geringen zusätzlichen Lizenzkosten die Module zum mobilen Drucken erworben werden können. Für kleine und mittlere Unternehmen können die übrigen Lösungsangebote in vielen Fällen eine ausreichende und teilweise kostengünstige Lösung sein. Die Frage, ob man sich in eine intensive Herstellerbindung begeben möchte, was die Auswahl der Drucker und/oder der Mobilgeräte betrifft, muss dabei jedes Unternehmen für sich beantworten. Sind die funktionalen und sicherheitstechnischen Anforderungen an eine mobile Drucklösung hoch, so kann sich der Einsatz eines Output-Management- Systems auch für mittlere und sogar kleine Unternehmen lohnen.

Lösungsvarianten im Vergleich: Auf das Anforderungsprofil kommt es an.

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