Effiziente Migration von Microsoft Office Dateibeständen (Teil 1 von 2)

von  Dr. Uwe Wächter

Migration Office 18CAD-Modelle unterscheiden sich, wenn es im deren Archivierung geht, wesentlich von Office-Dateien. Viele Unternehmen nehmen jedoch an, dass Office-Dateien aufwärtskompatibel auch von jeder zukünftigen Version der Autorensystems gelesen, geändert und ausgegeben werden können. Das trifft jedoch nicht immer zu. Was Sie beachten müssen, wenn Sie Ihre Daten aus Microsoft Office 2003 (und älter) auf Office 2007 (und neuer) effizient migrieren möchten, zeigen wir Ihnen in dieser zweiteiligen Serie.

Office-Dateien sind ein Bestandteil moderner Entwicklungs- und Fertigungsprozesse, der aus dem Alltag vieler Unternehmen nicht mehr wegzudenken ist. Neben CAD-Modellen beinhalten Office Dateien wichtige Informationen in Form von Spezifikationen, Beschreibungen, Änderungsmitteilungen, Berechnungen etc. Daher werden beide Dateitypen sorgfältig in Dokumentenmanagement-oder PLM-Systemen verwaltet, um den Produkt­lebenszyklus zu dokumentieren.

Bezüglich des Dokumentlebenszyklus unterscheiden sich CAD-Modelle jedoch wesentlich von Office-Dateien. Beim Upgrade eines Autorensystems kümmert sich jedes Unternehmen peinlich genau um die Migration von CAD-Modellen, wenn deren Bewahrung notwendig ist. Für Office-Dateien wird sehr häufig angenommen, dass diese aufwärtskompatibel auch von jeder zukünftigen Version des Autorensystems gelesen, geändert und auch wieder identisch ausgegeben werden können. Sporadische Probleme mit dem Altdatenbestand beim Update von Office-Paketen sind bereits bekannt. Beim Umstieg vom Office Paket 2003 (und älter) auf 2007 (und neuer) wurde jedoch vielen Unternehmen klar, dass Dateibestände aus älteren Versionen nicht immer mit Sicherheit auch in der Folgeversion bearbeitet werden können.

Microsoft hat mit der Einführung von Office 2007 das propritäre, binäre Office-Dateiformat durch Open-XML ersetzt. Diese Änderung in Richtung eines Standards ist ein wichtiger Schritt zur Schaffung einheitlich reproduzier- und übertragbarer Dateiformate. Da das genormte, XML-basierte Open-Doc-Format (ISO/IEC 26300) jedoch weiterhin nicht unterstützt wird, sehen viele Beobachter dies nur als Teilerfolg. Zahlreiche Fälle zeigen in der Tat noch sehr unterschiedliche Ergebnisse bei der Reproduktion der gleichen Datei mit Office 2003 und Office 2007. Was ist hier der Maßstab für die Richtigkeit der Reproduktion? Ganz einfach: Das Aussehen in der aktuell im Einsatz befindlichen Version des jeweiligen Autorensystems.

Probleme mit inkompatiblen Dokumenten

Unterschiede zwischen den Versionen sollten nicht erst bei dem Versuch der Reproduktion von älteren Dateien mit neueren Softwareversionen im laufenden Betrieb auffallen. In der Praxis ist genau dies jedoch meist der Fall. Auf diese Weise müssen in oft zeitkritischen Situationen Mitarbeiter herangezogen werden, die das Dokumentenlayout fachlich beurteilen und freigeben können. Im Fall von Abweichungen bei technischen Zeichnungen (z.B. Spezialzeichen) müssen Fachleute aus der Konstruktion jedes einzelne Layout in der neuen Officeversion auf Korrektheit überprüfen. Inkompatible Dateien verursachen nicht zuletzt häufig Fehler bei der Druckausgabe, deren eigentliche Ursache jedoch für das Systemmanagement schwer oder nicht nachvollziehbar sind.

Ob der im MS Office Paket enthaltene Kompatibilitätsmodus die Lösung ist, und wie Sie den idealen Prozess für Ihre Dateimigration gestalten, erfahren Sie im nächsten Teil.

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