Microsoft Office Online Converter

Mit Office 365 hat Microsoft die Office Lizensierung von einer Produktlizenz auf ein Abo Modell umgestellt. Damit steht es dem Kunden nun frei, zwischen einer lokalen Installation oder einer Cloud-Version mit Nutzung im Browser zu wählen.

Für Firmen, die ihre Dateien auf OneDrive in der Azure Cloud speichern, ist die Nutzung der Browser-Version von MS Office zwar nicht notwendig, aber logisch.

Für diese Firmen und solche, die keine lokale Office-Installation auf ihrem SEAL Systems Konvertierungsserver haben wollen, können wir jetzt unseren neuen Microsoft Office Online Converter anbieten.

In diesem Beitrag klären wir über die Anwendungsmöglichkeiten und Vorteile des MS Office Online Converters auf!

Weshalb wurde der MS Office Online Converter entwickelt?

Eine mögliche Nutzung von MS Office 365 besteht darin, ohne lokale Installation auszukommen und stattdessen eine Instanz in der Cloud zu nutzen, also im Browser zu arbeiten. Dies geht einher mit der Ablage der Dokumente in der Cloud auf OneDrive unter Azure. Lokale Installation und Cloud-Instanz verhalten sich etwas unterschiedlich, sodass auch das Konvertierungsergebnis unterschiedlich sein kann.

Wir empfehlen unseren Kunden, für die automatische Konvertierung von Dokumenten auf dem Server genau die gleiche Version des Office Pakets zu nutzen, wie die Anwender. Also ist auch die Nutzung einer Cloud-Instanz nur konsequent, wenn die Anwender im Unternehmen dies tun.

Daraus ergab sich für uns, dass wir für unseren Konvertierungsserver ebenfalls eine Cloud-Instanz nutzbar machen wollten und nicht nur auf lokale Installation des Office Pakets setzen.

Für wen wurde der MS Office Online Converter entwickelt?

Dr. Uwe Wächter, Sales Manager bei SEAL Systems:

„Wir haben einige Kunden, die keine Installation eines Client Produkts auf einem Server zulassen. Für diese ist die Nutzung des Online Converters sicher spannend. Bei einer konsequenten Cloud-Nutzung können wir die Skalierung in der Cloud nutzen; zum Beispiel durch Nachstarten von Instanzen variabel auf Lastspitzen reagieren.

Daneben können wir für interessierte Neukunden sehr schnell Test­installationen aufbauen.  Über einen beschränkten Zeitraum mieten wir für diesen Kunden entsprechende Ressourcen in der Azure Cloud und integrieren seine Quell-Applikation.“

Wie gut performt der MS Office Online Converter?

Die Performance ist prinzipiell abhängig von der Anbindung an das Internet bzw. den Azure Diensten von Microsoft. Denn die Daten müssen vom Dokumentenmanagementsystem (DMS) zum Konvertierungsserver gelangen. Aber gerade dann, wenn Konvertierungsserver und Content-Server auch in der Cloud stehen, profitiert die Gesamtperformance. Unsere Tests ließen sogar eine Verbesserung im Vergleich zur lokalen Konvertierung erkennen.

Auch im Hinblick auf die Skalierung ist die Online-Lösung im Vorteil. Es können damit zusätzliche Konvertierungskapazitäten aufgebaut werden – nur durch Konfiguration und ohne weitere Server zu benötigen.

Gibt es Einschränkungen?

Wolfgang Lang, Team Lead Software Development bei SEAL Systems:

„Es ist ein bisschen gefährlich über Einschränkungen von Office Online zu schreiben, denn durch kontinuierliche Updates werden die funktionalen Einschränkungen der Online Version von MS Office täglich weniger. Was heute nicht geht, kann morgen funktionieren. Darauf haben wir keinen Einfluss. Trotzdem gebe ich Ihnen hier eine kurze Zusammenfassung der Grenzen, die bei unseren Tests (Stand Februar 2022) aufgefallen sind:

• Größenbeschränkungen: Dateien mit mehr als etwa 6.000 Seiten funktionieren nicht, aber das ist mit MS Office ohnehin gewagt.
• Rate Limits: Eine zu große Belastung wird von MS Office als „Angriff“ identifiziert und abgeblockt. Noch ist aber nicht klar, wie Rate Limits definiert sind (Seitenanzahl oder Anfragen pro Minute?).

• Funktionelle Einschränkungen: Die Dateitypen docm, xltm, xlsb, pptm werden nicht unterstützt. Automakros (in doc-Dokumenten) werden nicht ausgeführt.
• Passwörter zum Öffnen der Dokumente werden nicht unterstützt.
• Das Annehmen oder Ablehnen von Überarbeitungen für Word durch den Konvertierungsprozess wird nicht unterstützt.
• Die Konvertierung von eingebetteten Dateien ist nicht möglich.
• Die Steuerung des Druckbereiches innerhalb von Excel Dokumenten funktioniert nicht.
• Die Aktualisierung von Properties ist nicht möglich.“

Office 365 – On-Premises oder Online?

Den Unterschied haben wir auf unserer Homepage hier erklärt „office-365-und-konverter-von-seal-systems„. Dort finden Sie auch Hinweise, wie man herausfindet, welche konkrete Version jeweils für Office 365 verwendet wird.

Fazit

Wir freuen uns, dass wir mit unserem Konvertierungsserver rundum up-to-date sind! Sprechen Sie uns an, wenn Sie das auch sein wollen.

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