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Dr. Uwe Wächter ist Experte im Bereich Convert & Publish Solutions. Gerne beantwortet er Ihre Fragen.
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Machen Sie Ihre Dokumente tauglich für die Langzeitarchivierung
PDF/A ist eine ISO Norm, die die langfristige identische Reproduzierbarkeit von PDF gewährleistet. In manchen Branchen sind Archivierungsfristen von bis zu 100 Jahren vorgeschrieben. Und für den Zeitraum der Archivierung will man keinen Wechsel des Dateiformats vornehmen.
Diese Sicherheit gibt PDF/A.
Aber nicht nur für die Langzeitarchivierung ist es wichtig, dass PDF Dateien immer gleich aussehen. SEAL Systems prüft Ihre PDF-Dateien auf Konformität mit dem PDF/A-Regelwerk und passt diese gegebenenfalls an diese Norm an. Deswegen ist SEAL Systems auch aktives Mitglied in der der Vereinigung für digitale Dokumentenstandards ADDS (früher PDF/A Competence Center).
PDF/A bringt die Vorteile von PDF ins Spiel: Es kann eine Vielzahl anderer Formate in sich vereinigen, es ist durchsuchbar nach Texten und gegenüber dem älteren TIFF-Format hat es den Vorteil der Verwendung von Farbe. Und PDF bietet Platz für unsichtbare Zusatzfunktionen, wie interne Beschlagwortung und interne digitale Signaturen. Dazu kommt die Haupteigenschaft von PDF/A: es werden nur solche Funktionen von PDF genutzt, die auch langzeitsicher sind.
Eine PDF/A-konforme Datei beinhaltet alle Teile, die für die eindeutige Reproduktion benötigt werden, in sich selbst. Die Datei ist vollständig und abgeschlossen. Weder Fonts, noch Farben oder Inhalt über Links werden außerhalb der Datei gespeichert. Ein Regelwerk unterstützt die interne Beschlagwortung der Dateien, sodass eine Zuordnung auch ohne ein ECM System möglich ist. Außerdem unterstützt eine PDF/A Datei den Anwender weitestgehend, wenn er Teile des Inhalts wieder entnehmen will. Und: Der interne Aufbau vermeidet externe Abhängigkeiten von Hardware (auch Bildschirm oder Drucker) und Betriebssystemen.
Wir zeigen Ihnen, wie Sie verschachtelte Dateien ohne manuelle Zwischenschritte in PDF/A-2 umwandeln.
Vortrag auf den PDF Days Europe 2017 Dauer: 42 Minuten Referent: Dr. Uwe Wächter, Business Development
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Die ISO Norm PDF/A-1 erschien 2005. Ziel war die gezielte Eingrenzung des Funktionsumfangs von PDF, sodass normkonforme Dateien langzeitarchivfähig sind. PDF wurde damals noch über die Adobe Referenz definiert. Mit PDF/A sollte aber keine neue PDF-Referenz erstellt werden. Stattdessen wurde die bestehende PDF Referenz „verkleinert“.
2011 kam dann der 2. Teil der Norm: PDF/A-2. Wichtigste Neuerung war sicherlich die Tatsache, dass dieser Normteil jetzt auf PDF als ISO Norm aufbauen konnte, der ISO 32000-1 (entspricht PDF 1.7). Auch die implizit mitgeltende XMP-Definition von Adobe war zwischenzeitlich zur ISO-Norm geworden. Durch die Weiterentwicklung des PDF-Formats konnten auch neuere Funktionen für PDF/A zugelassen werden. Dazu zählen z.B. die OpenType Fonts, die JPEG2000-Bildkomprimierung und neuere Kommentararten.
2013 erschien der 3. Teil der Norm: PDF/A-3. Einzige Neuerung ist hier die Möglichkeit, beliebige Dateien einzubetten. Es muss lediglich eine Kennzeichnung vorgenommen werden, in welchem Verhältnis die eingebetteten Dateien zum Hüllen-PDF/A-3 stehen: Vorgängerversion oder andere Darstellung.
PDF/A-1 gibt es mit den Leveln a und b. Ab PDF/A-2 gibt es auch den Level u.
Level b ist der niedrigste, garantiert aber bereits die eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit des PDFs. Dieser Level ist in der Regel ausreichend. Häufig kann bei den vorhandenen Quellen auch gar kein höherer Level erreicht werden.
Level u stellt zusätzlich die Forderung auf, dass alle Zeichen in der Datei zusätzlich intern ihren Unicodenamen besitzen. Wohl gemerkt: wer Unicode benötigt, der kann das auch mit dem Level b tun. Er muss dort eben nur einen Unicode Font verwenden.
Level a ist die vollständige Norm. Hier kommen Forderungen nach automatischer Durchsuchbarkeit hinzu. Objekte: wie Überschriften, Bilder, Indexe müssen als solche gekennzeichnet sein. Hier wird ein erster Schritt in Richtung PDF/UA gemacht.
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