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Dr. Uwe Wächter ist Experte im Bereich Convert & Publish Solutions. Gerne beantwortet er Ihre Fragen.

Dr. Uwe Wächter

Business Development

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Outlook-Konvertierung

Mails für lange Zeit archivieren

Outlook-Konvertierung

mailMüssen Sie Mails für längere Zeit aufbewahren?

In vielen Unternehmen treten Probleme mit Originaldateien auf, die in Applikationen erzeugt und unverändert für lange Zeiträume aufgehoben werden sollen. Applikationsdateien sind versions- und betriebssystem­abhängig. Solche Dateien müssen daher bei Wechsel der IT-Umgebung umkonvertiert werden. Datenmigrationen in Archiven sind aber nicht gewollt – was also tun?

 

Wir kümmern uns vor der Einlagerung um die Konvertierung Ihrer Applikationsdateien in ein Dateiformat, welches über Standards für Langzeitarchivierung genormt ist: PDF/A. Dafür sind wir Spezialisten!

Typische Fragen

Wie funktioniert diese Konvertierung?

Die Konvertierung erfolgt in 3 Stufen:

 

    • Zerlegen der Mail
      Die Mail wird rekursiv in ihre Bestandteile zerlegt. Attachments werden als separate Datei abgelegt. Das Ergebnis sind einzelne Dateien und eine beschreibende XML Struktur mit den wichtigen Metadaten.

 

    • Konvertierung der einzelnen Komponenten
      Alle Dateien werden nach PDF konvertiert.

 

    • Zusammenfassen der Komponenten zu einem Gesamtdokument
      Im letzten Schritt werden alle Dateien zu einem Gesamt-PDF mit Bookmarks zusammengesetzt.

Filter steuern dabei die Verarbeitung. Somit können nicht erwünschte Mail-Typen, z.B. Out of Office Reply oder Dateitypen wie etwa ausführbare Programme, von der Verarbeitung ausgenommen werden.

Was passiert bei verschlüsselten Mails?

Verschlüsselte Mails können nicht konvertiert werden. Sie werden im ersten Verarbeitungsschritt erkannt und die Verarbeitung nach dem Zerlegen abgebrochen.

Können auch Mail-Ordner verarbeitet werden?

Sie können Ihre Mail-Ordner ganz einfach als PST abspeichern. Unser Konverter verarbeitet auch PST-Dateien und berücksichtigt sogar die darin vorhandenen Strukturen.

Wir benutzen Lotus Notes. Was dann?

Lotus Notes Mails können Sie ganz einfach als EML speichern. Unser Konverter verarbeitet neben MSG und PST auch EML.

Und wie ist das mit der Outlook-Lizenz?

Für die Verarbeitung von MSG und PST brauchen Sie ein lizenziertes Outlook. Die Verarbeitung von EML wird unabhängig von Outlook durchgeführt.

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