Outlook-Konvertierung: E-Mails für lange Zeit archivieren

E-Mail Archivierung

Was ist die E-Mail Archivierung von SEAL Systems?

Oft kommt es vor, dass im Unternehmen die Kommunikation in Outlook auf Grund von Firmenrichtlinien und Compliance-Vorgaben lange Zeit gespeichert werden muss. Dies stellt die IT in den entsprechenden Unternehmen vor große Herausforderungen. Denn Outlook ist komplex und setzt sich aus diversen Formaten für den E-Mail-Inhalt, die Anhänge, Administration und Termine zusammen. Wie soll diese Flut an Informationen nun also langfristig sowie versions- und betriebssystemunabhängig gespeichert werden?

Hier setzt die Outlook-Konvertierung & E-Mail-Archivierung von SEAL Systems an!

Wir kümmern uns vor der Einlagerung und Archivierung Ihrer E-Mails um die Konvertierung Ihrer Dateien in ein Format, welches über Standards für Langzeitarchivierung genormt ist: PDF/A. Dafür sind wir Spezialisten!

Wie funktioniert die Outlook-Konvertierung?

Die Konvertierung erfolgt in 3 Stufen:

    1. Zerlegen der Mail
      Die Mail wird rekursiv in ihre Bestandteile zerlegt. Attachments werden als separate Datei abgelegt. Das Ergebnis sind einzelne Dateien und eine beschreibende XML-Struktur mit den wichtigen Metadaten.
    2. Konvertierung der einzelnen Komponenten
      Alle Dateien werden nach PDF konvertiert.
    3. Zusammenfassen der Komponenten zu einem Gesamtdokument
      Im letzten Schritt werden alle Dateien zu einem Gesamt-PDF mit Bookmarks oder als strukturiertes PDF/A-2 (mit der identischen Struktur Ihrer ursprünglichen E-Mail) zusammengesetzt.

Filter steuern dabei die Verarbeitung. Somit können nicht erwünschte Mail-Typen, z.B. Out of Office Reply oder Dateitypen wie etwa ausführbare Programme, von der Verarbeitung ausgenommen werden.

Möchten sie andere Office-Dateien konvertieren?

Alle Informationen zum Thema Konvertierung von Office-Dateien finden Sie einer weiteren Seite.

Interesse geweckt?

Fordern Sie unverbindlich weitere Infor‍mationen an!

 

FAQ zur E-Mail Archivierung

Was passiert bei verschlüsselten Mails?
Verschlüsselte Mails können nicht konvertiert werden. Sie werden im ersten Verarbeitungsschritt erkannt und die Verarbeitung abgebrochen. Das System liefert Ihnen eine entsprechende Fehlermeldung. Doch die Verarbeitung aller anderen E-Mails läuft dabei ungestört weiter.
Können auch Mail-Ordner verarbeitet werden?

Sie können Ihre Mail-Ordner ganz einfach als PST abspeichern. Unser Konverter verarbeitet auch PST-Dateien und berücksichtigt sogar die darin vorhandenen Strukturen.

Viele unserer Kunden organisieren die Kommunikation zu einem Projekt, zu einer Aufgabenstellung o. ä. in getrennten Mailordnern. Nachrichten in diesen getrennten Ordnern können von Outlook dann in getrennten PST-Dateien abgelegt werden. So können wir Ihnen Ihr Projekt archivieren, indem wir alle relevanten Nachrichten einer PST Datei in eine PDF/A Datei konvertieren. Zusammenhänge bleiben also erhalten.

Wir benutzen Lotus Notes. Was dann?
Lotus Notes Mails können Sie ganz einfach als EML speichern. Unser Konverter verarbeitet neben MSG und PST auch EML.

Lotus Notes nutzt als internes Format das Format, was eigentlich genormt ist. Schicken Sie uns das EML Format direkt zum Konvertierungsserver und wir wandeln es zu PDF. Eine Lotus Notes oder Outlook Lizenz wird nicht benötigt.

Und wie ist das mit der Outlook-Lizenz?
Für die Verarbeitung von MSG und PST brauchen Sie ein lizenziertes Outlook. Wir benutzen Ihr konfiguriertes Layout für den Ausdruck Ihrer Mails und simulieren quasi den Druck bevor wir Ihnen das PDF/A daraus erzeugen.

Was kann SEAL Systems alles konvertieren?

Wir sind die Experten für die Konvertierung von Dokumenten und Dateien! Somit wandeln wir nicht nur Outlook-Dokumente in Ihr gewünschtes Format, sondern bieten eine Fülle an Konvertierungslösungen für jedes Szenario.