Wir konvertieren Ihre Dokumente und Dateien

Enterprise Con‍version Solutions

SEAL Systems konvertiert Ihre Dateien und Doku‍mente schnell und zuverlässig!

Täglich werden in jedem Unternehmen unzählige Office- oder CAD-Dateien erzeugt. Papier wird gescannt, E-Mails und Faxe treffen ein. Alle diese Dateien gehören zu wichtigen Geschäftsprozessen und sollten daher nicht nur „irgendwelche Dateien“ sein.

Diese Dateien und Dokumente müssen oft Normen entsprechen, sowohl im Aufbau als auch im Aussehen. Zum Beispiel wird häufig die Dateinorm PDF/A für die Langzeitarchivierung benötigt. Das Aussehen der Dateien bestimmt in der Regel Ihr Corporate Design, zum Beispiel in Form von Normen für Kopf- und Fußzeilen, Logos, Seitennummern, Bookmarks etc.

Dateien, die nicht digital entstanden sind, werden häufig einer Schrifterkennung (OCR) unterzogen und dadurch mit suchbarem Text angereichert. Oder Sie müssen Ihre Dateien digital signieren, um deren Unveränderbarkeit nachzuweisen.

Es sind viele Schritte, die Dateien und Dokumente auf dem Weg durch das Unternehmen gehen. Hierfür planen wir mit Ihnen zusammen eine Konvertierungslösung, die Ihre Konvertierungsszenarien automatisiert und nach Ihren Wünschen optimiert.

Unsere Conversion Solutions

Unser Portfolio im Bereich der Dokumentenkonvertierung deckt ein breites Spektrum möglicher Konvertierungsszenarien im Unternehmen ab. Ob Sie Ihre Dateien aus dem CAD-System konvertieren möchten, um den Austausch mit anderen Nutzern und externen Parteien zu ermöglichen oder ob Sie Ihre Dokumente automatisch zum PDF/A umwandeln möchten, um sie fit für die Langzeitarchivierung zu machen – SEAL Systems bildet sämtliche Konvertierungsworkflows exakt so ab, wie Sie es benötigen. Dafür kombinieren wir nur die Module, die Ihnen den größten Mehrwert stiften:

Automatische Konvertierung
Automatische Dokumentation
CAD-
Konvertierung
PDF/A-
Erstellung
Office-
Konvertierung
E-Mail-
Archivierung
Konvertierung
für SAP
Stempel & Wasserzeichen
Optical Character
Recognition (OCR)
Digitale Signatur / Digitales Siegel

Die Vorteile von Konvertierungs-lösungen

Einfachere teamübergreifende Zusammenarbeit
Oft sind es kleine Störungen im Arbeitsalltag: ein Mitarbeitender aus der Konstruktion möchte mit einem Kollegen oder einer Kollegin über einen Entwurf sprechen. Leider hat nur einer von beiden eine entsprechende CAD Lizenz und so müssen sie sich erfinderisch zeigen. Druckt man das CAD Modell aus? Bespricht man den Entwurf per Screensharing oder direkt am Schreibtisch? Solche und ähnliche Fälle kennt wohl jeder Mitarbeitende in größeren Unternehmen. Erleichtern Sie Ihren Teams die Zusammenarbeit und stellen Sie sicher, dass Ihre wichtigsten Dokumente und Dateien als gängiges Austauschformat verfügbar sind!
Durchgängige Transparenz
Unsere Konvertierungslösungen bieten Ihnen die durchgängige Auftragsverfolgung über alle Prozessschritte hinweg. So identifizieren Sie nicht nur Fehlerquellen spielend einfach, sondern senken auch Ihre Helpdesk-Kosten. Und apropos Kosten: Dank des zentralen Accountings haben Sie absolute Kontrolle über Ihre Ausgaben!
Sichere Langzeitarchivierung

Manchen Unternehmen sind Archivierungsfristen von bis zu 100 Jahren auferlegt. Mit der Konvertierung Ihrer Dokumente nach PDF/A ist dies kein Problem mehr! Die ISO Norm garantiert eine langfristige Reproduzierbarkeit. Auch 3D Formate sind ISO-genormt und können von uns erzeugt werden: 3D PDF, STEP, JT.

Schutz von Unternehmensinformationen
Nutzen Sie unsere Konverter zur Erzeugung von PDF/A-Dokumenten, um ein Format zu erhalten, das der ISO Norm entspricht und langzeitarchivfähig ist. Doch nicht nur das Format selbst schützt Ihre Unternehmensinformationen. Durch zentrale Steuer- und Überwachungsinstrumente wissen Sie immer, welches Dokument wie, wann und wo verarbeitet wurde. Und auf dem Weg zum gewünschten Format werden Ihre Dokumente auf einem ausfallsicheren Server mit Failover-Konzepten und Loadbalancing-Unterstützung verarbeitet.
Sichere Freigabeprozesse

In jedem Unternehmen gibt es bestimmte Freigabeprozesse. Um diese sicher und standardisiert, am besten sogar automatisiert, umzusetzen bedarf es einer entsprechenden technischen Grundlage. Diese Grundlage kann SEAL Systems für Ihre Prozesse schaffen! Mit unserer Lösung für Stempel und Wasserzeichen sehen Ihre Mitarbeitenden auf einen Blick, ob es sich um ein freigegebenes Dokument handelt oder nicht und wer das Dokument wann freigegeben hat. Darüber hinaus können wir im SAP-Umfeld auch Metadaten aus SAP sichtbar auf Ihre Dokumente aufbringen.

Mit unserer Lösung für digitale Signaturen erhalten Sie einen ähnlichen Effekt. Setzen Sie auf qualifizierte Signatur-, Siegel- und Zeitstempellösungen, um Ihre Unterschriftsprozesse zu digitalisieren und damit Freigabeprozesse effizient und zeitsparend umzusetzen.

Gratis Success Story

6.000 Dateien pro Arbeitstag konvertie‍ren? Das schafft die Öffentliche Versicherung Braunschweig dank SEAL Sys‍tems im Handumdrehen.

Die Öffentliche Versicherung Braunschweig suchte nach einer Möglichkeit, TIFF-Dateien aus ihrem Archiv „on the fly“ in PDF-Dateien umzuwandeln und zusätzlich Applikationsformate (zum Beispiel Word, Excel, Mail) nach PDF/A zu konvertieren. Mit der Lösung von SEAL Systems ist das heute kein Problem mehr.

Zusatzfunktionen für jeden Anwendungsfall

Konvertierung für Teamcenter
Die Konvertierung Ihrer Dokumente nach PDF oder auch TIFF ist eine oft genutzte Standardfunktionalität unseres Dokumentenmanagementsystems für Siemens PLM Teamcenter. Falls Sie damit weitere Grafik-, Office- und CAD-Formate bearbeiten oder umwandeln wollen, bietet SEAL Systems eine Vielzahl von Applikationskonvertern an, mit denen 2D- und 3D-Neutraldatenformate automatisch erzeugt werden können.

Dabei werden die Konvertierungen über die Teamcenter-Integration automatisch oder manuell beauftragt (Batch-Prozess, per Templates) und an einen externen Konvertierungs­server von SEAL Systems übergeben. Dort erfolgt die performante asynchrone Konvertierung in Neutralformate. In diesem Schritt können Lenkungs­informationen und Layer bzw. Zeichnungsblöcke automatisch ausgetauscht bzw. ergänzt werden. Direkt im Teamcenter können die Konvertierungsjobs jederzeit überwacht werden. Dazu lässt sich unser DPF-Tracker im Teamcenter starten und darin der Zustand der Konvertierungsjobs verfolgen.

Konvertierung per E-Mail
Beauftragen Sie die Konvertierung Ihrer Dokumente ganz einfach per E-Mail! Der Umgang mit E-Mail gehört im Unternehmen zu einem nicht verzichtbaren Bestandteil der täglichen Arbeit. Was liegt näher als diese, für Mitarbeiter gewohnte Schnittstelle, auch für die Automatisierung von Geschäftsprozessen zu verwenden? SEAL Systems macht’s möglich!

Sie bekommen Dateien von Kunden und Zulieferern per E-Mail und möchten diese standardisieren und ablegen? Dann ist es jetzt ganz einfach für Sie! Leiten Sie diese Mails an spezielle Exchange Postfächer weiter. Aus den eingehenden Mails werden die Konvertierungsaufträge dann automatisch erzeugt.

Sie möchten eine Antwort-Mail mit dem Ergebnis zurückbekommen?
Auch das geht! Das Ergebnis Ihres Konvertierungsjobs kann per E-Mail an den Absender oder an eine vorkonfigurierte Adresse zurückgesendet werden. Ihren Mitarbeitern steht somit ein zentraler Konvertierungsdienst zur Verfügung. Natürlich ist es auch möglich, dem Empfänger lediglich eine Erfolgs- oder Fehlermeldung zuzusenden, wenn das Ergebnis gleich automatisiert weiterverarbeitet werden soll.

Konvertierung per Webservice
SEAL Systems hat Lösungen zur Konvertierung von vielen Datei- und Anwendungs­formaten. Die technische Basis für alle Verfahren ist die SEAL Systems DPF-Technologie (Digital Process Factory). Dafür gibt es eine Webservice-Schnittstelle.

Der Webservice ermöglicht die betriebssystemunabhängige Jobbeauftragung. Konvertierungsprozesse können so aus jeder Applikation, von jedem Standort und aus jeder Betriebssystemumgebung aufgerufen und genutzt werden. Das ermöglicht die Integration der Konvertierungslösung in nahezu jede IT-Landschaft. Die Webservices lehnen sich an der serviceorientierten Architektur (SOA) an. Die Schnittstellen der Webservices sind vollständig per WSDL beschrieben.

Callback

Nehmen wir einmal an, Sie befinden sich im Bürgerbüro und brauchen einen neuen Pass. Sie ziehen eine Nummer und setzen sich in den Warteraum. Eine Anzeigetafel zeigt Ihnen an, welche Nummer als nächstes dran ist. Es dauert und dauert. Schließlich gehen Sie in den benachbarten Buchladen und stöbern dort ein bisschen herum. Als Sie zurück in den Warteraum des Bürgerbüros kommen, war Ihre Nummer schon dran. Pech gehabt. Oder kurz gesagt: Im Bürgerbüro müssen Sie sich um Ihren „Auftrag“ selbst kümmern und ständig aufpassen, wann Sie dran sind.

Etwas besser funktioniert dieses System, wenn Sie zum Beispiel Essen gehen möchten. In manchen Selbstbedienungsrestaurants oder Biergärten bekommen Sie einen Pager, der blinkt und vibriert, sobald Ihr Essen fertig ist. So können Sie sich frei bewegen, während Sie warten. Hier kümmert sich also der Dienstleister um Ihren Auftrag.

Ganz ähnlich funktioniert unser Callback-Service.

Wenn Sie nicht mit einer Systemintegration arbeiten (SAP, Teamcenter), muss sich der Absender des Konvertierungsauftrags merken, was er an Aufträgen vergeben hat. Unsere Digital Process Factory (DPF), die die Konvertierungsabläufe steuert und überwacht, gibt ihm dazu eine Nummer zurück. Der Absender hört dann nichts mehr von seinem Auftrag, außer er fragt aktiv nach: „Ist mein Auftrag mit der Nummer 4711 schon fertig?“ – „Nein.“ – „Ok, dann frage ich in einer Minute noch einmal nach.“ Das belastet den Konvertierungsserver und alle Absender müssen Listen mit Sendungsnummern führen.

Die Alternative ist unser Callback Service. Unser Server ruft die Callback-Funktion automatisch auf und informiert Sie über das fertige Ergebnis. Gerade wenn Absender gerne Webservices zum Verschicken von Aufträgen verwenden, ist diese Funktion sehr wertvoll.

Welche Formate können konvertiert werden?

Formate3D PDF3D Export2D ExportDruckenPDF/A
PDF   xx
PostScript   xx
XPS   xx
TIFF   xx
CALS   xx
JPEG   xx
SAPGOF   xx
BMP   xx
HPGL/2   xx
CGM   xx
GIF   xx
PNG   xx
HTML   xx
MS Word   xx
MS Excel   xx
MS Powerpoint   xx
MS Visio   xx
MS Project   xx
MS Outlook   xx
Open/LibreOffice   xx
XML  xxx
JTxxxxx
Catia V5xxxxx
SOLIDWORKSxxxxx
Creoxxxxx
Solid Edgexxxxx
NXxxxxx
AutoCAD  xxx
Inventorxxxxx

Das Herzstück unserer Con‍version Solutions – der En‍terprise Conversion Server

Unsere leistungsstarke Konvertierungs-Engine – der Enterprise Conversion Server – erfüllt alle Anforderungen an die Dateikonvertierung. Zentralisieren Sie Ihre unternehmensweiten Konvertierungsprozesse! So nutzen Sie Ihre Investitionen optimal aus, profitieren von der zentralen Konfiguration aller Konvertierungen und können komplexe Konvertierungsszenarien durchführen.

Interesse geweckt?

Fordern Sie unverbindlich weitere Informationen an!

 

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