SEAL Systems stellt jetzt einen Konverter zur Verfügung, der im Rahmen eines Corporate Conversion Servers (DPF4Convert) automatisch E-Mails, die im EML-Format angeliefert werden, in ein Neutralformat, wie z.B. PDF/A wandelt.

Ein entsprechender Konverter für das Microsoft MSG-Format ist bei vielen Kunden schon seit mehreren Jahren im Einsatz. EML ist ein E-Mail-Format. Dieses Format basiert auf einem Internet Standard RFC822 von 1992, ist aber immer noch sehr verbreitet. Aktuell steht EML aber für das Speicherformat von Lotus Notes für einzelne E-Mails.

Eine solche Konvertierungslösung ist wichtig für alle Unternehmen, die eine E-Mail-Archivierung auf der Basis eines Dateiformats vornehmen wollen, welches für die Langzeitspeicherung geeignet ist. Der automatische Workflow in DPF Technologie (eine Basistechnologie von SEAL Systems) wandelt den Mail-Body über ein Zwischenformat nach PDF. Metadaten aus dem Mailheader werden dem PDF des Mailbodies vorweg aufgedruckt.

Eventuell vorhandene Attachments werden der Mail entnommen und können separiert über Austauschverzeichnisse einer weiteren Verarbeitung zugeführt werden. Innerhalb der DPF kann die Konvertierung der Attachments (neben PDF auch diverse Applikationsformate, wie MS- oder Open-Office) in PDF zugeschaltet werden. Dateicontainer werden dazu vorher entpackt. Die DPF protokolliert die Struktur von verschachtelten Attachments in einer XML-Datei.

Das Gesamtergebnis bestehend aus PDF des Bodies, PDF der Attachments und XML mit den Strukturinformationen können an eine nachfolgende Verarbeitung oder Archivierung als Dateiliste aber auch als strukturiertes PDF/A-3 mit den ursprünglichen Attachments als Inhaltsdateien übergeben werden.

Die Übergabe von Konvertierungsjobs mit EML-Dateien an die DPF kann u.a. per Webservice erfolgen oder durch Integration direkt in den Mailserver über einen eigenen DPF-Mail-Service. Auch für die Rücksendung des Ergebnisses kann Webservice genutzt werden.

Kunden, die einen Corporate Conversion Server mit EML-Verarbeitung einsetzen, erhalten dadurch eine automatische, wartungsarme Lösung zur Langzeitarchivierung von E-Mails.

Was ist ein Corporate Conversion Server?

Der CCS ist eine leistungsfähige Konvertierungs-Engine, die alle Anforderungen an die Dateikonvertierung unternehmensweit zur Verfügung stellt und automatisiert. Mittels flexibler Schnittstellen kann sich jedes dateierzeugende und -verwaltende System durch geeignete Integrationsmethoden dieser Engine bedienen. Zahlreiche Zusatzfunktionen runden den Leistungsumfang ab.