Corporate Output Management – Prozesse optimieren und Druckkosten senken

Redet man von einer effizienten Senkung der Druckkosten in einem Unternehmen, so wird von vielen MPS-Anbietern Fleetmanagement als Nonplusultra hingestellt. Doch das ist nur die eine Seite der Medaille. Über 70 Prozent der einsparbaren Druckkosten verstecken sich hinter automatisierten Geschäftsprozessen oder in einer optimierbaren Druckinfrastruktur. In Unternehmen mit einer Druckerflotte von 500 Geräten beläuft sich die Einsparung dadurch schnell auf über 100.000 Euro pro Jahr!

Wenn es um die Druckinfrastruktur in einem Unternehmen geht, müssen neben den Kosten für Hardware und Software auch die damit verbundenden Personalressourcen als Kostenfaktoren berücksichtigt werden. Vor allem letzteres ist nicht zu unterschätzen: Die Pflege und Verwaltung der Geräte auf den unterschiedlichen, verteilten Systemumgebungen sowie ihre Einrichtung, Änderung und Löschung erweist sich ebenso wie die kontinuierliche Synchronisation aller Geräte und Systempartner häufig als zeitaufwändig, ineffizient und problematisch. Hoher Zeitaufwand bedeutet jedoch hohe Kosten. Viele Unternehmen suchen deshalb nach Lösungen, um die Geräteadministration effizienter zu gestalten.

Eine Möglichkeit ist zum Beispiel, softwareseitig im Druckspool Aufgaben kostengünstig zu lösen anstatt Drucker, z.B. für Barcode-Druck oder Unicode-Verarbeitung, mit Hardwarebausteinen zu bestücken. Hier steht ein Softwaretool gegen teilweise mehrere hundert zu installierende Dimm-Module.

Optimierung der Druckertreiber sorgt für Kosteneinsparung

Insbesondere aber führt die Optimierung der Druckertreiber zu immensem Einsparpotential. In einer heterogenen Druckerumgebung muss eine Vielzahl von Treibern bevorratet, organisiert und gemanaged werden. Mit der Philosophie des generischen Druckertreibers, also dem Einsatz eines einzigen Druckertreibers zur Ansteuerung aller Drucker in einem Unternehmen, wird dieser Managementaufwand erheblich reduziert. Drucker können relativ problemlos und ohne Prozessbeeinträchtigung ausgetauscht werden. Der Anwender wird automatisiert über die Änderung in Kenntnis gesetzt. Außerdem sorgt der generische Druckertreiber dafür, dass jeder Spool identisch auf jeden Drucker ausgegeben wird. Das funktioniert nicht nur im normalen Windowsdruckumfeld, sondern auch in einer Citrix-Umgebung oder für die Formular- oder Listenausgabe wie zum Beispiel aus SAP.

Gerade in einer SAP-Umgebung können an dieser Stelle erheblich Kostensenkungen erzielt werden. Da in normalen Windowsspool-Umgebungen die Formular- und Listenausgabe sehr eng an den Druckertreiber gebunden ist, müssen bei einem Wechsel der Druckerflotte häufig sehr aufwendige Anpassungen an den Druckprogrammen durchgeführt werden. Ein generischer Treiberansatz garantiert, dass auch wirklich jedes Formular auf jeden Drucker unterschiedlicher Hersteller identisch ausgegeben wird.

Zentrale Druckerverwaltung birgt weiteres Optimierungspotenzial

Des Weiteren erleichtert eine zentrale Druckerverwaltung die Verteilung von Druckern in die verschiedensten Spoolumgebungen. Die Drucker müssen nicht mehr einzeln in den verschiedenen Printservern oder SAP Systemen angelegt werden, sondern werden zentral eingerichtet und automatisiert in alle angeschlossen Spoolsysteme verteilt. Eine Regelvorschrift kann hier auch noch Besonderheiten in der Verteilung der Drucker definieren.

Haben Sie Fragen rund um die Optimierung Ihrer Druckinfrastruktur? Wir helfen Ihnen gerne weiter!