Druckerkonsolidierung bei MANN+HUMMEL

von  André Schnibbe

Alle vier bis fünf Jahre stehen viele Unternehmen vor einer Druckerausschreibung, um auslaufende Leasingverträge zu überprüfen und Kosteneinsparungen zu erreichen. So auch MANN+HUMMEL, Filterhersteller aus Ludwigsburg. Im folgenden Artikel lesen Sie, vor welchen Herausforderungen das Unternehmen im Zuge seiner Druckerkonsolidierung stand, wie es ihm gelang, die Abhängigkeit von Druckerherstellern aufzulösen und wie wertvoll eine SAP-Formular-Analyse in einem solchen Prozess sein kann.

drucker_doppelt-300x262 Druckerkonsolidierung bei MANN+HUMMELDas von der IT-Abteilung (Infrastruktur) getriebene und in regelmäßigem Turnus stattfindende Projekt der Druckerkonsolidierung umfasst normalerweise die Homogenisierung sämtlicher Druckmodelle für die gesamte Organisation oder für einzelne Einheiten eines Unternehmens. Bei MANN+HUMMEL war dabei eine wesentliche Voraussetzung, das bestehende SAP ERP-System mit über 10.000 Usern in den Prozess mit einzubeziehen, um die Ausgabe und die elektronische Verteilung von Dokumenten und Zeichnungen auch in Zukunft sicherzustellen. Da unterschiedliche Formular-Technologien verwendet wurden, war im Vorfeld die genaue Abhängigkeit zwischen Formular und Ausgabegerät zu prüfen. In diesem Zusammenhang ist es von Vorteil, einen Überblick über alle historischen SAP-Formulare zu gewinnen und deren aktuelle Verwendung bewerten zu können. Hier kam die SAP-Spool Analyse von SEAL Systems zum Einsatz. Diese bietet eine effiziente Möglichkeit, um nicht mehr verwendete Formulare zu erkennen und anschließend gegebenenfalls zu deaktivieren. Sie identifiziert, welche Formulare im SAP wann, von wem, wie oft und auf welchem Drucker verwendet werden. Die Formulardaten werden in einer Tabelle gespeichert, deren aktueller Stand jederzeit über eine Transaktion ausgewertet werden kann.

Das Ziel: Hardwareunabhängigkeit schaffen

Elvis-Daumen-hoch-klein-178x300 Druckerkonsolidierung bei MANN+HUMMELIm Zuge der SAP-Spool-Analyse wurde bei MANN+HUMMEL festgestellt, dass ein Teil der bestehenden Formulare druckerspezifisch angepasst worden war und somit nur auf den bestehenden Druckermodellen eines Herstellers korrekt ausgegeben werden konnte. Diese spezifische Druckerabhängigkeit machte eine neutrale Ausschreibung von Multifunktionsprintern (MFP) und Arbeitsplatzdruckern unmöglich. Somit war es nur logisch, die Hardwareabhängigkeit durch ein Output Management System (OMS) aufzulösen. Hier fiel die Wahl auf das Output Management System PLOSSYS® netdome von SEAL Systems. Dazu beigetragen hat die Möglichkeit von PLOSSYS®, den geräteneutralen Datenstrom aus SAP (SAPGOFU) inklusive spezifischer Druckparameter aufzubereiten und in druckspezifischen Code zu konvertieren. Hierdurch können die Formulare im SAP komplett unabhängig vom späteren Zieldrucker designed werden. In Kombination mit den PLOSSYS® integrierten Druckertreibern ist außerdem die gesamte Druckausgabe aus SAP herstellerunabhängig.

Umsetzung für 60 Landesgesellschaften

multifunktionsdrucker-262x300 Druckerkonsolidierung bei MANN+HUMMELIm Rahmen eines Pilotprojekts bei MANN+HUMMEL wurde die Druckaufbereitung für verschiedene Drucker verifiziert und durch Parametrisierung der Konvertierung angepasst. Als Basis hierfür dienten die Ergebnisse der zuvor durchgeführten SAP-Spool Analyse. Die anschließende Produktivsetzung des SAP-Ausgabemanagements erfolgte jeweils einzeln getrennt für die 60 Landesgesellschaften. Somit wurden die internen IT-Aufgaben klar verteilt und Risiken für das Produktivsystem, die eine gleichzeitige, globale Umstellung mit sich gebracht hätte, minimiert. Als wesentliche Arbeitsentlastung wurde vom IT-Betrieb die zentrale Druckerverwaltung für über 3.000 Drucker durch die Druckermanagement-Software easyPRIMA von SEAL Systems für alle Output Management-Server und Windows-Printserver hervorgehoben. Alle Drucker und Ausgabequeues werden darin zentral und übersichtlich in einem Web-Frontend verwaltet und per Knopfdruck auch im SAP ERP-System gepflegt.

Fazit

Das Ausgabemanagement von SEAL Systems versetzt MANN+ HUMMEL in die Lage, eine belastbare Druckerausschreibung zu definieren. Somit können Vorteile in der Hardwarebeschaffung durch eine regelmäßige Druckerausschreibung realisiert werden. Zusätzlich setzt MANN+HUMMEL nun auf eine hersteller- und hardwareunabhängige Lösung und muss nicht immer die Managed-Printer-Software (MPS) des jeweiligen Druckerherstellers verwenden. Auch kann das Unternehmen alle historischen und aktuellen Formular-Technologien (z.B. SAP-Script, SMARTForms und Adobe Forms) weiter verwenden. Dadurch können neue Formulare auf aktuellen Standards aufgesetzt und gleichzeitig alte Reports und deren Logiken weiterverwendet werden. Durch die zentrale Verwaltung sämtlicher Drucker für die SAP-Systeme und Windows-Printserver über die Druckerverwaltung easyPRIMA wird der Administrationsaufwand erheblich gesenkt und Kosten beim Software-Rollout eingespart.

 

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