Document Services für eigene ERP-Systeme und Host-Druck

von  André Schnibbe

Document_Services_Blog-270x300 Document Services für eigene ERP-Systeme und Host-DruckViele Unternehmen setzen nach wie vor auf individuelle ERP und CRM Systeme. Meist können nur die eigenen ERP-Systeme die speziellen und historischen Prozesse und Arbeitsweisen abbilden. Diese Systeme sind meist für Host-Rechner wie eine AS/400 von IBM programmiert. Alternativ werden auch eServer,  iSeries, System i5 oder Unix verwendet, vermehrt jedoch Linux oder Windows Systeme. Trotz der in die Jahre gekommenen Architektur und Applikationsumgebung erfüllen diese Enterprise-Ressource-Planning-Systeme die hohen Anforderungen an die Geschäftsprozesse. Dennoch sind sie mit der Ausgabe, der Verteilung und dem Design der Dokumente überfordert.

Vom Geschäftsprozess zum Dokument

Meist wird der erzeugte Datenstrom zur Erstellung von Dokumenten, Reports und Listen durch rudimentäres Scripting in einem Datenstrom gepresst und auf nicht redundanten Printservern verarbeitet und ausgedruckt. Die somit erzeugten Formulare entsprechen nicht mehr den aktuellen Anforderungen an eine kundenorientierte Kundenkommunikation. Design und Aufbau der Dokumente können nur schwierig und mit nicht verbreitetem Expertenwissen angepasst werden. Somit wird jede formale Änderung z.B. Pflichtangaben, Werbetexte, Barcodes und exotische bzw. asiatische Schriftarten zur wahren Herausforderung. Ganz unmöglich ist die Erzeugung von modernen digitalen Ausgabeverfahren wie z.B. E-Mails, HTML5, Cloud Fax-Server, elektronische Verteilung, Collaboration und Transmittals.

Wie kann die Nutzung von etablierten und bewährten ERP-Systemen mit einer modernen Dokumentenerstellung und einem umfassenden Output Management kombiniert werden?

Durch den Einsatz von Document Services von SEAL Systems wird das bestehende Scripting durch ein modernes Formularmanagement abgelöst. Als Grundlage der Dokumentenerstellung dienen die ERP-Daten und das davon getrennte Design. Alle benötigten Formulare für das ERP-System müssen neu designt und der aktuellen Corporate Identity angepasst werden. Die integrierte Vorlagenverwaltung und das Repository ermöglichen eine einfache Anlage von Masterdokumenten und somit eine deutliche Reduktion der Vorlagenvielfalt. Auch lassen sich gezielte Werbe- und Aktionsmaßnahmen verwalten und das Design von Etiketten und Labels integrieren. Die bestehende Datenermittlung wird weiterhin verwendet um alle Daten für Formulare, Listen und Reports zu ermitteln, der Druckdatenstrom wird durch moderne Webservices weiterverarbeitet. Durch den ganzheitlichen Output Management Ansatz von SEAL Systems werden die bestehenden Verarbeitungsschritte Pre-Processing, Processing (das sogenannte Spooling) und das Post-Processing ergänzt und somit die Output-Erzeugung optimiert.

Das Output Management System von SEAL Systems sorgt für eine Hochverfügbarkeit ihrer Ausgabeprozesse und stellt ein zentrales Monitoring zur Verfügung. Alle Dokumente, Listen und Reports werden vollständig und in der richtigen Reihenfolge erstellt, ausgedruckt oder elektronisch verteilt. Der erzeugte Output wird prozesssicher abgebildet und per regelbasierter Jobverteilung verarbeitet. Somit sind der Verarbeitung (synchron, asynchron) keine Grenzen gesetzt, so kann der Dokumentenfluss archiviert oder als Dokumentensatz an Kunden oder Lieferanten verteilt werden. Nicht performante Windows-Printserver können somit durch skalierbare Lösungen von SEAL ersetzt und mit Dezentralem-Druck oder Secure & Pick-Up Verfahren kombiniert werden.

Eine Verarbeitung von 150.000 bis 200.000 Seiten im Monat entspricht der üblichen Dokumentenanzahl bei unseren Kunden. Unsere Lösungskomponenten können sowohl On-Premise als auch in der private Cloud betrieben werden. Vereinbaren Sie jetzt einen Beratungstermin mit unserem Experten.

 

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