Wie können Unternehmen ihr Output Management mit einem bestehenden ERP-System wie SAP optimieren?

Dokumente wie Bestellungen, Lieferscheine und Berichte und die dazugehörigen Dokumentenprozesse sind die Grundlage in eigentlich jedem Unternehmen. Viele dieser werden durch ein ERP-System, wie z.B. SAP gesteuert. Mit vielen Spezialisierungen, Sonderfällen und historisch gewachsenen Prozessen sind solche ERP-Systeme in der Regel hochkomplex. Das führt oft zu nicht optimal organisierten Dokumentenprozessen. Mit einem zentralen Output Management für ERP können Unternehmen erhebliche Verbesserungsmöglichkeiten in Angriff nehmen.

Warum ein ERP alleine oft nicht ausreicht?

ERP-Systeme bieten zwar Grundfunktionen für die Dokumentenausgabe, erfüllen jedoch nicht immer die komplexen Anforderungen, die im Alltag entstehen. Hier sind einige typische Herausforderungen:

• Vielfalt der Geräte und Standorte: Eine heterogene Output-Landschaft kann durch unterschiedliche Geräte, Treiber und externe Partner entstehen.
• Medienbrüche: Dokumente werden oft manuell gesammelt und über verschiedene Kanäle wie E-Mail weitergegeben, was Zeit und Ressourcen kostet.
• Intransparenz: Viele Unternehmen wissen nicht, ob ein Dokument tatsächlich erstellt, versendet oder gedruckt wurde und wohin es gegangen ist.
• Skalierbarkeit: Besonders bei Lastspitzen, etwa am Monatsende, wird der Betrieb häufig überlastet.
• Compliance und Datenschutz: Die sichere Verteilung und Protokollierung sind unumgänglich.
• Digitaler Output: Der Wechsel von Papier zu digitaler Dokumentation, wie PDF oder PDF/A, ist oft noch nicht vollständig umgesetzt.

Es zeigt sich: Obwohl ERP-Prozesse vorhanden sind, bleibt der Output oft ein vergessenes Element, was viel manuellen Nacharbeit erfordert und Fehlerpotential sowie Compliancerisiko birgt.

Der Hebel: Output als zentraler Aspekt und nicht als Detail im ERP

Anstatt den Output innerhalb des ERP-Systems zu belassen, setzen immer mehr Unternehmen auf ein zentralisiertes Output Management System, das nahtlos mit bestehenden ERP-Prozessen verknüpft wird. Dieses System bietet:

• Einheitliche Steuerung für Druck und digitale Verteilung über E-Mail, Portale und Cloud-Dienste.
• Automatische Dokumentensammlung und Paketierung für relevante Dokumente wie Zeichnungen und Zertifikate.
• Sicherheit und Überwachung durch standardisierte Prozesse auf Unternehmensebene.
• Hohe Verfügbarkeit und Robustheit durch Loadbalancing und Failover-Strategien.

SEAL Systems bietet genau diesen Ansatz durch seine Enterprise Output Solutions, die speziell für SAP und andere ERP-Systeme entwickelt sind. Dank zertifizierter Schnittstelle für SAP ist die Anbindung an Bestandssysteme gar kein Problem. Mit praktischen Ergänzungen wie einem Formularmanager, Printmanager oder passenden Konvertern lassen sich nahezu alle bestehenden Unternehmenslösungen unproblematisch integrieren. So sind ganzheitliche Dokumentenprozesse ganz einfach und sicher umgesetzt.

Wie Unternehmen von Output Management für ERP profitieren

1) Automatisierte Dokumentensammlung statt manueller Suche

Relevante Dokumente wie technische Zeichnungen, Stücklisten oder Verfahrensanweisungen werden automatisch zu einem Paket gesammelt und in einem konsistenten Prozess ausgegeben, statt durch viele kleine Einzelaktionen.

2) Zertifizierte Cloud-native SAP-Integration

Diese Lösung bietet eine nahtlose und offiziell zertifizierte SAP-Integration, unabhängig davon, ob SAP in der Cloud oder On-Prem genutzt wird. Durch diese Schnittstelle werden zusätzliche Komplexität und Umwege vermeidet.

3) Zentrale Steuerung von SAP-Spool-Ausgaben

Durch zentrale Steuerung wird Transparenz geschaffen, selbst bei hohem Volumen. Loadbalancing und Failover sichern businesskritische Prozesse ab, und die lückenlose Nachverfolgung beantwortet die Frage von „wann erzeugt, wohin versendet, wo gedruckt?“

Ergänzt wird dies durch verschiedene digitale Ausgabemöglichkeiten, die passenden Konvertierungen und konsistente Druckausgaben über verschiedene Geräte und Formate.

Schnelle Erfolge bei der Output-Optimierung: So gehen Sie vor!

Wenn Sie ihr Output Management modernisieren wollen, sollten Sie diese Schritte nicht vergessen:

• Transparenz schaffen: Identifizieren Sie die verwendeten Dokumenttypen und Kanäle und decken Sie manuelle Schritte in Ihren Prozessen auf.
• Standardisieren: Überlegen Sie sich unternehmensweite, einheitliche Regeln für Ihre Ausgabeprozesse.
• Digital optimieren: Wo sinnvoll, können Sie auf digitale Verteilung und die Konvertierung hierfür automatisieren.
• Absicherung des Betriebs: Implementieren Sie ein Monitoring und klare Prozesse zur Steuerungs- und Nachverfolgbarkeit.

Praxisbeispiele für ein optimiertes Output Management

Verschiedene Erfolgsgeschichten zeigen, wie Unternehmen durch optimiertes Output Management profitieren. Werfen Sie einen Blick auf unsere Erfolgsgeschichten: 

1) Körber Pharma: Bestellungen direkt & verschlüsselt aus SAP versenden

Ziel: Bestellungen inkl. Zusatzdokumenten (z. B. Zeichnungen) sicher an Lieferanten senden

Ergebnis: Automatisierte Verarbeitung, keine Medienbrüche zwischen SAP und E-Mail-Client, Compliance-konformer Versand (u. a. DSGVO)

2) Traktionssysteme Austria (TSA): Intelligente SAP PLM-/DVS-Einbindung

Ziel: Dokumente aus SAP DVS in Prozesse integrieren (z. B. Einkauf, Projekt, Fertigung)

Ergebnis: Automatisches Stempeln von Freigabeinfos, strukturierte Bereitstellung von Dokumenten, Versions-/Delta-Transparenz, Druckprofile für Fertigungsaufträge

3) Jungheinrich: SAP-Printing als SaaS für externe Standorte (ohne SAP-Anpassungen)

Ziel: Externe Lager ohne Konzernnetz-Anbindung sollten dennoch SAP-Output (inkl. Labels) erhalten

Ergebnis: Output über SEAL Systems Cloud; SAP-seitig keine zusätzlichen Entwicklungen, sicherer Datentransfer, stabiler Betrieb

Output Management mit bestehenden ERP optimieren

Output Management ist weit mehr als ein reines „Druckthema“. Richtig aufgestellt, wird es zur zentralen Plattformfunktion, die Prozesse stabilisiert, manuellen Aufwand reduziert und Compliance-Anforderungen zuverlässig unterstützt. Digitale Ausgabekanäle sorgen dabei für durchgängige, medienbruchfreie Abläufe, auch in komplexen Systemlandschaften. Mit seinen Enterprise Output Solutions bietet SEAL Systems genau diesen Ansatz und schafft eine nahtlose Integration in SAP- und andere ERP-Umgebungen.

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihr Output Management gezielt weiterentwickeln und vorhandene Potenziale erschließen möchten.