In diesem Artikel
„Ein ausgedrucktes Dokument auf dem Drucker liegen lassen – was soll schon passieren?“
In vielen Unternehmen gehört das zum Alltag. Doch genau hier liegt ein unterschätztes Risiko: Vertrauliche Informationen können schnell in falsche Hände geraten – ganz ohne Cyberangriff.
Secure Printing hilft, solche Lücken zu schließen – und ist dabei nicht nur ein Thema für Sicherheitsverantwortliche. Auch im Kontext von Nachhaltigkeit und effizientem Ressourcenverbrauch gewinnt es an Bedeutung.
In diesem Beitrag beantworten wir zentrale Fragen rund um sicheres Drucken – kompakt und verständlich.
Fragen und Antworten zum Secure Printing
Was versteht man unter Secure Printing?
Secure Printing (auch bekannt als Pull Printing, PickUp Printing oder Follow Me Printing) bezeichnet eine Drucklösung, bei der Dokumente zunächst auf einem Server in einer Warteschlange „gehalten“ werden. Erst nach der Authentifizierung des Benutzers direkt am Gerät wird der Druckauftrag freigegeben. Das verhindert, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach liegen. Die Authentifizierung kann zum Beispiel über eine PIN, eine Mitarbeiterkarte oder eine mobile App erfolgen.
Warum ist eine Authentifizierung im Druckprozess für Unternehmen wichtig?
Eine Authentifizierung stellt sicher, dass ausschließlich berechtigte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten und ist damit entscheidend für den Datenschutz und die IT-Sicherheit in einem Unternehmen. Besonders in Branchen mit strengen Datenschutzvorgaben oder in Bereichen wie HR und Legal, in denen regelmäßig mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird, ist dies ein essenzieller Sicherheitsfaktor.
Welche Authentifizierungsmethoden gibt es?
Es gibt verschiedene Methoden zur Authentifizierung beim Secure Printing, darunter:
- PIN-basierte Authentifizierung:
Diese Methode ist sowohl einfach als auch effektiv. Benutzer müssen zunächst einen PIN festlegen, um den Druckauftrag loszuschicken und diesen dann am Gerät eingeben, um Druckaufträge freizugeben. Der Vorteil dieser Lösung liegt in der unkomplizierten Handhabung und der geringen Notwendigkeit für zusätzliche Hardware. Die PIN-basierte Authentifizierung bietet ein gutes Maß an Sicherheit, da der Benutzer den Code kennen muss, um auf die Druckaufträge zugreifen zu können. - Kartenbasierte Authentifizierung:
Bei dieser Methode nutzen Mitarbeiter ihre Firmenkarte oder eine RFID-Karte, um sich schnell und sicher am Drucker anzumelden. Diese Lösung hat den Vorteil, dass sie mit bestehenden Zugangskarten des Unternehmens kombiniert werden kann, wodurch keine zusätzliche Hardware erforderlich ist. Mitarbeiter, die bereits eine ID-Karte für den Zutritt zu Gebäuden oder für andere Unternehmensanwendungen verwenden, können diese auch für das Secure Printing nutzen. Das vereinfacht den gesamten Prozess und erhöht die Benutzerfreundlichkeit. Zudem bietet die RFID-basierte Authentifizierung ein hohes Maß an Sicherheit, da nur autorisierte Karteninhaber Zugriff auf die Druckaufträge erhalten. - Mobile App:
Eine weitere moderne Lösung ist die Verwendung einer mobilen App. Benutzer können einen Barcode oder RFID-Chip scannen, der am Drucker angebracht ist, und in der App ihre Druckaufträge freigeben. Diese Methode ist besonders praktisch für Unternehmen, die bereits eine mobile Infrastruktur nutzen, da keine zusätzliche Hardware benötigt wird. Darüber hinaus ermöglicht die App eine benutzerfreundliche und schnelle Authentifizierung, da der Mitarbeiter sein Smartphone zur Hand hat. Auch die Integration weiterer Funktionen wie etwa der Druckauftragsüberwachung oder der Steuerung von Druckeinstellungen ist möglich, was die Flexibilität dieser Lösung weiter erhöht.
Bei der Authentifizierungsmethode gibt es kein Richtig oder Falsch. Die Wahl der Methode hängt von den Sicherheitsanforderungen, der vorhandenen Hardware und den Präferenzen des Unternehmens ab.
Welche Vorteile bietet die Einführung von Secure Printing hinsichtlich der IT-Sicherheit?
Durch die persönliche Authentifizierung am Drucker wird verhindert, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt ausgedruckt werden. Dies reduziert die Gefahr von Datenlecks erheblich und hilft Unternehmen, geltende Datenschutz- und Compliance-Richtlinien, z.B. DSGVO, KRITIS, TISAX, ISO/IEC 27001, einzuhalten.
Wie unterstützt Pull Printing die Kostenkontrolle im Unternehmen?
Durch Secure Printing können Unternehmen ihre Druckkosten senken, da nicht abgeholte oder vergessene Druckaufträge vermieden werden. Studien zeigen, dass ein erheblicher Teil der Druckaufträge im Durchschnitt nicht abgeholt wird. Da Druckaufträge erst nach Authentifizierung tatsächlich gedruckt werden, wird unnötiger Papier- und Tonerverbrauch reduziert. Zudem kann möglicherweise die Anzahl der benötigten Geräte reduziert werden, da nicht mehr an jedem Arbeitsplatz ein eigener Drucker zur Gewährleistung des Datenschutzes notwendig ist.
Was trägt sicheres Drucken zu den Nachhaltigkeitsbemühungen eines Unternehmens bei?
Nicht abgeholte Ausdrucke führen zu unnötigem Papier- und Tonereinsatz. Secure Printing beugt dem aktiv vor. Das wirkt sich nicht nur positiv auf Umwelt und Ressourcen aus, sondern liefert zugleich belegbare Argumente für den nächsten Nachhaltigkeitsbericht – beispielsweise zur Reduzierung des CO₂-Fußabdrucks im Bereich Office IT.
Warum ist SEAL Systems der richtige Partner für Secure Printing?
Wir bieten im Rahmen unseres Enterprise Output Managements maßgeschneiderte Secure Printing Lösungen, die besonders in komplexen IT-Infrastrukturen ihren Mehrwert beweisen. Unsere Lösungen sind skalierbar, flexibel und lassen sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren.
Mit unserer Lösung sind Sie herstellerunabhängig. Gerade wenn Sie viele verschiedene Druckermodelle einsetzen, ist das ein wesentlicher Vorteil. Durch die Trennung von Hard- und Software sind Sie für die Zukunft gut aufgestellt, da Sie Geräte einfach austauschen oder neue hinzufügen können. Über unsere App oder alternativ über Kartenlesegeräte unseres Partners Genius Bytes können Sie alle Geräte an allen Unternehmensstandorten sicher einbinden.
Und das ist noch nicht alles. Wir bieten eine zentrale Lösung für das gesamte Output Management inkl. End-to-End Verschlüsselung, von der Applikation bis zum Drucker. Die Druckdaten werden also verschlüsselt sowie sicher übertragen und erst nach Authentifizierung ausgegeben – ein ganzheitlicher Ansatz. Mehr über unsere Secure Printing Lösung erfahren Sie in unserem Whitepaper.
Fazit: Sicher drucken – einfach mitgedacht
Secure Printing ist kein Nice-to-have. Es ist ein wirkungsvoller Schritt hin zu mehr Datenschutz, klareren Prozessen und messbarer Nachhaltigkeit. Wer den Druckprozess absichert, schließt eine häufig übersehene Lücke in der IT-Sicherheitsstrategie – und macht sein Unternehmen fit für aktuelle Anforderungen und künftige Audits.
Haben Sie weitere Fragen rund um Secure Printing? Wir unterstützen Sie gerne!