In diesem Artikel
Print Management (auch: Druckmanagement) und Output Management werden oft synonym verwendet, doch sie stehen für unterschiedliche Lösungen im Bereich der Ausgabe von Dokumenten. In diesem Beitrag erklären wir die beiden Konzepte, ihre Unterschiede und zeigen auf, wann welche Lösung sinnvoll ist.
Was ist Print Management?
Print Management ist der Prozess der Verwaltung und Kontrolle des Druckens innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehört die Regelung, wer drucken darf, was er wann drucken darf und wie viel er drucken darf. Druckmanagementlösungen werden in der Regel in Form von Software angeboten, die auf jedem einzelnen Computer in einem Unternehmen installiert wird.
Druckmanagementlösungen verarbeiten in der Regel vom Benutzer erstellte Dokumente von Standardgeräten wie Desktops und Laptops. Diese Dokumente können sich zwar in ihrer Art unterscheiden, das Endprodukt ist jedoch dasselbe: eine gedruckte Kopie des betreffenden Dokuments.
Was ist Output Management?
Das Output Management (OM) ähnelt dem Print Management, allerdings mit einem entscheidenden Unterschied: Es berücksichtigt auch digitale Dokumente und nicht nur gedruckte. OM Lösungen sind darauf ausgelegt, sowohl digitale als auch gedruckte Dokumente zu verwalten, so dass Unternehmen einen vollständigen Überblick über ihren gesamten Dokumenten-Workflow erhalten. Mit anderen Worten: Output Management kann viel mehr als nur Druckeraufgaben zu verwalten.
Ein OM-System sitzt zwischen allen Unternehmensanwendungen und -systemen und allen verfügbaren physischen oder visuellen Ausgabekanälen. So können sie Ausgaben aus einem ERP-, CRM- oder einem anderen Geschäftssystem erfassen und an einen Drucker, Faxserver, Netzwerkspeicher, E-Mail-Empfänger oder eine Cloud-basierte Drucklösung senden.
Warum benötigen Sie eine Ausgabelösung?
Beide Konzepte optimieren die Ausgabeprozesse von Unternehmen und sind dafür für jedes Unternehmen interessant, dass effizient und zukunftsfähig arbeiten möchte.
Einer der größten Vorteile von Druckmanagementlösungen besteht darin, dass sie die Druckinfrastruktur eines Unternehmens vereinfachen können, indem sie die Implementierung von zentralisierten Multifunktionsgeräten (MFPs) ermöglichen. Dadurch wird der Wildwuchs an Druckgeräten reduziert und der Hardware-Support wesentlich einfacher und effizienter. Doch genau hier stoßen Print Management Lösungen auch an ihre Grenzen.
Eine umfassende Ausgabelösung bietet die Möglichkeit, Dokumente nicht nur zu drucken, sondern auch digital zu archivieren, weiterzuleiten oder in unterschiedlichen Formaten bereitzustellen. In einer zunehmend digitalen und vernetzten Welt ist es entscheidend, den Dokumentenaustausch über verschiedene Kanäle hinweg zu steuern, um reibungslose Geschäftsprozesse zu gewährleisten. Eine gut implementierte Ausgabelösung reduziert nicht nur Kosten, sondern erhöht auch die Flexibilität und Sicherheit, indem sie eine zentrale Verwaltung und Automatisierung der gesamten Dokumentenverarbeitung ermöglicht.
Sämtliche Ausgaben aus einer Hand
Mit der Output Management Lösung werden alle Ausgabekanäle in einer einzigen, zentralisierten Datenbank verbunden und synchronisiert. Wenn ein Unternehmen weitere Ausgabekanäle implementiert, können diese schnell und effizient in die Datenbank aufgenommen werden. Alle Unternehmensanwendungen, einschließlich SAP®, Windows®, Microsoft Office, Terminalserver, PLM und CAD sowie Hardwaregeräte wie Smartphones und Tablets, können dann jeden der Ausgabekanäle nutzen.
Das ultimative Ziel einer Output Management Lösung ist es, sicherzustellen, dass die richtigen Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit und im richtigen Format zur Verfügung stehen. Output Management ermöglicht all dies und mehr.
Output Management ist skalierbar
Ein weiterer Vorteil ist die Skalierbarkeit. Wenn ein Unternehmen wächst, kann eine Output Management Lösung problemlos erweitert werden, um das gestiegene Dokumentenvolumen zu bewältigen. Wenn neue Unternehmensanwendungen und Ausgabekanäle hinzukommen, kann die Lösung so programmiert werden, dass sie diese mit einbezieht.
Output Management > Print Management
Wie Sie sehen, ist Output Management weitaus umfassender als das Print Management. Durch die Möglichkeit, Informationen aus einer Reihe von Unternehmensanwendungen zu drucken, zu senden oder zu speichern, trägt das Output Management zur Steigerung der Effizienz der Dokumentenverwaltung eines Unternehmens bei.
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