PDF/A-Standards im Überblick – Was Sie über die Teilnormen wissen müssen

Welche PDF/A-Standards gibt es?

PDF/A-1: Der Ursprung der Normenreihe

Die wichtigsten Merkmale von PDF/A-1

• Basierend auf PDF-Referenz 1.4
• Eingeschränkte Features: Keine Transparenzen, keine Ebenen, kein JavaScript. Diese wurden bewusst nicht in die Norm aufgenommen, um potenzielle Kompatibilitätsprobleme zu vermeiden.
• Schriften müssen eingebettet sein, um auch langfristig die Darstellbarkeit zu gewährleisten.
• Metadaten und Farbkonformität: Dateien müssen Metadaten (auf der Grundlage von XMP) enthalten, Farben müssen klar definiert sein (z. B. als ICC-Profile).
• Keine eingebetteten Dateien oder Multimedia-Elemente wie Videos dürfen in die PDF-Datei integriert sein. Formulare, Kommentare, Notizen nur beschränkt zulässig.
• Keine Verschlüsselung ist erlaubt – ein wichtiges Detail, um die dauerhafte Lesbarkeit zu garantieren.
• Komprimierung nur für ausgewählte Objekte und kein LZW oder JPEG2000.

PDF/A-1 erfüllt grundlegende Anforderungen an die Archivierung, ist aber hinsichtlich moderner Funktionen und Flexibilität eingeschränkt.

PDF/A-2: Neue Möglichkeiten mit der Weiterentwicklung des Formats

Was ist neu in PDF/A-2?

• Transparenzen erlaubt: Während PDF/A-1 Transparenzen ausschloss, sind diese nun zulässig, da ihre Darstellung nun technisch präzise definiert ist und so eine Langzeitnutzung ermöglicht.
• Nutzung von Ebenen: PDF/A-2 ermöglicht die Integration von Ebenen, was insbesondere für CAD-Anwendungen und Geodaten von Vorteil ist.
• Größenbeschränkung aufgehoben: Statt der 200-Inch-Grenze (ca. 5,08m) aus PDF/A-1 können PDFs nun größer sein – bis hin zu 300 Kilometer Ausdehnung durch den Einsatz von User Units.
• Erweiterte Bildkomprimierungen: JPEG2000-Bilder und OpenType-Schriften werden unterstützt, was die Dateigrößen reduzieren und eine bessere Darstellungsqualität ermöglichen kann.
• Digitale Signaturen: PDF/A-2 schlägt erstmals einen klaren Bezug zu Signaturnormen und digitalen Signaturen vor, um deren korrekte Anwendung in der Langzeitarchivierung sicherzustellen.
• Eingebettete Dateien: Für Dokumente, die selbst den PDF/A-Normen entsprechen, können zusätzliche Dateien eingebettet werden.

PDF/A-2 ist ein signifikantes Upgrade zur ersten Version und wird häufig als Standard für neue Archivierungsprojekte gewählt – vor allem, wenn moderne Funktionen wie Transparenzen oder digitale Signaturen erforderlich sind.

PDF/A-3: Flexibilität durch eingebettete Dateien

Für die Möglichkeit, beliebige Dateien in PDF/A-3 zu verpacken, gibt es aber zahlreiche nützliche Anwendungen:

• 2D PDF-Ansichten einer Konstruktion mit eingelagerter originaler 3D Geometrie
• Rechnung als PDF und eingelagerte Rechnungsdaten als XML als ZUGFeRD oder XRechnung
• Ursprünglich vorhandene non-PDF/A Datei aber mit gültiger digitaler Signatur eingebettet in der daraus abgeleiteten PDF/A Datei

PDF/A-3 garantiert in keiner Weise irgendeine Qualität der eingebetteten Dateien. Dazu müssen unternehmensweit Vorschriften festgelegt werden, um nicht einen Wildwuchs im Unternehmen zu ermöglichen.

PDF/A-4: Der neue Standard mit vereinfachtem Regelwerk

Wichtige Neuerungen in PDF/A-4

• Drastische Vereinfachung der Norm-Level: Der Dschungel aus verschiedenen Levels (a: barrierefrei, b: visuell korrekt, u: Unicode-Erweiterung) wurde reduziert. Es gibt nun nur noch die Level f (flat/2D-PDFs) und e (engineering/3D-PDFs).
• Integration von 3D-Objekten: Mit PDF/A-4 können standardisierte 3D-Formate wie U3D und PRC eingefügt werden. Weitere Formate wie JT oder STEP sind aktuell nicht enthalten, werden jedoch für eine zukünftige Normerweiterung in Betracht gezogen.
• Tagging: PDF/A-4 ermahnt nur noch dazu, PDF zu taggen, stellt aber keine dedizierten Forderungen. Eine Normung im Detail findet aber in der PDF/UA Norm statt, die Menschen mit eingeschränkten Sehfähigkeiten auch einen Zugang zu PDF ermöglichen soll. Tagging ist aber auch die Basis für maschinelle Auswertungen von PDF.**
• Unicode-Konnektivität: Im Gegensatz zu vorherigen Normen ist die Angabe von Unicode-Zeichen nun verpflichtend. Das heißt, entweder ist der verwendete Font ein Unicode Font oder er muss für jedes verwendete Zeichen zusätzlich den Namen des entsprechenden Unicodezeichens besitzen. Dies erleichtert maschinelles Auslesen und sorgt für bessere Zugänglichkeit – kann allerdings auch zu Komplikationen führen, da ältere Dateien gegebenenfalls nicht mehr PDF/A-4-konform sind.
• Signaturen für die Langzeitarchivierung: Digitale Signaturen waren auch in den früheren Normteilen erlaubt. Im Teil 4 wird aber einiges klarer gezogen. Im Normteil 3 fanden sich noch viele Regeln im Annex B. Jetzt sind diese Regeln fester Bestandteil der eigentlichen Norm. Insbesondere werden Long-Term-Validation-Signaturen (LTV) empfohlen, um die Authentizität einer signierten Datei auch nach dem Ablauf eines Zertifikats nachweisen zu können. Eine solche Signatur besteht aus einem wiederum signierten Set aus Zeitstempel und Validierungsinfos. Ein Zertifikat läuft in der Regel nach drei Jahren aus.

Wichtig ist, dass eine PDF-Datei nur dann PDF/A-4 sein kann, wenn sie auch PDF 2 konform ist.

Und was hat es mit den Leveln auf sich?

Level A (Accessible) – ab PDF/A-1:

Der höchste Standard, der die vollständige Konformität eines PDFs sicherstellt. Hierbei müssen alle Objekte im Dokument intern markiert sein (Tagging), damit deren Bedeutung semantisch definiert ist. Dies ist besonders wichtig für die Maschinenlesbarkeit von Dokumenten, was wiederum Menschen mit Einschränkungen zugutekommt, die sich Inhalte digital vorlesen lassen. Zusätzlich müssen alle verwendeten Zeichen mit einer eindeutigen Unicode-Benennung versehen sein – auch dann, wenn der verwendete Font selbst gar kein Unicode-Font ist. Allerdings ist die Erstellung solcher Dateien aufwendig und oft nur bei hochwertigen Ausgangsdokumenten realisierbar.

Level B (Basic) – ab PDF/A-1:

Dieser Level ist reduziert auf das Wesentliche: die eindeutige visuelle Reproduzierbarkeit. Das bedeutet, dass das Layout und der Inhalt des PDFs unabhängig von späteren technischen Entwicklungen akkurat dargestellt werden können. Weiterführende Anforderungen wie Tagging oder Unicode-Kompatibilität entfallen. Dieser Level deckt die meisten Archivierungsbedarfe ab und bleibt die gängigste Wahl.

Level U (Unicode) – ab PDF/A-2:

Mit der Einführung von PDF/A-2 kam ein neuer Mittelweg hinzu: der Level U. Er richtet sich an Nutzer, die Wert auf eine durchgängige Unicode-Kompatibilität legen, ohne die zusätzlichen Anforderungen des Taggings umzusetzen. Dies ermöglicht unter anderem, dass gespeicherte Texte leichter maschinell auswertbar sind, ohne dass alle Objekte im PDF vollständig semantisch markiert sein müssen. In der Praxis ist dies oft eine pragmatische Lösung für Unternehmen, die Unicode benötigen, aber keinen Aufwand für das Tagging betreiben wollen.

Level F (Flat) und E (Engineering) – ab PDF/A-4:

Im neuesten Standard, PDF/A-4, wurde das bisherige Level-System stark vereinfacht. Hier unterscheidet man ausschließlich zwischen dem Level F (Flat) für reine 2D-PDFs und dem Level E (Engineering), das sich auf PDF-Dateien mit 3D-Inhalten spezialisiert. Diese Reduzierung soll eine klarere Orientierung bieten und die Komplexität der Wahl des passenden Levels verringern.

Für 3D PDF ist aber zwingend der Level e vorgeschrieben (PDF/A-4e). Dem entsprechend sind aber in PDF/A-4 nur die 3D Formate U3D und PRC zulässig. JT und STEP als Stream im PDF wird also noch etwas auf sich warten lassen. Um diesen 3D Anteil unter Kontrolle zu halten, sind einige Neuerungen dazu gekommen, die dem normalen Nutzer wenig auffallen werden:

• 3D nutzt Annotationen. Insofern müssen jetzt 3D- und RichMedia-Annotationen zugelassen sein.
• Javascript und Aktionen in Zusammenhang mit 3D sind erlaubt.
• Javascript soll nur interaktiv ausgeführt werden. Automatisierung ist nicht erlaubt. Das lässt sich aber nicht unabhängig prüfen und ist nur eine Anforderung an einen PDF-Processor
• Alle Action-Events müssen zentralisiert in einem Actions Dictionary angelegt sein.

Die Wahl des richtigen Levels hängt ganz von Ihren Anforderungen ab. Möchten Sie einfach die visuelle Lesbarkeit Ihrer Dokumente sichern, reicht der Level B. Für maschinell optimal auswertbare Dokumente oder Zugänglichkeit sollten Sie jedoch die erweiterten Möglichkeiten der Level U oder A in Betracht ziehen.

Welcher der PDF/A-Standards ist der Richtige für Sie?

• Möchten Sie keine modernen Features wie Transparenzen oder eingebettete Dateien nutzen, genügt PDF/A-1.
• Benötigen Sie mehr Flexibilität, z. B. bei der Bildkomprimierung oder für Signaturen, dann ist PDF/A-2 die richtige Wahl.
• Arbeiten Sie mit Dateien, die zusätzlich Informationen in Form von Anhängen enthalten sollen, ist PDF/A-3 eine gute Wahl – allerdings mit Vorsicht in Bezug auf die Qualität der Anhänge.
• Wenn Ihr Unternehmen auf zukunftssichere Technologien wie 3D-Inhalte setzen möchte, dann sollten Sie auf PDF/A-4 umsteigen – unter Berücksichtigung, dass dies aufgrund der Unicode-Pflicht nicht immer nahtlos möglich ist.

Die Komplexität der PDF/A-Normen mag auf den ersten Blick abschreckend wirken. Doch mit der richtigen Unterstützung und einer klaren Strategie können Sie Ihre Dokumentenprozesse effizient und zukunftssicher gestalten. Rufen Sie uns an oder schreiben Sie uns – wir helfen Ihnen, die passende Lösung für Ihre Archivierungsanforderungen zu finden!