In diesem Artikel
Worum geht es?
Selbst modernste Digitalprozesse enden häufig am analogen Nadelöhr Multifunktionsdrucker (MFP). Klassische „Scan-to-Mail“-Workflows bedeuten Display-Anmeldung, manuelle Dateibenennung und Sicherheitslücken. PLOSSYS® Mobile Scan beseitigt diese Hindernisse: Ein NFC-Tap reicht aus, und Ihr Dokument landet als revisionssichere PDF-Datei auf Ihrem Smartphone – ohne E-Mail-Umwege, ohne Herstellerbindung und mit vollständigem Audit-Trail.
Warum mobiles Scannen bisher oft ins Stocken gerät
| Herausforderung | Auswirkung auf Ihren Prozess |
| Handy-Foto statt Gerätescan | Schatten, Verzerrungen, fehlende OCR-Fähigkeit – ungeeignet für Qualitäts- oder Compliance-Dokumente |
| Vendor-Lock-in | Hersteller-Apps funktionieren nur mit der eigenen Hardware; heterogene Flotten bleiben außen vor |
| Kein Audit-Trail | fehlende Nachvollziehbarkeit für DSGVO-, ISO 27001- oder FDA-Audits |
Funktionsweise von PLOSSYS Mobile Scan – Schritt für Schritt
1. NFC-Tap statt Login
Halten Sie Ihr Smartphone kurz an den am Drucker angebrachten NFC-Tag – keine PIN, keine Karte, kein Touchdisplay.
2. Echter Gerätescan
Der MFP nutzt seine Profi-Optik oder den ADF; Sie erhalten bis zu 600 dpi ohne Schieflagen oder Glanzstellen.
3. End-to-End-Verschlüsselung
Die Datei wird direkt – geschützt durch moderne Kryptografie – auf Ihr Gerät gepusht.
4. Weiterverarbeitung in der App
Speichern, teilen, erneut drucken oder in SAP, DMS, Teams u. a. übergeben – alles innerhalb einer Oberfläche.
Das Backend – mehr als „nur“ eine App
| Backend-Funktion | Nutzen für Ihr Unternehmen |
| Zentrales Policy & Benutzermanagement | Scanauflösung, Zielformate und Benutzerrechte global in Minuten ausrollen |
| Revisionssicherer Audit-Trail | Vollständige Protokollierung jedes Scans mit Zeitstempel und User-ID – DSGVO- und ISO 27001-ready |
| Direkte SAP-/ERP-Integration | Scan-Jobs landen ohne Medienbruch in ArchiveLink, VIM, CRM oder beliebigen REST-Workflows |
| Flexible Bereitstellung |
On-Premise, Private Cloud oder Managed Service – passend zu Ihrer Compliance-Vorgabe
|
Alle Vorteile auf einen Blick
- Hersteller- & Geräteunabhängig – ein Backend für sämtliche MFP-Modelle, iOS und Android
- Professionelle Scanqualität – Stapelscans über den ADF in Sekunden
- Höchste Sicherheit – Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, rollenbasierte Rechte, Audit-Trail
- Nahtlose Integration – Push in Teams, SharePoint, OneDrive, DMS, SAP
- Minimaler Hardwareeinsatz – Smartphone + NFC-Tag + PLOSSYS-Backend
- Touchless & hygienisch – keine Displayberührung
Marktvergleich: PLOSSYS Mobile Scan vs. typische Wettbewerbslösungen
| PLOSSYS® Mobile Scan | Branchenstandard‐App (herstellerunabhängig) | OEM-App (herstellergebunden) | |
| Flottenunabhängig | ja | ja | nein |
| iOS und Android | ja | nein | meist ja |
| Zentrales Backend & Audit-Trail | ja | nein | nein |
| Touchless NFC-Authentifizierung | ja | ja | teils |
| Ende-zu-Ende-Verschlüsselung | ja | teils | herstellerabhängig |
| SAP-/ERP-Connector | ja | nein | selten |
Quellen: Wettbewerbsanalyse SEAL Systems
Praxisbeispiele aus fünf Fachbereichen
| Fachbereich | Beispiel-Szenario | Mehrwert |
| Logistik & Versand | Frachtpapiere landen unmittelbar nach Unterzeichnung im TMS | Echtzeit-Status, weniger Papier, schnellere Abfertigung |
| Qualitätsmanagement | Prüfprotokolle werden auf dem Shopfloor digital erfasst und sofort ins CAQ-System übertragen | Schnellere Freigaben, kein Medienbruch |
| Einkauf & Rechnungseingang | Eingangsrechnungen werden am MFP gescannt, automatisch verschlagwortet und an SAP VIM übergeben. | Beschleunigte Durchlaufzeit, vollständiger Audit-Trail |
| HR-Onboarding | Vertragsunterlagen neuer Mitarbeitender werden direkt ins digitale Personalarchiv gescannt. | Effiziente Prozesse, DSGVO-konforme Ablage |
| Pharma/Reinraum | Chargendokumente werden berührungslos gescannt und direkt an das LIMS übergeben | Vermeidung von Kontamination; lückenlose GMP-Dokumentation |
Ihr nächster Schritt
Wer eine mobile Scanlösung sucht, die Vendor-Lock-ins auflöst, Compliance garantiert und sich nahtlos in bestehende Prozesse einfügt, sollte PLOSSYS® Mobile Scan live erleben. Vereinbaren Sie noch heute Ihre persönliche Demo – und überzeugen Sie sich selbst von Touchless Scanning auf Enterprise-Niveau.