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Dokumentenprozesse digitalisieren – für Unternehmen ist das längst kein Nice-to-have mehr, sondern eine Notwendigkeit. Ohne konsequente Digitalisierung verlieren Workflows an Effizienz, Flexibilität und Sicherheit. Laut einer Umfrage der Unternehmensberater Gartner unter CIOs und Technologieführungskräften 2025 erreichen oder übertreffen allerdings nur 48 % der digitalen Initiativen die angestrebten Geschäftsergebnisse. Das zeigt deutlich: die digitale Transformation ist auch 2025 noch eine Herausforderung für Unternehmen.
Aber was macht den Unterschied?
Ein klarer Plan, erprobte Technologien – und ein Partner, der nicht erst gestern angefangen hat.
Dokumentenprozesse digitalisieren: Worauf Unternehmen heute achten müssen
Sicherheit als Standard: Zero Trust für Dokumente
Sicherheit als Standard: Zero Trust für DokumenteAlle 39 Sekunden hat es laut einer Studie im Jahr 2023 einen Cyberangriff gegeben haben. Die Zahlen variieren doch Fakt ist, Cyberattacken auf Unternehmen nehmen immer weiter zu. Eine einfache Firewall reicht als Schutz allein nicht mehr aus. Viele Unternehmen arbeiten Zero Trust Strategien aus. Solche lassen sich auch im Bereich der Dokumentenprozesse umsetzen. Zero Trust Security stellt sicher, dass jedes Dokument nur für autorisierte Nutzer zugänglich ist – egal, ob in der Cloud oder on-premise.
Unser Best Practice: Ein modernes Output-Management-System stellt sicher, dass Dokumente nur dort ausgegeben werden, wo sie wirklich benötigt werden. Eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung sorgt für sichere Prozesse von der Erstellung von Dokumenten bis hin zur Ausgabe. Lesen Sie unsere gemeinsame Case Study mit IBM zum Thema Zero Trust im Output Management.
Cloud-Dokumentenmanagement: Flexibilität und Skalierbarkeit
Cloud-Dokumentenmanagement: Flexibilität und SkalierbarkeitViele Unternehmen betreiben hybride IT-Infrastrukturen – einige Dokumente liegen in der Cloud, andere on-premise. Die Herausforderung: “Dokumentenworkflows müssen nahtlos über beide Welten hinweg funktionieren”.
Unser Best Practice: Nutzen Sie Cloud-optimierte Output-Management-Lösungen, die genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse ausgerichtet werden. Egal, ob Sie pro Stunde 100 oder 50.000 Druckaufträge umsetzen wollen, ob Sie einen Standort haben oder global agieren. Schaffen Sie eine ganzheitliche Lösung über alle Unternehmensstandorte und alle Prozesse hinweg. Damit schonen sie Ressourcen, vereinfachen Ihre Arbeitsprozesse und sorgen für mehr Sicherheit.
Compliance und langfristige Archivierung: PDF/A als Schlüssel
Compliance und langfristige Archivierung: PDF/A als SchlüsselVeraltete Dateiformate sind ein Sicherheits- und Compliance-Risiko. Die Lösung? Standardisierte Langzeitformate wie PDF/A. SEAL Systems war bei den ersten Schritten dieses Formats dabei – heute ist es der Standard für digitale Archivierung.
Unser Best Practice: Prüfen Sie, ob Ihre Archivsysteme auf PDF/A und revisionssichere Speicherung setzen. Falls nicht, integrieren Sie automatische Konvertierungsprozesse, um ihren Archivierungspflichten gerecht zu werden.
40 Jahre Erfahrung, die in jede Lösung einfließt
Wer heute zuverlässige Lösungen bieten will, braucht mehr als technisches Know-how – er muss Entwicklungen vorausdenken können. SEAL Systems begleitet Unternehmen seit über 40 Jahren bei der Digitalisierung von Dokumentenprozessen. Einige unserer Meilensteine:
1981: Die Idee der digitalen Dokumentenverwaltung entsteht
Als SEAL Systems 1981 gegründet wurde, gab es weder Cloud-Speicher noch PDF-Standards. Doch schon damals lag unser Fokus darauf, wie Unternehmen ihre Daten und Dokumente effizient nutzen, archivieren und verteilen können.
1994: Der Durchbruch mit digitaler Zeichnungsarchivierung
Die Konvertierung von Dokumenten aus CAD und anderen eher „exotischen“ Dateiformaten, als auch die Konvertierung von Standardformaten, in archivierbare und für Drucker und andere Ausgabegeräte verwendbare Formate, war bereits seit den 90er Jahren einer unserer Schwerpunkte. Während viele Firmen noch auf Papier setzten, brachten wir 1994 dann die weltweit erste Lösung zur digitalen Zeichnungsarchivierung auf den Markt – ein entscheidender Schritt in Richtung Digitalisierung.
2000er: SAP-Integration für automatisierte Dokumentenprozesse
Mit der Einführung von SAP R/3 1992 wurde es möglich, Dokumente direkt in Geschäftsprozesse zu integrieren. SEAL Systems unterstützte Unternehmen kurz darauf bei der automatisierten Dokumentenausgabe und Konvertierung – ein Prinzip, das auch heute noch für Effizienz in der IT sorgt.
2010er: Vom Drucken zur digitalen Bereitstellung
Enterprise Output Management entwickelte sich weiter: Statt nur zu drucken, optimierten Unternehmen ihre Workflows für digitale Ausgabekanäle. SEAL Systems hilft, Dokumente für mobile Endgeräte, Archivsysteme und externe Partner bereitzustellen.
Heute: Cloud, Zero Trust und Hyper Security
Dokumentenprozesse sind heute komplexer denn je: Cloud-Technologien, hybride IT-Umgebungen und strengere Sicherheitsanforderungen haben die Spielregeln verändert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten nicht nur digital, sondern auch sicher und compliance-konform verarbeitet werden. Auch in der „neuen“ Welt müssen unsere Kunden nicht auf gewohnte Lösungen verzichten.
Dokumentenprozesse digitalisieren: Ihre nächsten Schritte zur Digitalisierung
40 Jahre Erfahrung in der Digitalisierung von Dokumentenprozessen haben uns eines gelehrt: Technologie allein reicht nicht – es geht um die richtige Strategie.
Der IT-Markt verändert sich ständig, und wer nicht Schritt hält, bleibt zurück. SEAL Systems ist heute nicht mehr das Unternehmen, das es vor fünf Jahren war – und vor fünf Jahren waren wir nicht, was wir vor 20 Jahren waren. Aber eines ist geblieben: unsere Leidenschaft für IT und unser Ziel, es unseren Kunden einfacher zu machen. Von den Anfängen mit Druckertreibern bis zur Integration komplexer digitaler Workflows – wir entwickeln uns weiter, damit unsere Kunden es auch können.
Wie steht es um Ihre Dokumentenprozesse? Lassen Sie uns gemeinsam Ihre Workflows analysieren und optimieren – sicher, effizient und zukunftsfähig.
Sprechen Sie mit uns – wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihre Dokumentenprozesse digitalisieren können.