In diesem Artikel
Bisher wurde EOM nur selten als Software-as-a-Service (SaaS) angeboten oder genutzt. Einerseits, weil entsprechende Lösungen auf dem Markt fehlten, andererseits aufgrund spezifischer Herausforderungen wie dem hohen Datentraffic zwischen Unternehmen und der Cloud. Sicherheitsbedenken und die Tatsache, dass Output Management oft als kritische Geschäftsinfrastruktur betrachtet wird, erschwerten die Verlagerung zusätzlich. Hinzu kamen die komplexen Anforderungen, die sich aus der Integration mit ERP-Systemen wie SAP oder Dokumentenmanagementlösungen (DMS) ergeben – ein Bereich, der schon bei On-Premise-Setups häufig mit großen Herausforderungen verbunden war.
Doch die Zeiten ändern sich: Mittlerweile sind sowohl viele SAP Umgebungen unserer Kunden als auch DMS Systeme in die Cloud gezogen und werden als SaaS betrieben bzw. konsumiert. Das hat auch die Bedenken unserer Kunden gegenüber Output Management Lösungen aus der Cloud deutlich abschmelzen lassen, trotz der hohen Business-Kritikalität. Deshalb haben uns wir bei SEAL Systems intensiv mit den Möglichkeiten beschäftigt, EOM zukunftsfähig in die Cloud zu bringen – und dabei praktikable Wege gefunden, um den Anforderungen unserer Kunden gerecht zu werden.
Was bedeutet Enterprise Output Management in der Cloud?
Um ein Output Management in der Cloud anbieten zu können, müssen solche Lösungen jedoch höchste Sicherheitsanforderungen erfüllen, einfach skalierbar sein, um sich flexibel an Lastspitzen anzupassen, leicht zu implementieren und verlässlich verfügbar sein – mit Betriebszeiten von über 99%. Diese Ansprüche stellen eine Herausforderung dar, die wir als Ansporn gesehen haben, unsere Technologien entsprechend weiterzuentwickeln.
Darum haben wir die zugrundeliegende Architektur unseres Output Management Systems vollständig neu für den Einsatz in der Cloud und als SaaS-Lösung konzipiert. Die Verlagerung ins Cloud-EOM ermöglicht es, die bisherigen Funktionen über die Cloud bereitzustellen – ohne dass Unternehmen eigene Hardware oder Software betreiben müssen. Stattdessen können sie einen Service abonnieren, der sich um Infrastruktur, Wartung und Updates kümmert – und damit nicht nur Kosten, sondern auch interne Ressourcen schont.
Warum der Wechsel in die Cloud?
Kosteneinsparungen
Unternehmen entgehen hohen anfänglichen Investitionskosten für Hardware und Software. Stattdessen erfolgt der Wechsel von Capex (Capital Expenditure) zu Opex (Operational Expenditure), was die Budgetierung vereinfacht und planbarer macht. Unternehmen zahlen nur für die Ressourcen, die sie tatsächlich nutzen.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Cloud-Lösungen passen sich dynamisch an die wechselnden Anforderungen eines Unternehmens an. Bei unerwarteten Lastspitzen oder schwankendem Dokumentenvolumen kann die benötigte Kapazität effektiv angepasst werden – ohne Investitionen in neue Hardware. Dies ist besonders nützlich, wenn es in unregelmäßigen Abständen zu erhöhtem Datenaufkommen kommt.
Verbesserte Sicherheit und Compliance
Führende Cloud-Anbieter investieren intensiv in fortschrittliche Sicherheitstechnologien und garantieren die Einhaltung strenger Compliance-Vorschriften. Dabei profitieren Unternehmen von kontinuierlichen Sicherheitsupdates, proaktiver Überwachung und modernster Ende-zu-Ende-Verschlüsselung. Gerade im Output-Management-Bereich wird bei Inhouse-Implementierungen oft auf solche Verschlüsselungen verzichtet, was ein erhöhtes Sicherheitsrisiko birgt. Die Cloud minimiert solche Sicherheitslücken durch eine standardisierte und robuste Infrastruktur.
Hohe Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit
Cloud-basierte SaaS-Lösungen bieten eine Verfügbarkeit von über 99,9%, die von herkömmlichen Inhouse-Lösungen selten erreicht wird. Dies sorgt für maximale Betriebsbereitschaft und reduziert das Risiko von Systemausfällen, die Geschäftsprozesse nachhaltig beeinträchtigen könnten.
Lösung des Fachkräftemangels
Durch die Nutzung von Cloud-Diensten müssen Unternehmen keine eigenen Ressourcen für Betrieb und Pflege der EOM-Infrastruktur vorhalten. Stattdessen wird ein professioneller Service eingekauft, der sich um alle Wartungs- und Administrationsaufgaben kümmert. Dies entlastet die IT-Abteilung und hilft, den Fachkräftemangel in diesem Bereich zu umgehen.
Erhöhte Zugänglichkeit
Cloud-EOM-Lösungen ermöglichen es den Mitarbeitern, von überall und zu jeder Zeit auf die Plattform zuzugreifen – vorausgesetzt, sie verfügen über eine Internetverbindung. Dies ist besonders hilfreich für Unternehmen mit einer Vielzahl an Standorten oder Remote-Arbeit und fördert eine effiziente Zusammenarbeit innerhalb verteilter Teams.
Einfache Wartung und Updates
Der Cloud-Anbieter übernimmt die komplette Wartung, einschließlich Software-Patches und Updates. Dadurch wird sichergestellt, dass das System stets auf dem neuesten Stand bleibt, ohne dass Unternehmen dafür interne Ressourcen bereitstellen müssen.
Herausforderungen und wie man sie meistert
Datenhoheit und Datenschutz
Der Schutz sensibler Unternehmensdaten hat oberste Priorität. Es ist essenziell, dass der Cloud-Anbieter geltende Datenschutzbestimmungen wie die DSGVO strikt einhält. Darüber hinaus sollte geklärt werden, wo die Server des Anbieters gehostet werden (z. B. innerhalb der EU), wer Zugriff auf die Daten hat und wo der Serviceanbieter seinen Geschäftssitz hat. Eine umfassende Due Diligence bei der Auswahl des Anbieters ist unverzichtbar, um sicherzustellen, dass die Datenhoheit gewährleistet bleibt.
Integration in bestehende Systeme
Die Einbindung einer neuen Cloud-Lösung in bestehende Unternehmensanwendungen (wie SAP, CRM oder DMS) ist oft komplex. Entscheidend ist, eine Lösung zu wählen, die flexible APIs und Konnektoren bietet, um die Integration zu vereinfachen. Wir verfügen über umfassende Erfahrung und haben bereits erfolgreich zahlreiche Integrationen – auch in die Cloud-Lösungen anderer Anbieter wie SAP – umgesetzt.
Integration ohne VPN
Eine Enterprise Output Management Lösung verbindet als Middleware verschiedene Applikationswelten mit verschiedenen Ausgabekanälen. In On-Prem oder Private-Cloud Umgebungen können solche Verbindungen relativ einfach über entsprechende Applikationsschnittstellen realisiert werden, da sich Applikationen und Ausgabekanäle typischerweise im gleichen Netzwerk befinden. Wenn die Applikationen aber als SaaS in der Cloud betrieben werden stellt das auch besondere Anforderungen an die Integration, da zwischen den einzelnen SaaS-Welten aus Sicherheits- und Kostengründen normalerweise kein VPN aufgespannt wird. Ein spezieller Aspekt der Integration ist die Herausforderung des Druckens ohne VPN-Verbindung. Sowohl die Druckdaten als auch die Rückmeldeinformationen müssen zuverlässig zwischen den Systemen ausgetauscht werden, ohne dabei eine VPN-Verbindung zu benötigen. Ebenso müssen die Druckdaten an die Drucker gesendet werden, ohne dass eine direkte Netzwerkverbindung besteht. Für diese Anforderungen haben wir innovative Lösungen entwickelt, die eine sichere und reibungslose Kommunikation ermöglichen.
Veränderungsmanagement und Akzeptanz
Der Umstieg auf eine Cloud-basierte Lösung erfordert nicht nur technische Anpassungen, sondern auch organisatorische Veränderungen. Mitarbeiter müssen auf die neue Arbeitsweise vorbereitet werden, was Schulungen und ein effektives Change-Management voraussetzt. Nur so lässt sich eine hohe Akzeptanz im Team und eine reibungslose Umstellung gewährleisten.