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Enterprise Conversion Solutions
05.11.2025
Lesedauer: 5 Minuten

Dateianhänge einfach in PDF/A umwandeln: Das kann die PDF Longlife Suite von SEAL Systems

In diesem Artikel
    Mit verschiedenen Dateiformaten zu jonglieren, kann manchmal ganz schön frustrierend sein – vor allem, wenn man am Ende alles in ein einheitliches, langzeittaugliches Format wie PDF/A bringen möchte. E-Mails mit zig Anhängen, Word-Dokumente mit eingebetteten Excel-Tabellen oder ZIP-Archive voller verschiedenster Dateien – all das effizient zu konvertieren, ohne stundenlangen Aufwand zu betreiben, ist gar nicht so leicht.

    Mit der PDF Longlife Suite von SEAL Systems lassen sich diese aufwendigen Prozesse einfach automatisieren.

    Warum ist PDF/A überhaupt so wichtig?

    Bevor wir ins Detail gehen, sprechen wir kurz über PDF/A. Dieses spezielle PDF-Format wurde für die Langzeitarchivierung von der International Organization for Standardization (ISO) definiert. Der Vorteil? Es stellt sicher, dass Dokumente auch noch in Jahren – oder sogar Jahrzehnten – problemlos lesbar und nutzbar bleiben, unabhängig von Software-Updates oder anderen technischen Änderungen.

    Viele Unternehmen haben mittlerweile die Umwandlung wichtiger Dokumente in PDF/A zu einem festen Bestandteil ihrer Archivierungsrichtlinien gemacht. Tools zur PDF/A-Erstellung gibt es zwar einige – von Adobe über Foxit bis hin zu Callas. Doch besonders dann, wenn es um komplexe, verschachtelte Dateien geht, haben diese Lösungen oft ihre Schwierigkeiten. Denken Sie zum Beispiel an eine E-Mail mit mehreren Anhängen oder ein Word-Dokument mit eingebetteten Excel-Tabellen. Hier helfen viele Tools nicht weiter, ohne dass Sie selbst Hand anlegen müssen.

    Die Herausforderung: Verschachtelte oder eingebettete Dateien

    Wenn beispielsweise PDF-Dateien, E-Mails mit unterschiedlichen Dateiformaten im Anhang (Word, Excel, Bilddateien) oder Excel-Tabellen, die in Word-Dokumente eingebettet sind, in PDF/A‍ konvertiert werden sollen, stoßen herkömmliche Tools meist an ihre Grenzen. Verschachtelte Dateien werden dann häufig manuell auseinandergenommen, einzeln konvertiert und anschließend wieder an einem gemeinsamen Ort abgespeichert. Eine solche Vorgehensweise bringt nicht nur überflüssige Arbeitsschritte mit sich, sondern auch die Gefahr eines Informationsverlustes.

    So sieht der Prozess mit der PDF Longlife Suite aus:

    1. Automatische Zerlegung der Eingabedatei:
      Wenn Sie eine Datei mit Anhängen oder eingebetteten Inhalten (z. B. eine E-Mail, eine ZIP-Datei oder ein Word-Dokument mit Excel-Tabellen) einfügen, erkennt die Suite automatisch alle enthaltenen Dateiteile. Verschachtelte Formate und Containerdateien wie ZIP werden mühelos „entpackt“.
    2. Einzelkonvertierung der Bestandteile:
      Jedes einzelne Element wird in ein eigenes PDF/A-Dokument umgewandelt. Dabei wird sichergestellt, dass sämtliche Inhalte den Archivierungsstandard erfüllen.
    3. Zusammenführung in einen PDF/A-Container:
      Nach der Konvertierung werden alle PDF/A-Dateien wieder sinnvoll in einem Container vereint – genauso, wie sie im Original angeordnet waren. Dadurch bleibt die Struktur der Ursprungsdatei vollständig erhalten, nur eben jetzt perfekt langzeittauglich.
    Symbolbild Dateinanhänge in PDF/A; Icon PDf wechselt in Icon PDF/A

    Warum nicht-PDF/A-Inhalte in einen PDF/A-Container einbetten?

    Mit der PDF Longlife Suite können Sie jede beliebige Datei in ein gültiges PDF/A-Dokument verpacken. Vielleicht fragen Sie sich: Warum sollte man Dateien, die eigentlich nicht PDF/A-konform sind, trotzdem in einen PDF/A-Container packen? Die Antwort ist ganz einfach: Flexibilität. 

    Ein bekanntes Beispiel ist die ZUGFeRD-Rechnung oder eRechnung. Diese kombiniert eine menschenlesbare PDF-Rechnung mit maschinenlesbaren XML-Daten – und das alles in einer einzigen Datei. 

    Ein weiterer Anwendungsfall: Spezifische Dateien, die aus technischen oder inhaltlichen Gründen nicht zu PDF/A konvertiert werden können, aber dennoch unverändert archiviert werden müssen. Das gilt beispielsweise für 3D-Geometrien aus CAD-Systemen oder besonders komplexe Excel-Berechnungen. 

    Indem man diese Dateien in einem PDF/A-Container einbettet, bleibt der Originalzustand erhalten, während gleichzeitig alle archivierungsrelevanten Anforderungen erfüllt werden. 

    Digitale Signaturen und PDF/A: Ein scheinbarer Konflikt

    Nun zur nächsten Frage: Was machen wir mit digital signierten Dateien?

    Hier liegt das Problem: Sobald eine Datei geändert wird – und sei es nur durch das Anpassen von Metadaten –, wird die digitale Signatur ungültig. Das betrifft leider auch Änderungen, die für die PDF/A-Konvertierung notwendig sind. Muss man sich also entscheiden? Signatur oder PDF/A-Konformität? Nicht mit der PDF Longlife Suite von SEAL Systems.

    Der Workflow für Signaturen funktioniert so:

    1. Die bestehende digitale Signatur wird von der Datei entfernt. Visualisierungen einer Signatur, z.B. aufgestempelte Unterschriftenscans bleiben dabei erhalten.
    2. Die Datei wird in PDF/A konvertiert.
    3. Das Originaldokument mitsamt der Signatur wird unverändert als eingebettetes Element im PDF/A-Container gespeichert.

    Da es sich hier um einen automatischen Serverprozess handelt, ist der Ablauf sicher. Auf Wunsch kann die Suite zusätzlich ein digitales Firmensiegel auf das generierte PDF/A-Dokument anwenden, um es gegen nachträgliche Änderungen zu schützen.

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    Warum SEAL Systems?

    Die PDF Longlife Suite ist nicht nur ein weiteres Konvertierungstool. Es ist eine vollständige Automatisierungslösung, die Unternehmen dabei hilft, selbst komplexe Dateistrukturen effizient und korrekt in PDF/A zu konvertieren. Und das ganz ohne Stress, ohne Informationsverlust und ohne überflüssige Arbeitsschritte.

    Also, warum noch länger mit manuellen Prozessen kämpfen? Es gibt bessere Wege. Kontaktieren Sie uns für eine ausführliche Beratung zu Ihrem individuellen Anwendungsfall oder sehen Sie sich unser Factsheet zur PDF Longlife Suite an!

    Factsheet PDF Longlife Suite