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Die IT-Infrastruktur eines Unternehmens ist heute mehr als nur ein unterstützendes System – sie ist das Rückgrat, auf dem vieles basiert. Doch was passiert, wenn nur wenige oder gar eine einzige Person für die Wartung und Lösung von Problemen verantwortlich ist? In Zeiten von Fachkräftemangel, Personalwechseln oder Überlastung kann genau das zu einem ernsten Problem werden.
Ausfallsicherung in kritischen Bereichen
Dennoch sind unsere Lösungen bei unseren Kunden immer mehr in zum Teil sehr kritischen Bereichen im Einsatz, wie Fertigung, Beschaffung, Auslieferung, Konstruktion und Dokumentation. Wenn da das komplette System ausfallen würde oder fehlerhafte Jobs ganze Server blockieren würden, entsteht schnell ein großer Schaden.
Eine Sorge, die wir unseren Kunden gerne nehmen wollen! Neben den bereits etablierten Gegenmaßnahmen wie Loadbalancing, Failover und Systemmonitoring möchten wir für unsere Kunden sogar noch einen Schritt weitergehen: Die Fehlerbehebung ohne Administrator!
Denn trotz aller Maßnahmen kann es zu Ausfällen im Druckprozess kommen. Mit unserem übersichtlichen Monitoring eigentlich kein Problem. Ein Administrator kann die Störung schnell identifizieren und beheben. Doch was passiert, wenn kein Administrator verfügbar ist.
Automatische Fehlermeldungen an Endanwender
Einer unserer Kunden kam vor einiger Zeit auf uns zu, um den Startschuss für dieses Projekt zu legen. Der Kunde ist im Bereich der industriellen Produktion tätig. Ein wichtiger Aspekt begleitend zur Fertigung ist die zeitnahe Verfügbarkeit einer Bedienungsanleitung zu jeder Auslieferung, die wir mit dem unserem Prozess DPF4Publish vollautomatisch erstellen. Fehler bei dieser Verarbeitung behindern die Lieferkette. Denn ohne eine Bedienungsanleitung darf das Produkt nicht ausgeliefert werden. Deshalb müssen Störungen immer kurzfristig beseitigt werden – und im besten Fall eben ohne auf IT-Support oder die Hilfe von Dritten angewiesen zu sein.
Unsere DPF, also Digital Process Factory, hat bereits verschiedene Möglichkeiten, um Fehler im Prozess zeitnah zu melden. So werden die Fehlermeldungen per Mail bzw. die Rückmeldung an SAP® bereits mit Parametern aus dem Prozess angereichert, um die Fehlerursache und die Auswirkungen möglichst genau anzugeben. Diese Fehlermeldungen wurden nun noch für einige bestimmte Fehlersituationen angepasst und kundenspezifische Workflow-Schritte eingebaut.
Bislang war in den Fehlermeldungen in der Regel ein Link zu unserer PLOSSYS® OCON enthalten, auf den nur ein Administrator zugreifen konnte, um dort die Fehlerursache einzusehen. Mit diesen neuen Maßnahmen sollen automatische Fehlerbenachrichtigungen direkt alle notwendigen Informationen in der Mail enthalten, die zur Fehlerbehebung notwendig sind. D.h. eine möglichst genaue Beschreibung der Ursache und – noch viel wichtiger – den Schlüssel des verursachenden Eingangsdokument. Damit kann dann der Endanwender in einem Großteil der Störungsfälle direkt Gegenmaßnahmen ergreifen (z.B. ein PDF-Original in SAP austauschen) ohne erst einen Administrator kontaktieren zu müssen.
Fazit: Fehlerbehebung ohne Admin
Innerhalb kürzester Zeit konnte unser Team das Projekt abschließen und beim Kunden live gehen. Bereits im ersten Monat konnten fünf Fehlerfälle identifiziert und selbstständig ohne Administrator gelöst werden.
Gerade in hochkritischen Bereichen ist es wichtig, das Knowhow nicht gebündelt wird und Prozesse nicht nur von einer Person abhängig sind. Eine kleine Störung kann so schnell teuer werden. Mit unseren Lösungen wollen wir Unternehmen unterstützen einfach, effizient und ausfallsfrei arbeiten zu können und unternehmenskritische Prozesse schützen.
Ein positiver Nebeneffekt: Administratoren müssen bei kleinen Störungen, die einfach vom Endanwender selbst gelöst werden können, nicht mehr tätig werden. So werden wieder Kapazitäten für andere wichtige Aufgaben frei. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Personalengpässen ist dies nicht zu verachten.
Ausblick: Die nächste Stufe der Dokumentenverteilung
Für Unternehmen, die ihre Dokumentenverteilung aus SAP noch weiter optimieren möchten, bietet unsere Lösung PLOSSYS® Distribution Engine, zu der auch die DPF gehört, umfassende Möglichkeiten, digitale Verteilwege effizient zu gestalten.
Die PLOSSYS® Distribution Engine ermöglicht also nicht nur die Status-Rückmeldung bei Druckaufträgen, sondern stellt darüber hinaus einen durchgängigen, digitalen Verteilprozess bereit. Dabei werden Dokumente unabhängig vom Quellsystem aufbereitet und über verschiedene Kanäle wie z.B. E-Mail, SharePoint oder PLOSSYS® Web Portal verteilt. Ergänzende Funktionen wie die digitale Signatur oder der Dokumentenschutz können ebenfalls integriert werden.
So können Unternehmen ihre Dokumentenprozesse insgesamt sicherer, flexibler und effizienter gestalten. Sie möchten ihre Dokumentenprozesse optimieren? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung!
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