von Dr. Uwe Wächter
In den letzten Beiträgen dieser Blogserie, haben wir Sie darüber aufgeklärt, wie man z. B. schnell und einfach zusammengehörige Dokumente für eine Dokumentation im SAP findet oder wie man eine individuelle Struktur dafür festlegen kann. Stets war der letzte Schritt auf unserer Reise dabei das Festlegen des Layouts. Doch woher kommt das Layout für unsere Dokumentationen überhaupt?
Mit der Lösung Direct Publishing lassen sich automatisiert Dokumente aus einem PLM/DMS-System (meist SAP) in eine PDF-Gesamtdokumentation mit einheitlichem Erscheinungsbild überführen.
Neben dem reinen Zusammenführen von Dokumenten ist zusätzlich eine Anpassung der Inhalte möglich. So können beispielsweise Inhaltsverzeichnisse generiert, Deckblätter und andere Inhalte eingefügt oder eine Verlinkung innerhalb der PDF-Datei aufgebaut werden.
Die prozessorientierte Architektur unserer Lösung Direct Publishing ermöglicht eine individuelle Anpassung an unterschiedlichste Anforderungen. Die gängigsten Anforderungen, die an eine automatisierte Erstellung von Dokumentationen gestellt werden, wurden bereits im Direct Publishing Standard integriert und werden stetig weiterentwickelt. Neben den Standardfunktionen können kundenspezifische Erweiterungen entwickelt und in den Prozess integriert werden, um ein Höchstmaß an Flexibilität zu bieten.
Für die Gestaltung des Dokuments gibt es vorgefertigte Vorlagen. Einige wichtige Funktionen möchten wir Ihnen genauer vorstellen:
Bei der automatisierten Generierung von Dokumenten ist die Erstellung eines Deckblattes eine gängige Anforderung. SEAL Systems fertigt entweder ein ganz individuelles Deckblatt an, das automatisch mit Ihren spezifischen Inhalten befüllt wird, oder wir greifen auf ein Direct Publishing Standard-Deckblatt zurück.
Standard-Deckblatt
Bei der Erstellung der Dokumente kann ein Inhaltsverzeichnis generiert und eingefügt werden. Wählen Sie einfach aus drei Standard-Vorlagen Ihr Wunschverzeichnis!
Inhaltsverzeichnis 1 – Liste
Inhaltsverzeichnis 2 – Tabelle
Inhaltsverzeichnis 3 – Tabelle mehrsprachig
Für alle Inhaltsverzeichnisse kann ein Titel definiert werden. Das Inhaltsverzeichnis 3 ist zweisprachig ausgelegt.
Alle Inhaltsseiten des Dokuments können mit einer Kopf- und Fußzeile versehen werden.
Fußzeile 1 – Fixe Position
Fußzeile 2 – Fixe Position, nur Seitenzahl
Fußzeile(n) 3 – Wie ein Buch
Neben den hier aufgeführten Standardvorlagen können natürlich auch kundenspezifische Vorlagen für Deckblätter, Inhaltsverzeichnisse, Kapitel-Trennblätter sowie Kopf- & Fußzeilen erstellt werden. Außerdem ist es möglich, die Standardvorlagen individuell anzupassen. Sprechen Sie uns einfach an!
Sofern vom jeweiligen Quellsystem – wie beispielsweise SAP – unterstützt, werden die für den Prozess notwendigen Dokumente automatisch aus dem Quellsystem ausgecheckt. Zusätzlich gibt es weitere Funktionen, die den Ablauf der Dokumentenverteilung und die Benachrichtigung von Nutzern automatisieren.
Nach der Erzeugung der Dokumentation ist noch nicht Schluss! Am Ende des Prozesses kann das erzeugte Dokument an diverse Systeme verteilt werden. Im Standard ist es z. B. möglich, das Dokument zurück ins SAP zu senden. Ebenso kann es mit entsprechenden Schnittstellen in beliebige Webportale oder Dokumentenmanagementsysteme geladen oder via E-Mail versendet werden. Selbstverständlich ist auch eine Anbindung von PLOSSYS Netdome zur weiteren Verteilung möglich. Die Konfiguration der Dokumentenverteilung erfolgt individuell bei der Implementierung des Prozesses.
Lassen Sie sich über den Ablauf der Prozesse informieren! Direct Publishing kann hierzu den aktuellen Status direkt ans SAP System übergeben oder nach Fertigstellung des Prozesses eine E-Mail an die verantwortlichen Nutzer senden. Im Standard ist es zudem möglich, am Ende des Prozesses eine beliebige SAP-Funktion aufzurufen.
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Dr. Uwe Wächter
Dokumentkonvertierung und der Name Uwe Wächter sind untrennbar miteinander verbunden: Er ist unser Experte rund um PDF & Co. Wenn er nicht gerade spannende Projekte durchführt, Fachartikel schreibt oder Messen betreut, baut er sehr gerne an seiner eigenen Hausautomation. Da Uwe Wächter gerne reist kann er so Heizung und Garten auch aus der Ferne kontrollieren. uwe.waechter@sealsystems.de | 06154 637 372
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