Woher kommt das Layout einer Dokumentation? (Serien-Teil 4/5)

In den letzten Beiträgen dieser Blogserie, haben wir Sie darüber aufgeklärt, wie man z. B. schnell und einfach zusammengehörige Dokumente für eine Dokumentation im SAP findet oder wie man eine individuelle Struktur dafür festlegen kann. Stets war der letzte Schritt auf unserer Reise dabei das Festlegen des Layouts. Doch woher kommt das Layout für unsere Dokumentationen überhaupt?

Direct Publishing – Dokumentation auf Knopfdruck

Mit der Lösung Direct Publishing lassen sich automatisiert Dokumente aus einem PLM/DMS-System (meist SAP) in eine PDF-Gesamtdokumentation mit einheitlichem Erscheinungsbild überführen.

Neben dem reinen Zusammenführen von Dokumenten ist zusätzlich eine Anpassung der Inhalte möglich. So können beispielsweise Inhaltsverzeichnisse generiert, Deckblätter und andere Inhalte eingefügt oder eine Verlinkung innerhalb der PDF-Datei aufgebaut werden.

Die prozessorientierte Architektur unserer Lösung Direct Publishing ermöglicht eine individuelle Anpassung an unterschiedlichste Anforderungen. Die gängigsten Anforderungen, die an eine automatisierte Erstellung von Dokumentationen gestellt werden, wurden bereits im Direct Publishing Standard integriert und werden stetig weiterentwickelt. Neben den Standardfunktionen können kundenspezifische Erweiterungen entwickelt und in den Prozess integriert werden, um ein Höchstmaß an Flexibilität zu bieten.

Standardmäßige Funktionen in Direct Publishing:

PDF-Features

• Zusammenführen mehrerer Dateien in ein Dokument
• Erstellung von PDF/A Dokumenten für die Langzeitarchivierung
• Erstellung und Bearbeitung von PDF-Lesezeichen / Bookmarks
• Generierungen von Seitenzahlen
• Verlinkung von Inhalten innerhalb der PDF-Datei
• Verlinkung in andere PDF-Dateien
• Verschlüsselung der PDF-Datei
• Anhang beliebiger Dokumente an die PDF-Dateien
• Verarbeitung / Aufteilung von strukturierten PDF-Dateien
• Skalierung von Dokumenten und Anpassen auf Seitenformate
• Hinzufügen von Metadaten an das Dokument
• Automatisiertes Ausfüllen von Formularfeldern

Gestaltung der Dokumentation

• Einfügen eines Logos
• Aufbringen von Stempeln
• Erzeugung eines Deckblatts
• Erzeugung eines Inhaltsverzeichnisses
• Erzeugung von Kapitel-Trennblättern
• Einfügen von Kopfzeilen
• Einfügen von Fußzeilen
• Einfügen von Trennlinien
• Einfügen von Trennseiten (z. B. für Buchdruck)
• Für die Gestaltung des Dokuments gibt es vorgefertigte Vorlagen

Für die Gestaltung des Dokuments gibt es vorgefertigte Vorlagen.

Einige wichtige Funktionen möchten wir Ihnen genauer vorstellen:

Deckblätter

Bei der automatisierten Generierung von Dokumenten ist die Erstellung eines Deckblattes eine gängige Anforderung. SEAL Systems fertigt entweder ein ganz individuelles Deckblatt an, das automatisch mit Ihren spezifischen Inhalten befüllt wird, oder wir greifen auf ein Direct Publishing Standard-Deckblatt zurück.

Standard-Deckblatt

Inhaltsverzeichnisse

Bei der Erstellung der Dokumente kann ein Inhaltsverzeichnis generiert und eingefügt werden. Wählen Sie einfach aus drei Standard-Vorlagen Ihr Wunschverzeichnis!

Inhaltsverzeichnis 1 – Liste

Inhaltsverzeichnis 2 – Tabelle

Inhaltsverzeichnis 3 – Tabelle mehrsprachig

Für alle Inhaltsverzeichnisse kann ein Titel definiert werden. Das Inhaltsverzeichnis 3 ist zweisprachig ausgelegt.

Kopf- & Fußzeilen

Alle Inhaltsseiten des Dokuments können mit einer Kopf- und Fußzeile versehen werden.

Fußzeile 1 – Fixe Position

Fußzeile 2 – Fixe Position, nur Seitenzahl

Fußzeile(n) 3 – Wie ein Buch

Kundenspezifische Dokumentationen

Neben den hier aufgeführten Standardvorlagen können natürlich auch kundenspezifische Vorlagen für Deckblätter, Inhaltsverzeichnisse, Kapitel-Trennblätter sowie Kopf- & Fußzeilen erstellt werden. Außerdem ist es möglich, die Standardvorlagen individuell anzupassen. Sprechen Sie uns einfach an!

Prozessfeatures

Sofern vom jeweiligen Quellsystem – wie beispielsweise SAP – unterstützt, werden die für den Prozess notwendigen Dokumente automatisch aus dem Quellsystem ausgecheckt. Zusätzlich gibt es weitere Funktionen, die den Ablauf der Dokumentenverteilung und die Benachrichtigung von Nutzern automatisieren.

Ablage der Dokumentation

Nach der Erzeugung der Dokumentation ist noch nicht Schluss! Am Ende des Prozesses kann das erzeugte Dokument an diverse Systeme verteilt werden. Im Standard ist es z. B. möglich, das Dokument zurück ins SAP zu senden. Ebenso kann es mit entsprechenden Schnittstellen in beliebige Webportale oder Dokumentenmanagementsysteme geladen oder via E-Mail versendet werden. Selbstverständlich ist auch eine Anbindung von PLOSSYS zur weiteren Verteilung möglich. Die Konfiguration der Dokumentenverteilung erfolgt individuell bei der Implementierung des Prozesses.

Benachrichtigungen

Lassen Sie sich über den Ablauf der Prozesse informieren! Direct Publishing kann hierzu den aktuellen Status direkt ans SAP System übergeben oder nach Fertigstellung des Prozesses eine E-Mail an die verantwortlichen Nutzer senden. Im Standard ist es zudem möglich, am Ende des Prozesses eine beliebige SAP-Funktion aufzurufen.

Entdecken Sie alle Artikel der Serie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“:

1. 1. Teil 1: Einfache Dokumentationserstellung aus SAP dank standardisierter Templates
   2. Teil 2: Individuelle Dokumentationserstellung aus SAP
   3. Teil 3: Dokumentationserstellung: Finden und Sammeln von Dokumenten im SAP
   4. Sie lesen Teil 4: Woher kommt das Layout einer Dokumentation?
   5. Teil 5: Dokumentationen erstellen mit dem Publishing-Structure-Editor | PULSE

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