Dokumente im SAP DVS verwalten und per SharePoint veröffentlichen

Praktisch alle Firmen, die die SAP Business Suite oder S/4HANA einsetzen, nutzen das SAP Dokumentenverwaltungssystem (SAP DVS) zur Verwaltung von Dokumenten. Das SAP DVS ist im Standard der genannten SAP Lösungen enthalten und bietet vielfältige Möglichkeiten um Dokumente, deren Dateien und Attribute zu verwalten und zu nutzen und mit anderen SAP Prozessen und Strukturen zu verknüpfen. Dieses Standard­verfahren erweitert SEAL Systems um komfortable Möglichkeiten der automatisierten Dokumentenermittlung, der Dokumenten­verarbeitung und Dokumentenausgabe. Im Folgenden berichten wir Ihnen über die Nutzung dieser Funktionalität im Kontext der Bereitstellung von Projektdokumentationen einer zentralen Landesgesellschaft eines international agierenden Energie- und Automatisierungstechnikkonzerns.

Unser Kunde stellt technische Großanlagen und Sondermaschinen nach Vorgaben seiner Kunden her. Für diese Geräte werden Dokumentationen und technische Spezifikationen erstellt, die für den Support durch andere Abteilungen oder auch dem Endkunden zur Verfügung gestellt werden müssen. Dieser Personenkreis hat nicht unbedingt Zugriff auf das SAP System bzw. soll ihn auch nicht erhalten. Daher bestand die Anforderung, diese Dokumente während des Projektes bzw. final beim Projektabschluss auf geeignete Weise zur Verfügung zu stellen.

SharePoint als Mittel der Wahl

Für die Bereitstellung fiel die Wahl auf SharePoint, da das System bereits verfügbar war und Möglichkeiten bietet, Dokumente strukturiert zu speichern und darzustellen. Mit der Ausprägung als SharePoint Online haben auch berechtigte externe Mitarbeiter Zugriff auf die bereitgestellten Dokumente.

In der Praxis wird der Export aus der SAP Dokumentationsstruktur (Dokumentenstückliste) gestartet. Dieser Start kann in unterschiedliche SAP Transaktionen und Prozesse integriert werden. Während des Projektes erfolgt der Start manuell: Immer dann, wenn relevante neue Dokumentversionen erzeugt werden, werden diese im SharePoint bereitgestellt. Bei Projektabschluss erfolgt eine erneute und finale Aktualisierung im SharePoint.

Im SharePoint werden dabei Kopien der Dateien und deren Attribute angelegt, ein direkter Zugriff aus SharePoint auf SAP ist nicht notwendig und in diesem Szenario auch nicht gewünscht.

 
Manuelle oder automatische          Erzeugung eines Ausgabeauftrags
Dokumentenauswahl

Verwaltung und Ausgabe                Transfer nach SharePoint über die
über PLOSSYS                                     SharePoint Queue

Mehrere SEAL Systems Produkte im Einsatz

Die Lösung wurde mit den SEAL Systems Produkten Structure Explosion, dem Document Distribution Director (DDD) und unserer Output Management Engine PLOSSYS inklusive einer SharePoint Queue implementiert:

Das Modul Structure Explosion sorgt dafür, dass aus einer Dokumentationsstruktur die für den Export relevanten Dokumente ermittelt werden. Das DDD verwaltet diese Dokumentliste und übergibt sie zur Ausgabe an die Output Management Engine. Diese konvertiert, stempelt und skaliert die Dateien wenn nötig und überträgt sie über die SharePoint Queue an das SharePoint. Dort werden die Dokumente in einer SharePoint Dokumentenbibliothek abgelegt.

Damit ist das eigentliche Verfahren so einfach wie Drucken aus SAP. Die Herausforderung liegt in der Spezifikation der für den Prozess relevanten Dokumente, die dann üblicherweise per Konfiguration identifiziert werden können, sowie der Ermittlung der in SharePoint benötigten Daten aus SAP. In vielen Fällen und bei sauberer Definition der Strukturen im SAP lässt sich auch das per Konfiguration abbilden. Wenn nicht, stehen Userexits für kundenspezifische Anpassungen zur Verfügung.

Das Ergebnis: Eine einfach zu bedienende Lösung

Die Implementierung stellt dem Kunden eine einfach zu bedienende Lösung bereit, um manuell oder automatisiert die benötigen Dokumente aus SAP zu ermitteln und per SharePoint non-SAP Anwendern bereitzustellen. Das vermeidet aufwendiges und fehleranfälliges manuelles Bereitstellen, das bei sehr geringen Stückzahlen möglicherweise eine Option ist.

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