Dokumente aus SAP EasyDMS per SharePoint verfügbar machen

Viele Unternehmen setzen SAP EasyDMS ein, um ihren Mitarbeitern schnell und einfach Dokumente oder Dokumentstrukturen zur Verfügung zu stellen. Dank der einfachen Integration in den Windows-Explorer finden sich Anwender schnell zurecht. Sie freuen sich über einen einfachen, unkomplizierten Zugriff auf die benötigten Dokumente oder Dokumentstrukturen, ohne dass eine Einarbeitung in komplexe Tools erfolgen muss. Durch die Entscheidung der SAP, EasyDMS mit S/4HANA nicht weiter zu unterstützen, stehen nun viele Unternehmen vor der Herausforderung ihre SAP EasyDMS-Installationen durch eine andere Lösung zu ersetzen. Auch SEAL Systems hat den Bedarf erkannt und hat gemeinsam mit einem Kunden eine Lösung entwickelt, um Dokumente aus dem SAP EasyDMS per SharePoint zur Verfügung zu stellen. Wie diese Lösung genau aussieht, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Erstes Ziel des Projektes war es, den Zugriff auf Dokumente für den internen Support so einfach wie möglich zu gestalten. Daher haben wir uns dazu entschlossen, im ersten Schritt den Export aus den bekannten SAP EasyDMS-Strukturen zu starten. Der Anwender arbeitet also in seinen gewohnten Strukturen im SAP EasyDMS und kann bei Bedarf eine Ausleitung von Dokumenten und/oder Dokumentstrukturen aus dem SAP EasyDMS nach SharePoint durchführen. Im zweiten Schritt wird der Export direkt aus dem SAP gestartet werden, und zwar ohne Aufruf des SAP EasyDMS.

Zusätzlich zur manuellen wird auch eine automatische Ausgabe unterstützt. Dabei wird die Dokumentation eines Supportfalls bei Abschluss automatisch an das SharePoint übertragen, um so den finalen Stand immer aktuell auch im SharePoint für die Anwender zur Verfügung zu stellen. Das bedeutet, dass sowohl die manuelle Übertragung von Daten als auch die automatische in Abhängigkeit von bestimmten Aktionen (z.B. Abschluss eines Supportfalls) mit der Erweiterung zur Verfügung steht.

Zweites Ziel des Projektes war es, die Strukturen des SAP EasyDMS auch im SharePoint zu erhalten, damit sich der Anwender nicht zusätzlich zu einer neuen Oberfläche auch in eine neue Struktur eindenken muss. Gemeinsam mit unserem Kunden haben wir eine Lösung erarbeitet, welche die Informationen (z.B. SAP-Merkmale, Dokumente und Strukturen) im SAP ermittelt und an die SEAL-Lösung übergibt. Die SEAL-Lösung nimmt die Informationen, Dokumente und Strukturinformationen entgegen und bereitet diese für die Übertragung ins SharePoint auf.

Sobald alle Dokumente verfügbar sind, wird die Übertragung ins SharePoint gestartet. Wenn die Informationen in den SharePoint-Strukturen erfolgreich abgelegt wurden, wird eine Mail an konfigurierbare Empfänger mit einem Link auf die SharePoint-Seite gesendet. Der Zugriff auf das SharePoint kann auf vier Wegen erfolgen:

1. Durch einen Web-Browser. Hierfür wird eine Authentifizierung des Users benötigt, um sicherzustellen, dass nur berechtigten Personen auf die Dokumente zugreifen können.
2. Durch die Microsoft SharePoint-App.
3. Durch eine lokale Einbindung der SharePoint-Dokumentenbibliothek als Windows-Laufwerk.
4. Über einen speziellen Freigabelink, der keinen Benutzer erfordert. Wenn der Empfänger auf diesen Freigabelink klickt, erhält er einen Verifikationscode an seine Mail geschickt. Diesen Code muss er eingeben, um Zugriff auf die Dokumente zu erhalten.

Durch die gewohnte Struktur und eine einfache Gestaltung der SharePoint-Seite wurden sowohl die Umstellung als auch die Einführung neuer Applikationen ohne langwierige Anwender-Schulungen umgesetzt. Unser Kunde ist mit der Lösung zufrieden und hat die SEAL-Lösung zur SharePoint-Kopplung bereits für andere Anwendungsgebiete erweitert. Mehr dazu verraten wir Ihnen in einem weiteren Blog-Beitrag.

Suchen auch Sie eine Lösung um flexibel Dokumente, Informationen und  Strukturen im SharePoint bereitzustellen? Fordern Sie unverbindlich einen Beratungstermin an!*

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