Dokumentationen erstellen mit dem PUbLishing-Structure-Editor | PULSE (Serien-Teil 5/5)

von  Dr. Uwe Wächter

PULSE – Das entscheidende Bindeglied zwischen Dokumenten-Management-System (DMS) und Direct Publishing (DP) von SEAL Systems

 

Immer wieder stoßen wir bei Kunden auf Anforderungen, die wir perfekt mit unserem Direct Publishing System lösen könnten. Alle Daten und Dateien, die für eine Dokumentationserstellung erforderlich sind, sind im Dokumenten-Management-System (DMS) oder Enterprise Content Management System (ECM) vorhanden. Sie sind sehr durchdacht strukturiert und abgelegt. Aber die angestrebte Dokumentation soll eine ganz andere Struktur erhalten. Für Anwendungsfälle wie diesen wurde unser Publishing-Structure-Editor PULSE entwickelt.

Auf der einen Seite gibt es Stücklisten für Konstruktion, Fertigung oder Lieferung. Auf der anderen Seite ist eine Anordnung durch Kapitel und Unterkapitel gefordert. Häufig passt das nicht zusammen.

Was kann man also tun? Wie kommt man trotzdem zu einem weitestgehend automatischen Prozess, der die ohnehin vorhandenen Dokumente, Daten und Strukturen nutzt, um daraus direkt eine Kundendokumentation zu erzeugen?

Die Lösung ist ein interaktiver Zwischenschritt: Anwender in der Dokumentationsabteilung strukturieren die Informationen aus dem Quell-System so um, dass sie bereits in die geplanten Kapitel einsortiert sind. Die Idee des PULSE-Verfahrens ist geboren.

Für SAP gibt es bereits eine Erweiterung für den Document Distribution Director (DDD), um die Ergebnisliste aus unseren Absammel­transaktionen so umzustrukturieren, dass daraus die Dokumentation direkt entstehen kann. Für andere DMS konnte dieses Verfahren bisher nicht angewendet werden.

Unser neues Web-Framework, auf dem übrigens eine ganze Reihe neuer Clients für die bewährten SEAL Systems Anwendungen basiert, bietet nun auch die Grundlage für den neuen PULSE.

Wie funktioniert der Publishing-Structure-Editor?

PULSE nimmt zunächst eine Ergebnisliste aus Ihrem DMS entgegen. Wir zeigen Ihnen, wie diese Ergebnisliste formatiert sein muss, um damit nahtlos weiterarbeiten zu können. Zum einen sollen alle Dateien darin aufgelistet sein, die in der endgültigen Dokumentation erscheinen sollen. Darüber hinaus wird die Dokumentationsstruktur benötigt. Idealerweise kann Ihre Strukturierung in Baugruppen und Unterbaugruppen das Muster bilden, wie die einzelnen Dateien in Kapitel und Unterkapitel verteilt werden sollen. Wenn nicht, dann ist genau dies die Aufgabe des PULSE.

Vorgefertigte Templates können Sie dabei unterstützen. Darüber hinaus sind noch sprechende Namen für die Dateien wichtig, damit wir Ihnen daraus ein ansprechendes Inhaltsverzeichnis erstellen können. Auch Namen für Kapitel sind natürlich notwendig. Daten zu Ihrem Kunden und dem Projekt runden die Informationen ab. Daraus entstehen ansprechende Deckblätter.

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Aber wie übergeben Sie uns die eigentlichen Dateien? Zunächst gar nicht. PULSE arbeitet nur auf Metadaten-Basis. Entweder legen Sie uns die Dateien schon einmal auf unseren Server oder wir holen uns diese später direkt von Ihrem DMS ab.

Im PULSE selbst kann man nachträglich Kapitel anlegen und Dateien in Kapitel oder Unterkapitel einordnen. Dies erfolgt einfach per Drag & Drop.

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Standarddokumente können von der lokalen Festplatte importiert werden.

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Damit die Arbeit des Strukturierens nicht immer wieder neu beginnen muss, stehen Templates zur Verfügung, die vordefinierte Kapitel, Layouts und Einstellungen beinhalten.

Quotation Dokumentationen erstellen mit dem PUbLishing-Structure-Editor | PULSE (Serien-Teil 5/5)

Pulse-template Dokumentationen erstellen mit dem PUbLishing-Structure-Editor | PULSE (Serien-Teil 5/5)

Nun haben Sie im PULSE die Ergebnisliste so umgebaut, dass die gefundenen Informationen (Datei-Referenzen, Strukturierungen, Daten) dem entsprechen, wie Sie sie in der Kundendokumentation wieder finden wollen. Jetzt muss dieser letzte Schritt – die eigentliche Erstellung der Dokumentation – noch erledigt werden. Genau das ist die Aufgabe unseres Direct Publishing Systems. Dieses beschafft zunächst Ihre Dateien und weitere Informationen aus Ihrem DMS. Anschließend bekommen Sie Ihre Wünsche erfüllt. Bei der Übergabe des Dokumentenauftrags vom PULSE an das Direct Publishing können Sie sich nämlich noch einiges wünschen: Papier oder PDF? Gewöhnliches PDF oder PDF für Archivierung? Mit Bookmarks?  Alle Dateien in einer oder alle separat? Dies und vieles mehr können Sie nach Ihren Bedürfnissen einstellen.

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Das Ergebnis einer interaktiven Strukturierung kann auch abgespeichert und später verfeinert werden oder es dient als Basis für die Erstellung einer ähnlichen Dokumentation.

 

Wir können Ihnen helfen, Ihren Produktionsprozess zu optimieren. Fordern Sie jetzt einen kostenlosen und unverbindlichen Beratungstermin mit unserem Experten Dr. Uwe Wächter an!*

*Kein Newsletter, keine Weitergabe, Kontaktaufnahme per E-Mail nur zum genannten Zweck.

 

Entdecken Sie alle Artikel der Serie „Dokumentationserstellung mit SEAL Systems“:

  1. Teil 1: Einfache Dokumentationserstellung aus SAP dank standardisierter Templates
  2. Teil 2: Individuelle Dokumentationserstellung aus SAP
  3. Teil 3: Dokumentationserstellung: Finden und Sammeln von Dokumenten im SAP
  4. Teil 4: Woher kommt das Layout einer Dokumentation?
  5. Sie lesen Teil 5: Dokumentationen erstellen mit dem PUbLishing-Structure-Editor | PULSE

 

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