PDF/A und ArchiveLink Dokumente

von  Lars Palitzsch

pdfa-archivelinkArchiveLink ist eine SAP-Schnittstelle, mit der Dateien und zugehörende Daten im SAP verwaltet werden. Als Schnittstelle zur Ablage von Dokumenten im SAP ist sie weit verbreitet. So werden sehr häufig Formulare bei der Ausgabe von Bestellungen, Kundenaufträgen oder anderen SAP Objekten nicht nur versendet, sondern auch per ArchiveLink abgelegt und zum SAP Objekt verknüpft. Über die SAP Funktion „Dienste zum Objekt“ können Dokumente außerdem interaktiv zu SAP Objekten über ArchiveLink gespeichert werden. Mit diesen Möglichkeiten stellt sich die Frage, ob diese Dokumente generell oder für bestimmte Prozesse in einem standardisierten und einheitlichen Format abgelegt werden sollen oder ob dies nicht sogar aufgrund rechtlicher Vorgaben notwendig ist. Unser heutiger Beitrag beschreibt, wie man diese Anforderung lösen kann.

Die Szenarien:

Die ArchiveLink Schnittstelle findet in unterschiedlichen Szenarien Verwendung:

  • beim Druck von SAP Formularen (SAP Script und SmartForms)
  • in SAP Transaktionen (OAWD u.a.)
  • beim Ablegen über Dienste zum Objekt
  • in kundenspezifischen Lösungen

Um in diesen Szenarien eine Prüf- oder Konvertierungsfunktion zu integrieren, kann im Falle des Formulardrucks ein SAP Userexit implementiert werden. In allen anderen Fällen stehen diese nicht zur Verfügung, sodass hier mit SAP Enhancements gearbeitet werden muss.

SEAL Systems stellt für die genannten Szenarien Userexit-Funktionen bzw. Integrationsbausteine bereit, die einfach in die ArchiveLink Schnittstelle zu integrieren sind.

Der Prozess:

Diese Integrationsbausteine prüfen über eine Konfigurationstabelle, ob für einen konkreten Archivierungsvorgang eine Prüfung oder Konvertierung notwendig ist. Wenn nicht, wird der Baustein ohne weitere Aktion verlassen, die Archivierung läuft im SAP Standard weiter. Ist eine Prüfung konfiguriert, so werden die Dateidaten und weitere Informationen an einen Server übergeben. Auf dem Server wird die Datei beispielsweise auf Konformität mit dem Standard PDF/A geprüft und gegebenenfalls angepasst. Abhängig vom Prüfergebnis und der SAP Konfiguration wird dann entweder die ursprüngliche oder die angepasste Datei archiviert. Diese Prüfvorgänge werden im SAP protokolliert, sodass eine nicht oder nicht erfolgreich durchgeführte Prüfung über entsprechende Administrationsfunktionen wiederholt werden kann.

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